Попередній опис змісту проекту включає в себе:
Цілі проекту. Цілі і завдання проекту визначають, що повинно бути виконано для досягнення успішного завершення проекту. Цілі проекту повинні бути погоджені з цілями компанії і стратегічним планом розвитку компанії на 3-5 років. При цьому цілі повинні бути:
Конкретні (Specific) - дозволяють сформувати розклад проекту;
Вимірні (Measurable) - дозволяють якісно (або кількісно) оцінити, що результат отриманий;
Досяжні (Achievable) - принципово реалізовані Виконавцем в рамках проекту, з урахуванням декларованої допомоги з боку Замовника;
Приносять результат (Relevant) - відповідають очікуваної Замовником користь;
Обмежені у часі (Time-bound) - реалізовані в очікувані Замовником тимчасові в рамках проекту.
У таблиці 1 наведено приклад документування цілей проекту і критеріїв їх досягнення
Цілі Проекту та критерії їх досягнення (фрагмент).
Вимоги до продукту або послуги і їх характеристики. Описують характеристики продукту, послуги або результату, для створення яких розпочато проект. Характеристики до продукту / послуги менш деталізовані на ранніх фазах проекту та стають більш докладними на пізніх фазах у міру поступового уточнення характеристик продукту.
Критерії пріемкіпродукта представляють собою набір стандартів або правил, що визначають виконання завдання з прийнятним рівнем якості. Приклад документування критеріїв приймання наведено на малюнку 3.
Здача-приймання етапів виконаних робіт здійснюється за пред'явленням Системи і комплектів відповідної документації і завершується оформленням акту здачі-приймання. Випробування Системи повинні бути проведені на підставі відповідних програм і методик випробувань.
Проведення попередніх випробувань закінчується оформленням акту про приймання Системи в дослідну експлуатацію з додатком до нього протоколів випробувань.
Зауваження щодо недоліків, виявлених в процесі дослідної експлуатації, реєструються Замовником і направляються Виконавцю. Виконавець організовує усунення недоліків та інформування представників Замовника про їх усунення. Після завершення дослідної експлуатації та усунення виявлених недоліків, представники Замовника та Виконавця складають звіт про проведення дослідної експлуатації, в якому відображаються виявлені в цей період недоліки і результати їх усунення.
За оформленні звіту про проведення дослідної експлуатації Виконавець пред'являє Систему до остаточної приймання. Остаточна приймання Системи в експлуатацію проводиться комісією, яка призначається Замовником, за участю представників Виконавця. Результати проведених випробувань оформляються у вигляді протоколу, що містить:
перелік контрольних завдань із зазначенням для кожного з них наступних відомостей:
перевіряється функціональне вимога;
Відрядна система оплати праці
Результати поставки проекту. Результати поставки включають в себе як виходи, до яких відносяться створювані проектом продукт або послуга, так і побічні результати, такі як звіти і документація по управлінню проектом. Залежно від опису змісту проекту результати поставки можуть бути описані в узагальненій формі або у детальному вигляді.
Припущення (допущення) проекту. - це ряд факторів, що впливають на проект, значення який є невизначеними. У момент ініціації проекту дуже важливо виділити якомога більше припущень і потенційний ефект цих припущень в разі, якщо вони виявляться помилковими, і документувати їх.
Приклад документування припущень представлений на малюнку 5
Генеральним підрядником по Проекту є ВАТ «Виконавець», Виконавець має право залучати для виконання певних робіт сторонніх виконавців.
Компанія створює Керівний комітет, який працює на регулярній основі для забезпечення стратегічного управління, контролю стану проекту, вирішення спірних питань і, при необхідності, оцінки можливих змін обсягу впровадження.
Для контролю реалізації Проекту проводяться засідання Оперативного ради та Керуючого комітету Проекту. Періодичність засідання Оперативного ради Проекту - не рідше 1 разу на 2 тижні, в разі порушення термінів Проекту - не рідше 1 разу на тиждень, у разі істотного порушення термінів (більше 1 місяця) - не рідше 2 разів на тиждень. Періодичність проведення засідання Керівного комітету Проекту - не рідше 1 разу на місяць, в разі порушення термінів Проекту - не рідше 1 разу на 2 тижні, в разі істотного порушення термінів (більше 1 місяця) - не рідше 1 разу на тиждень.
Члени проектної команди компанії відвідують рекомендовані ВАТ «Виконавець» курси навчання, як це описано в доданому плані навчання проектної команди. Оцінка витрат на навчання зроблена за умови використання стандартних курсів навчання в навчальному центрі ВАТ «Виконавець». Оцінка витрат не включає транспортні витрати та інші витрати, пов'язані з навчанням проектної команди компанії.
Рис.5. Приклад документування припущень
Обмеження проекту. Обмеження - це умови, що впливають або визначають дії команди. Обмеження проекту визначаються в процесі ініціації. Обмеження можуть бути технічними, фізичними, ресурсними або іншими. Можливі обмеження на бюджет проекту, обмеження на якість продукту, обмеження на час і технології. Прикладом обмеження можуть служити непродуктивні планові операції, частота і тривалість яких, як правило, вказується в контракті або в корпоративних правилах виконує організації (перевірка, редагування відправка документів). Деталізація обмежень при описі змісту вище, ніж в Статуті проекту.
Визначення ролей проекту виконується також на підставі ІСР. До колонки таблиці 2 «роботи проекту» додається стовпець «ролі проекту» (таблиця 4)
Визначення ролей проекту
Поєднання таблиці ролей з календарним планом дозволить скласти план зайнятості персоналу.
Первоначально сформульовані ризики. Паралельно розробці змісту проекту проводять розробку ризиків. Ризик проекту - невизначена подія або умова, яка може вплинути як позитивно. так і негативно на результати і цілі проекту
Початкові ризики формулюються на підставі припущень, наведених в Статуті проекту. На етапі розробки попереднього змісту проекту оцінка ризику проводиться на рівні близько величин, що дозволяє визначати здійсненність проекту. Приклад ризиків ІТ проекту:
Консервативність користувачів і неприйняття нової системи.
Складність експлуатації системи.
Множення варіантів перебігу бізнесу. Керівництво компанії має розуміти, що реалізація безлічі рішень призведе до збільшення обсягу робіт по впровадженню проекту і, таким чином, до неефективного витрачання тимчасових і інших ресурсів.
Несвоєчасність розробки інтерфейсів, що забезпечують зв'язок SAP ERP з зовнішніми системами.
Неувага Керуючої ради і керівництва компанії.
Догляд членів проектної групи до кінця проекту.
Зміни структури компанії і / або методів ведення бізнесу.
Брак виділеного бюджету.
Розтягування термінів впровадження Проекту.
Кошторис витрат із зазначенням порядкавелічін
Вимоги до управління конфігурацією проекту
Описують рівень управління конфігурацією і змінами, що реалізуються в проекті.
Требованія до схвалення.
Визначають вимоги до схвалення, що застосовуються до таких елементів, як цілі проекту, результати поставки проекту, документи і робота.
Специфікації проекту. Визначають специфікації, яким повинен відповідати проект.
Основні результати і критерії успіху.
Результати проекту - це продукт або послуга, одержувані в рамках виконання проекту або вирішення конкретного завдання. Приклад документування результатів наведено нижче (рис.6).
В ході реалізації Проекту передбачається досягти наступних результатів:
Конфігурований відповідно до функціонального, організаційних, технічних обсягами впровадження прототип інформаційної Системи по реалізації завдань управління персоналом на основі рішень програмного забезпечення SAP ERP.
Навчені члени проектної групи Замовника і кінцеві користувачів по використанню інформаційної Системи по реалізації завдань управління персоналом.
Призначені для користувача інструкції для співробітників Департаменту управління персоналом та організаційного планування ВАТ «Замовник» відповідно до функціонального і організаційним обсягами впровадження.
Рис.6. Результати проекту (фрагмент)
Критерій успіху- набір стандартів або правил, що визначають виконання завдання з прийнятним рівнем якості
Зацікавленість і підтримка керівництва, в першу чергу першого керівника підприємства та інших ключових менеджерів;
Наявність спонсора проекту і його активну участь в реалізації проекту;
Наявність гнучкої та ефективної системи мотивації (фінансової, нематеріальної і ін.) Для керівників і співробітників проектних груп;
Чітко визначений і стабільний обсяг проекту;
Максимальне використання стандартних рішень, реалізованих в системі на основі багаторічного досвіду впровадження та кращих світових практик;
Виділення в проектну команду компетентних, навчених і зацікавлених користувачів;
Наявність необхідної інфраструктури, включаючи сервери, мережеве обладнання та робочі місця для функціонування системи, так і забезпечення умов (окремого приміщення з обладнаними робочими місцями, оргтехнікою) для роботи проектної групи;
Оперативне прийняття рішень по проекту;
Наявність чітких процедур і стандартів управління проектом і реалізації рішень.
Процедури Управління проектом
Проектні процедури регламентують порядок проведення заходів в ході проекту та обов'язкові для виконання всіма членами об'єднаної робочої групи.
План управління проектом
Процес розробки Плану управління проектом відноситься до групи процесів планування.
План управління проектом об'єднує такі плани:
План управління розкладом.
План управління вартістю.
План управління якістю.
План управління забезпечення проекту персоналом.
План управління комунікаціями проекту.
План управління ризиками.
План управління поставками.