Штатний розклад складається відділом кадрів, економістами або бухгалтерією, є офіційним документом юридичної особи і входить до складу обов'язкових кадрових документів, складається воно, як правило, на рік. На підставі нього здійснюється прийом співробітників у знову організоване підприємство, а також відбувається корекція чинного складу. Готове розклад затверджується наказом керівника. Досить часто документ вимагають при перевірках, а також можуть запросити в разі судових розглядів.
Застосування штатного розкладу
У штатному розкладі перераховується перелік підрозділів, в якому описується організаційна структура організації і його штатна чисельність, згідно зі статутом, із зазначенням кількості працівників, професій, велич заробітної плати, сум доплат і надбавок. Якщо є необхідність, то працівники можуть бути розділені за належністю до організаційної структури, наприклад, «Адміністративний відділ», «Відділ продажів», «Відділ кадрів» і так далі.
Організації можуть використовувати як уніфіковану форму Т-3 штатного розкладу, так і вести самостійно розроблену форму, відповідно до ФЗ «Про бухгалтерський облік».
При цьому необхідно, щоб форма містила наступні елементи:
Бланк штатного розкладу також можна знайти в багатьох спеціалізованих програмах для ведення бухгалтерії, в кінці статті можна скачати необхідні форми. Розглянемо порядок заповнення форми Т-3.
Зразок заповнення штатного розкладу
Найменування організації вносяться в документ в суворій відповідності, як зазначено в реєстраційних документах, вказується код ОКПО, присвоєний органами статистики в момент реєстрації юридичної особи. Нумерація може починатися спочатку щороку, так і бути суцільною, вважаючи з моменту створення першого документа.
Штатний розклад затверджується на підставі наказу керівника, а у відповідних графах у «штатка» вказується його номер і дата вступу в силу. У формі зазначаються загальна кількість робочих місць, враховуючи і вакантні, не зайняті місця.
Слід враховувати, що дата затвердження форми і дата її складання можуть відрізнятися, дата вступу в силу документа може бути також відрізняється від перших двох дат. Дати повинні бути у відповідному порядку.
Таблична частина документа містить в собі графи:
- Повинно бути вказано найменування кожного структурного підрозділу і його код.
- Посади співробітників, кваліфікація і розряд.
- Кількість в організаційній структурі штатних одиниць персоналу.
- Оклад по кожній позиції.
- Величина надбавок і доплат.
- Графа всього.
- При необхідності може вказуватися примітка.
В кожному підприємстві присутні кілька структурних підрозділів, що відбивають, в тому числі, основні напрямки діяльності і чим більше організаційна структура, тим їх більше. Відповідно до орг. структурою керівництво може самостійно визначити назви підрозділам і привласнити код відділу - це може бути, як абревіатура назви, так і набір цифр, які позначають їх місце розташування.
Посади в організації визначаються на підставі довідника - класифікатора ОКПДТР, причому комерційні організації можуть застосовувати у себе не тільки сувору формулювання. Бюджетні організації повинні застосовувати в строгій відповідності, так як співробітники можуть отримати певну державну підтримку та пільги, якщо це передбачає професії, що припускає роботу в шкідливих умовах праці. Обов'язково потрібно буде використовувати класи і розряди, згідно тарифно-класифікаційному довіднику. Вказувати можна в будь-якій послідовності: в розкид, за пріоритетом посади, за алфавітом.
Залежно від виробничої необхідності кількість персоналу визначається самостійно. Можливе застосування праці за сумісництвом, так само неповного робочого дня. У такому випадку використовуються десяткові дроби (0,3; 0,7). У той же час можна враховувати і вакантні посади, якщо є необхідність в певній кількості співробітників, такі дані вказуються або в примітці, або внизу в виносці.
У графі «Оклад» вказується заробітна плата (тарифна ставка), яка пишеться в рублях з копійками. Величина може бути визначена відповідно до тарифної сітки, за ставкою або виходячи із відсотка або частки виручки (прибутку) і т.д. Якщо співробітник приймається на відрядну ставку, то в штатному розкладі слід вказати зарплату, розраховану за певними методиками.
Посадові оклади працівників зазначаються в графі 5. премії, які повинні бути відображені в Положенні «Про преміювання» (трудових договорах кожного співробітника або колективному договорі) вказуються в графі 6. Доплата за шкідливі умови праці, які визначаються по проведеної в обов'язковому порядку спеціальної оцінці умов праці та закріплені відповідними нормативними актами, вказуються в графі 7.
Доплати і надбавки співробітникам, які встановленими в трудовому договорі або встановлено законом відображаються в графі «Надбавки і доплати». Це може бути доплата за інтенсивність, шкідливі умови праці, північні коефіцієнти і премії. При необхідності можна застосовувати процентне поділ цих коефіцієнтів.
Сума заробітної плати з урахуванням всіх штатних одиниць, окладів і надбавок по всьому підприємству вказується в графі 9. Фактичні виходячи з підсумкового значення цієї графи визначається загальний фонд заробітної плати по організації за місяць в цілому.
Готова форма штатного розкладу підписується керівником відділу кадрів, а також головним бухгалтером, ставиться печатка і після цього форма затверджується відповідним наказом керівника. Якщо документ складається з кількох аркушів, то його зшивають, нумерують і скріплюють печаткою.
Внесення зміна в ШР
Зазвичай штатний розпис затверджується на рік, проте зважаючи на певні обставини може виникнути потреба у внесенні коректив у раніше затверджену форму. Це проводиться також на підставі наказу керівника (або уповноваженої на це дію особою), про внесені зміни. Як правило, така необхідність виникає в результаті зміни організаційної структури організації, наприклад, при скороченні персоналу або навпаки при розширенні, при зміні окладної частини, реорганізації і т.д.
Якщо зміни торкнулися будь-яких співробітників організації, то їх необхідно повідомити під розпис в письмовій формі про проведені в «штатка» змін.
Завантажити бланк ШР
Завантажити бланк уніфікованої форми Т-3, в форматі Word.
Бланк штатного розкладу форми Т-3 в форматі Exсel.
Штатний розклад приклад заповненого бланку.