Одним з видів систем електронних архівів є системи автоматизації архівного діловодства. Такі системи, так само як і самі архіви для муніципальних організацій виділяються строгими вимогами до організації процесу архівування та передачі документів до архіву від бізнес-оріентірованнх систем. Системи, створені для компаній, крім державних вимог додатково відповідають внутрішньокорпоративних стандартів в області діловодства.
Системи автоматизації архівної документообігу відповідають за останній етап життєвого циклу документа, а саме за архівне зберігання, надання інформації та знищення документа. На даному етапі документи вже не використовуються активно і потрібні в основному для довідки і відповідності вимогам державних перевіряючих органів по зберіганню документації.
Основними завданнями архіву організації є:
- комплектування архіву документами, склад яких передбачено положенням про архів;
- облік і забезпечення схоронності документів;
- створення науково-довідкового апарату до документів архіву;
- використання зберігаються в архіві документів;
- підготовка і передача документів, що відносяться до архівного фонду Російської Федерації, на постійне зберігання.
З метою виконання основних завдань архів здійснює такі функції:
Архівна діловодство
Це процес обліку, приймання, зберігання в архіві документів, що має в собі кілька складових.
Експертиза цінності документів - це вивчення документів на підставі критеріїв їх цінності з метою визначення термінів зберігання документів і відбору їх на постійне зберігання.
Експертиза цінності документів в організації проводиться:
в діловодстві - при складанні номенклатур справ, в процесі формування справ і при підготовці справ до передачі в архів;
в архіві - в процесі підготовки до передачі справ на постійне зберігання
Створення номенклатури справ - систематизованого переліку найменувань справ, що заводяться в діловодстві організації, із зазначенням термінів їх зберігання, за встановленою формою.
Формування справ в організації - угруповання виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ. У справу поміщаються документи, які за своїм змістом відповідають заголовку справи, при цьому забороняється групувати в справи чорнові і дублетні екземпляри документів (за винятком особливо цінних), а також документи, що підлягають поверненню.
Складання та оформлення описів справ - необхідно для забезпечення комплектування архіву в організації на все завершені в діловодстві справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу, що пройшли експертизу цінності, складаються архівні описи.
Архівний опис - це архівний довідник, що містить систематизований перелік одиниць зберігання архівного фонду, колекції і призначений для їх обліку і розкриття змісту.
Описи складаються окремо: на справи постійного зберігання; справи тимчасового (понад 10 років) зберігання; справи з особового складу; справи, що складаються з документів, характерних тільки для даної організації (судові, слідчі справи, наукові звіти по темах і т.п.).
Окремий опис є перелік справ з самостійною валовою (порядкової) нумерацією.
Комплектування архіву - систематичне поповнення архіву документами структурних підрозділів організації, а також інших організацій, що є джерелами комплектування архіву.
Комплектування архіву включає:
- визначення джерел комплектування архіву;
- визначення складу документів, які підлягають прийому в архів такими документами можуть бути: рахунки фактури, акти виконаних робіт, накладні, договори і т.д .;
- організація передачі документів до архіву.
Облік документів в архіві - це визначення їх кількості та складу у встановлених одиницях обліку та фіксація (реєстрація) приналежності кожної одиниці обліку до певного комплексу та загальної їх кількості в облікових документах.
Під обліковим документом розуміється документ встановленої форми, що фіксує надходження, вибуття, кількість, склад і стан архівних документів в одиницях обліку.
Облік документів в архіві організації є одним із засобів забезпечення їх охорони і контролю за їх наявністю.
Обліку підлягають всі зберігаються в архіві організації документи, в тому числі неописані та непрофільні для даного архіву, а також страхові копії документів, копії фонду користування (при наявності) та описи справ і документів.
Знищення документів - процес утилізації документів з простроченим терміном зберігання. Термін зберігання визначається типом документа, чинним законодавством і, в особливих випадках, політикою компанії. Знищення документів передує експертиза цінності.
Використання документів архіву - застосування інформації архівних документів в різних цілях. Документи архівів організацій є відкритими для використання архівом і користувачам
Виконання запитів до документів архіву - інформація видається за запитом співробітників, в поточній діяльності яких виникла необхідність звернення до архівних документів.
Ведення архівів та архівної діловодства традиційно грунтувалося на паперових документах. Даний спосіб збільшує обсяги паперової документації, створює складності обліку, оперативного пошуку необхідної документації, реакції на запити співробітників. Дуже часто повільна реакція «традиційного» паперового архіву зводить нанівець всю оперативність інших підрозділів команії.
На даний момент програмне забезпечення, здатне автоматизувати функції архівного діловодства, представлено на ринку вітчизняними розробниками. Даний факт обумовлений специфікою «російського» діловодства в порівнянні з західним. Системи даного профілю створюються окремо для муніципальних підприємств і для бізнес структур через відмінностей у вимогах до роботи систем.
Такі системи побудовані на базі СЕД - систем електронного докуметооборота, але при цьому мають кілька значних відмінностей:
- Система автоматизації архівної діловодства не повинна зберігати образи паперових документів. Досить картки з інформацією про місцезнаходження справи в архіві.
- Система акцентується нема на контролі статусу документа, але на дотримання регламентів зберігання, знищення, експертизи документів та предоставленіяінформаціі по ним.
Дані системи в різній мірі дозволяють автоматизувати і спростити виконання перерахованих функцій.
Вимоги до системи автоматизації архівного діловодства:
- Адаптація під конкретні вимоги до роботи з документами в компанії замовника
- Конфіденційність всієї інформації в системі
- Легкий для розуміння користувачами інтерфейс
Ефекти від впровадження системи автоматизації архівного діловодства:
- Забезпечення збереження інформації, представленої в електронній формі
- Усунення ризиків безповоротної втрати важливої інформації, представленої тільки на паперовому носії
- Відповідність складених справ внутрішньокорпоративних нормам
- Зниження втрат робочого часу
- Підвищення швидкості обробки і надання інформації
- Розмежування прав доступу до використання паперового документа або його пошукового образу. Вимоги до розподілу прав доступу, що дозволяють використовувати електронний документ, встановлюються організацією самостійно.
- Ефективне використання архівних документів усіма працівниками компанії (навіть віддалених підрозділів) при мінімальних тимчасових витратах на пошук і оформлення необхідних документів; Скорочення трудовитрат діловодів і співробітників, відповідальних за архів;
- Оптимізація номенклатури завдань відповідних співробітників (звільнене робочий час можна направити на вирішення інших завдань);