Про сновой будь логістичної системи є система опису, структурування, зберігання і навігації документів - система документообігу.
Дана система дозволяє правильно структурувати весь документообіг компанії за єдиними принципами, відповідно, з так званому, «Деревом документообігу».
Очевидно, що немає сенсу описувати і впроваджувати бізнес-процеси. якщо не буде системи, за допомогою якої всі документи будуть правильно узгоджуватися, актуалізуватися і зберігатися.
Для того, щоб новостворені документи ефективно працювали, вони повинні бути написані відповідно до встановленого регламентом їх узгодження, мати відповідний формат. відповідний режим доступу та відповідне місце на «Дереві документообігу».
Деякі керівники компаній, створених в пострадянський час, до сих пір добре пам'ятають, як було не просто працювати в умовах зайвої бюрократії і формалізму, і до сих пір продовжують вважати, що різні «зайві документи» тільки псують створену ними систему роботи в команді, засновану на хороших особистих відносинах і на довірі.
Неформальна робота, заснована на довірі і порядних відносинах в колективі - це дуже добре для невеликої і слабоструктурованої компанії, але з розвитком бізнесу, щоб вибудувати системний бізнес. обов'язково необхідна його формалізація.
Яким чином можна формалізувати документообіг?
Перше що потрібно зробити - це написати інструкцію, яка, буде називатися «Інструкція про Інструкції» (про те, як писати, погоджувати, коригувати, зберігати і шукати потрібний документ)
У даній інструкції докладно описувати:
а) хто повинен розробляти документ, за допомогою якого шаблону і що обов'язково повинно бути в кожному документі?
в) хто ініціює створення і зміна документів, і хто перевіряє створені документи на предмет їх відповідності «Інструкції про Інструкції». яким чином він це робить і відповідно до якого регламентом?
г) як узгоджуються документи між керівниками підрозділів і в яких випадках потрібно проводити узгодження документів на нарадах і робочих групах
д) в яких випадках, і за яким регламентом, потрібно проводити робочі групи?
е) що робити в разі виникнення спірних питань, яким чином вирішуються спірні питання?
ж) яким чином можна змінити (актуалізувати) документ?
ж) яким чином повинна проводитися архівація і навігація документів?
к) хто повинен «зшивати» документи і як це потрібно робити?
е) і ще багато різних питань повинні бути детально і зрозуміло висвітлені в даній Інструкції
Написати адаптовану до конкретно вашому бізнесу «Інструкцію про Інструкції» буде дуже непросто, але навіть після її написання та узгодження нічого в документообіг компанії все одно не зміниться.
А для того щоб, що щось змінилося і змінилося в кращу сторону, найпростіший і ефективний спосіб. це (якщо коротко):
а) посадити всіх, хоча б топ-менеджерів, за парти, провести з ними цикл тренінгів по бізнес-процесам і документообігу (зазвичай кожен з них цього навчався в різних місцях і по різному, і є навіть ті, хто взагалі цього не вчився)
б) після того як, хоча б топ-менеджери, навчаться розмовляти один з одним на одній мові (раніше не треба), призначити проектну групу, під керівництвом, перш за все, бажано, грамотного start up фахівця, і з її допомогою почати формувати документообіг компанії , робити це потрібно, знову ж таки бажано, одночасно зі створенням і впровадженням бізнес-процесів і з одночасно їх автоматизацією.
При цьому не треба забувати про те, що створення і запуск системи документообігу - це заключний етап проекту по оптимізації процесів. Не можна вибудувати систему документообігу і не збудувавши попередньо або паралельно з нею, інші ланки логістичної системи.