Ми продовжуємо цикл публікацій на тему «УПРАВЛІННЯ ЗАПАСАМИ». На цьому етапі розглянемо, яким чином визначити той рівень запасів, який необхідний для забезпечення мінімуму сукупних витрат.
Питання - «в якому обсязі зберігати запаси?» Безпосередньо пов'язаний з оборотністю запасів. Чим більше запас в аптеці, тим дорожче обходиться його підтримку. Тут вступають в силу кілька статей витрат (малюнок 1). З іншого боку, чим менше рівень підтримуваного запасу, тим вище ризики і вище ймовірність виникнення дефіциту.
Малюнок 1. Залежність витрат від обсягу запасу.
Отже, давайте проаналізуємо кожну статтю витрат, пов'язану з підтриманням запасів:
Адміністративні витрати на закупівлі. Чим частіше співробітник аптеки передає заявки постачальникам, тим вище витрати на виконання цих функцій (кількість спожитих людино-годин зростає).
Вартість закупівлі. Досить часто постачальники пропонують умови поставки, які залежать від обсягу закупівлі. Чим більше партія, тим нижче буде ціна. Якщо така умова є, то, розраховуючи розмір запасу в аптечній мережі, необхідно його враховувати, і зіставляти з іншими умовами.
Транспортні витрати. Тут залежність витрат, від обсягу партії не носить лінійний характер, в зв'язку з тим, що витрати на транспорт змінюються в залежності від виду транспорту. Для аптеки безпосередньо це питання може бути не важливий, коли доставку здійснює сам постачальник. Але якщо у аптечній мережі є власний склад, і обсяг запасів необхідно розраховувати не для однієї аптеки, то питання вибору транспортного засобу стає вельми актуальним. І в такому випадку необхідно врахувати, що, чим більше транспортний засіб, тим нижче рівень витрат на доставку в цілому, і тим нижче питомі витрати на доставку одиниці продукції.
З огляду на вище перераховані витрати, у нас з'являється можливість розрахувати той рівень запасу, який є оптимальним в кожному конкретному випадку. Цей рівень буде залежати від трьох основних чинників:
- від обсягу замовлення;
- від частоти поставок;
- від розміру страхового запасу.
Страховий запас - це можливість застрахувати себе від різних видів невизначеності (це питання ми будемо розглядати в подальших публікаціях).
А ось обсяг замовлення і частота поставок є питаннями, з якими нам варто розібратися зараз. Чим частіше в аптеці відновлюється запас, тим вище оборотність і тим нижче рівень середнього запасу (малюнок 2).
Малюнок 2. - залежність рівня запасів і їх оборотності.
Але з іншого боку, якщо розглядати можливість збільшення частоти поставок, то:
- по-перше, зростають ризики пов'язані з їх забезпеченням;
- по-друге, зростають інші види витрат (наприклад адміністративні або транспортні).
Саме тому, визначаючи розмір і частоту поставок не можна забувати про вище перераховані витрати. Найбільш наочним інструментом для розрахунку рівня замовлення є формула Уїлсона або формула Оптимального Розміру Замовлення:
Q - оптимальний розмір замовлення
A - витрати на оформлення замовлення, моніторинг транспортування і приймання (адміністративні витрати)
I - витрати на зберігання річні за одиницю продукції
S - потреба за період
Відповідно до цієї методики необхідно з загальних витрат виділити наступні статті витрат:
- адміністративні витрати на закупівлі. Як мінімум, це праце-години, витрачені на забезпечення закупівельної діяльності, враховуючи погодинну заробітну плату адміністратора. Як максимум, варто враховувати витрати і на канцелярське приладдя та на електроенергію і на обчислювальну техніку. Сукупні річні адміністративні витрати діляться на кількість заявок на закупівлі, оформлені і передані постачальникам за той же період.
- річні витрати на зберігання розраховуються алгоритму (врізка 2).
- потреба за період визначається використовуючи статистичні методи, які ми розглядали в одній з попередніх статей.
Крім витрат на фізичне зберігання на складі сюди так само включаються витрати, пов'язані з заморожуванням грошових коштів. Визначаються вони за формулою:
Дз - заморожені кошти,
i - відсоток доходу від альтернативного використання коштів, як правило - ставка рефінансування,
Ц - ціна лікарського засобу.
А сукупні витрати на зберігання визначаються наступним чином:
Зхр - сукупні витрати на зберігання;
I - Витрати на зберігання на складі;
Дз - заморожені кошти.
Після визначення оптимального розміру партії ми розраховуємо періодичність поставок:
Періодичність поставок = 12 місяців / число замовлень на рік
Число замовлень на рік = річний попит / оптимальний розмір партії
Такий розрахунок є відправною точкою для розробки систем управління запасом, але поки в першому наближенні дає уявлення про нормативному обсязі замовлення і запасів.
Але, якщо застосовувати класичну формулу розрахунку оптимального розміру партії, то ми не будемо враховувати інші статті витрат, які можуть більшою мірою вплинути на загальний фінансовий результат. Тому розробляючи свою «формулу Уїлсона» варто враховувати власні витрати. Отже, давайте розглянемо варіанти розрахунку розміру замовлення виходячи з різних варіантів розвитку ситуації.
Приклад 1 - Варіант застосування класичної формули розрахунку оптимального розміру партії при закупівлях.
Поставку в аптеку здійснює постачальник. Тобто транспортні витрати на нас безпосередньо не лягають. Напевно вони включені в ціну або постачальник списує їх на свої витрати. Але в даному випадку нас це питання не дуже турбує, тому що ціна при цьому для аптеки не зміниться. Ціна продукції обумовлена заздалегідь і прописана договірними відносинами, і її рівень від розміру замовлення не залежить. В результаті обліку витрат ми бачимо наступну картину:
Тобто кожні 35 ній представник аптеки буде передавати замовлення на 42 одиниці лікарського засобу. Ці дані є фундаментом для розробки системи управління запасами, враховуючи реальний попит і вимоги постачальників. Але саме він є оптимальним з точки зору сукупних витрат.
Приклад 2 - Коли важливі і транспортні витрати.
Уявімо аптечну мережу зі своїм розподільчим центром, на який надходять лікарські засоби, а в подальшому розподіляються по аптекам. І питання стоїть у виборі транспортного засобу, яким продукція буде поставлятися на розподільний центр. Тобто при розрахунку розміру партії враховуються і транспортні витрати.
В даному випадку мова йде про вибір транспорту і відповідно розміру партії для однієї позиції. Для аптеки або аптечної мережі такий варіант поставок практично не прийнятний, так як робота з постачальниками здійснюються не по одній позиції, а по групі товарів як мінімум. Але для загального ознайомлення ми все-таки розглянемо алгоритм розрахунків за даних умов.
Як видно з вище наведеної таблиці свій вибір ми зробили на основі мінімуму витрат. Сумарні витрати визначали за такою формулою:
СЗ = Вартість зберігання + Вартість замовлення + Вартість транспортування
СЗ - сумарні витрати,
Q - оптимальний розмір партії,
k - ставка рефінансування,
Ц ціна продукту,
S - попит на продукт,
A - адміністративні витрати на подачу замовлення,
T - тариф за транспортний засіб.
Вартість зберігання визначається виходячи з середнього запасу. А він в свою чергу дорівнює половині оптимального розміру замовлення.
Приклад 3 - Якщо постачальник пропонує різні ціни на лікарський препарат в залежності від обсягу закупівлі
В даному випадку розглянемо варіант, коли постачальник в залежності від обсягу партії пропонує різні ціни.
В даному випадку витрати на зберігання представлені у вигляді складських витрат і при цьому враховуються втрати від вилучення грошових коштів з обороту.
Алгоритм розрахунків виглядає наступним чином:
- Визначаємо оптимальний розмір замовлення для кожної цінової пропозиції. У нашому випадку, так як ціна змінюється незначно, то розмір замовлення практично не відрізняється і становить 55 одиниць.
СЗ - сумарні витрати,
Q - оптимальний розмір партії,
k - ставка рефінансування,
Ц - ціна продукту,
S - попит на продукт,
A - адміністративні витрати на подачу замовлення.
У нашому прикладі отримуємо наступні дані:
При виборі розміру партії варто також звернути увагу на сезонну складову, яка простежується в основній масі лікарських засобів. Так як попит в сезон і міжсезоння змінюється, то розраховувати розмір партії стоїть для сезону окремо і для міжсезоння також окремо, і відповідно їх застосовувати. Якщо цього не робити, то в той період, коли лікарський засіб не користується попитом, в аптеці будуть поклади цієї продукції. У сезон буде проявлятися дефіцит. Через мінливості попиту слід встановити обмеження на розмір замовлення:
- Безпосередньо перед початком сезону або під час нього;
- В кінці сезону або в період поза сезоном.
І ще кілька обмежень щодо такого інструменту, як оптимальний розмір замовлення:
- Так як розраховувати всі витрати досить не просто, і точність цих розрахунків може бути невелика, варто сприймати оптимальний розмір партії як орієнтовний показник.
- Необхідно зіставляти з попитом. Може виникнути ситуація, що оптимальний розмір замовлення може задовольняти, наприклад, річний попит. Але для такого замовлення будуть потрібні істотні складські потужності.
- Варто зіставляти з циклом замовлення, тобто обмеженнями постачальника. Наприклад, постачальник нав'язує терміни поставки або їх періодичність (раз в тиждень).
- Обмежувати на термін придатності. Знову ж розмір партії може бути розрахований на рік, а термін придатності при цьому всього три місяці. В результаті аптека змушена буде підтримувати запас враховуючи термін придатності.