З початку року всі організації та індивідуальні підприємці використовують в своїй роботі Положення про порядок ведення касових операцій з банкнотами і монетою Банку Росії на території Російської Федерації 1. У загальних рисах ми його вже розглядали. Незважаючи на те, що пройшло майже дев'ять місяців з моменту набуття документом чинності, питання щодо його застосування продовжують надходити. Зупинимося на найбільш складних і спірних моментах, які вимагають пояснення.
касовий ліміт
Ліміт залишку готівки - це максимально допустима сума готівки, яка може зберігатися в касі після виведення в касовій книзі суми залишку готівки на кінець робочого дня (абз. 1 п. 1.2 Положення).
Встановлення ліміту каси проводиться самостійно на підставі відповідного розпорядчого документа (абз. 3 п. 1.2 Положення). Зразок документа наведено в прикладі 1 на стор. 46. Розраховують ліміт залишку «готівки» за такою формулою (п. I Додатка до Положення):
Зверніть увагу: під виручкою тут розуміється обсяг надходжень готівки за продані товари, виконані роботи, надані послуги (абз. 6 п. I Додатка до Положення). Так що при розрахунку ліміту не слід використовувати такі показники, як аванси, повернення підзвітних сум, позики і т.д.
У свою чергу при відсутності готівкової виручки слід виходити з обсягу видачі готівки (новостворена юридична особа, індивідуальний підприємець - очікуваний обсяг видач «готівки»), за винятком сум, призначених для виплат працівникам (п. II Додатки до Положення):
Зверніть увагу: який би з формул для обчислення ліміту ви ні скористалися, слід знати, що розрахунковий період не може перевищувати 92 робочих днів. Причому ви маєте право взяти абсолютно довільний період часу (від 1 до 92 днів будь-якого року), включаючи той, коли пройшли найбільші обороти по «готівці» (абз. 7 п. I і абз. 7 п. II Додатки до Положення).
При цьому тривалість терміну видачі готівки із зазначених виплат не може перевищувати п'яти робочих днів, включаючи день отримання «готівки» в банку (абз. 1 п. 4.6 Положення). Чи правомірна також понадліміт у вихідні, святкові та неробочі дні в разі ведення в цей час касових операцій (абз. 2 п. 1.4 Положення).
підзвітні суми
З цього року для отримання готівки під звіт працівник повинен написати відповідну письмову заяву. Воно складається в довільній формі і має містити власноручний напис керівника про суму «готівки» і термін, на який вона видається, а також підпис керівника і дату (абз. 1 п. 4.4 Положення). Відзначимо, що під керівником тут розуміється не тільки сам директор або індивідуальний підприємець, а й інша уповноважена ними особа (абз. 3 п. 1.2 Положення).
При наявності згоди керівника на заяві касир видає працівнику готівку за видатковим касовим ордером (абз. 1 п. 4.4 Положення).
Далі працівник в термін, що не перевищує трьох робочих днів після дня закінчення терміну, на який видано підзвітні гроші, або з дня виходу на роботу зобов'язаний пред'явити головному бухгалтеру або бухгалтеру, а при їх відсутності - керівнику авансовий звіт з підтверджуючими документами. При цьому час, відведений на затвердження авансового звіту і остаточний розрахунок, встановлює керівник (абз. 2 п. 4.4 Положення).
Видача готівки під звіт проводиться за умови повного погашення підзвітною особою заборгованості за раніше отриманою під звіт «готівці» (абз. 3 п. 4.4 Положення). Відзначимо, що за порушення зазначеної норми відсутні штрафні санкції. Проте інспекторів даний факт не зупиняє і вони часто все ж залучають організації до адміністративної відповідальності, встановленої ст. 15.1 КоАП РФ. Мова тут йде про таких сумах штрафів: на посадових осіб - від 4000 до 5000 руб. на юридичних осіб - від 40 000 до 50 000 руб.
Тим часом арбітри не раз нагадували, що говорити тут можна лише про порушення порядку видачі готівкових коштів, за що адміністративна відповідальність не передбачена.
У деяких випадках податківці кажуть, що видача під звіт «готівки» співробітнику, що не отчитавшемуся за раніше взятими сумами, є накопиченням в касі готівкових коштів понад встановлені ліміти. У цій ситуації інспектори до реального залишку каси додають грошові кошти, щодо яких не відзвітував працівник. Відразу скажемо, що дана позиція не знайшла схвалення у арбітрів.
нецільові витрати
У зв'язку з цим хотілося б нагадати, що в законодавстві відсутні штрафи за нецільове витрачання коштів. Правда, даний факт зовсім не бентежить податківців і вони все одно намагаються підвести дане дійство під статтю 15.1 КоАП РФ про недотримання порядку зберігання вільних грошових коштів.
Довід чиновників проста: правила обігу готівкових грошових коштів передбачають обов'язок зберігати вільні грошові кошти в банківських організаціях.
Іноді інспектори заходять ще далі, відзначаючи, що при нецільовому витрачанні коштів можна говорити про перевищення ліміту залишку каси (податківці додають видану нецільову «готівку» до залишку каси).
Проте не все так погано: ті ж судді Північно-Західного округу не раз підтверджували, що відповідальність за порушення порядку видачі грошових коштів ст. 15.1 КоАП РФ не встановлена.
депонуємо зарплату
Як ми вже говорили, в дні видачі заробітної плати допускається накопичення готівки в касі понад установлений ліміт (абз. 2 п. 1.4 Положення). При цьому тривалість терміну видачі готівки за даними виплат не може перевищувати 5 робочих днів, включаючи день отримання «готівки» в банку (абз. 1 п. 4.6 Положення). Якщо ж співробітник так і не прийшов за своєю заробітною платою, то її слід депонувати і здати в банк.
Отже, в останній день видачі заробітної плати касир в розрахунково-платіжної відомості (форма № Т-49) або платіжної відомості (форма № Т-53 3) проставляє штамп або робить напис «депоновано» навпроти прізвищ працівників, які не отримали зарплату. У підсумковому рядку відомості відображають суми фактично виданих і підлягають депонуванню готівки (абз. 5 п. 4.6 Положення).
Далі оформляють реєстр депонованих сум, обов'язкові реквізити якого прописані в абз. 6 п. 4.6 Положення (Приклад 3). При цьому нумерація реєстрів депонованих сум здійснюється в хронологічній послідовності з початку календарного року (абз. 7 п. 4.6 Положення).
У свою чергу на фактично видані суми готівки на зарплату касир оформляє видатковий касовий ордер (абз. 9 п. 4.6 Положення).
Потім депонированную зарплату видають за видатковими касовими ордерами (абз. 2 п. 4.1 Положення). У бухгалтерському обліку повернення депонованих сум відображають за дебетом рахунка 76 «Розрахунки з різними дебіторами і кредиторами», субрахунок «Розрахунки за депонованих сум» і кредитом рахунка 50 «Каса».
відокремленим підрозділам
Зупинимося також на деяких особливостях касової дисципліни підприємств, що мають відокремлені підрозділи.
Також слід знати, що при наявності підрозділів, які не мають свого розрахункового рахунку, юридична особа визначає ліміт залишку каси з урахуванням «готівки», що зберігається в цих підрозділах (абз. 2 п. 1.3 Положення). У свою чергу відокремлені підрозділи, у яких відкрито банківський рахунок, встановлюють власний ліміт готівки (абз. 2 п. 1.2 Положення).