Зі статті ви дізнаєтесь:
- що означає протоколювання;
- як проводиться протоколювання;
- як правильно скласти протокол наради.
Протоколювання засідань - це невіддільна частина будь-якої наради. Протокол допомагає відстежити процес виконання всіх рішень, які були прийняті на спільному засіданні. Крім цього, він враховує всю важливу інформацію, забувши про яку, можна буде звернутися до даного документу.
Найчастіше в організаціях за ведення протоколу відповідальність несе секретар компанії. Він зобов'язаний знати систему протоколювання, щоб домогтися максимальної ефективності заходу. Крім іншого, на нараді він використовуються підготовлені документи, звіти, порядок денний, списки учасників, тексти з доповідями і т.д. Протокол, створений на самому заході, є чорновим варіантом. Після проведення засідання чернетку редагується, оформляється і після трьох днів з'являється готовий оброблений документ.
Отже, розберемо питання про те, що являє собою протоколювання нарад і як воно здійснюється.
Читайте по темі в електронному журналі
створення протоколювання
Щоб зрозуміти специфіку протоколу, важливо знати, для чого він потрібен в діяльності організації, яка його суть і значення
При короткому заповненні враховуються лише підняті питання, імена учасників і прийняті рішення. Вибір такого формату найчастіше означає оперативність засідання.
В іншому випадку вибір падає на більш докладний виклад усього процесу наради, вказуються всі репліки, думки, питання та позиції, які були озвучені, більш чітко викладається картина всього заходу.
Якщо говорити в цілому, то протокол є коротким документом, в якому відображена вся суть засідання. Від ясності і правильності оформлення документа залежить, чи будуть рішення, прийняті в ході обговорення, мати юридичну силу чи ні. Тому важливо відповідально підійти до системи протоколювання. до його оформлення, враховуючи всі нюанси при написанні документа.
При великій кількості учасників засідання неможливо обійтися без протоколу. У такій ситуації, ймовірно, що хтось міг прослухати рішення окремих завдань, забути про конкретні терміни її виконання або не розчув імена відповідальних. Звідси випливає, що створення протоколювання наради допомагає великій групі людей зорієнтуватися в процесі всього слухання і уточнити підсумки заходу.
Створення спільного протоколу засідання для всіх його учасників дозволить кожному ознайомитися з документом і приділити увагу найбільш цікавлять. Тільки в цьому випадку керівник компанії може бути спокійний і впевнений, що у всіх співробітників, які брали участь в засіданні, склалося потрібне і єдине розуміння про подальшу діяльність компанії.
На сьогоднішній день існують різні системи протоколювання:
- за допомогою спеціальних програм;
- стенографія;
- проста запис.
Будь-протокол повинен бути пронумерований. Нумерація кожного документа залежить від кількості проведених засідань в рік. Рекомендується скласти план заходів, які будуть проводитися протягом року або хоча б на півроку. У такому випадку кожен протокол буде мати свій порядковий номер заходу.
Наприклад, якщо на першому засіданні нового календарного року було прийнято написати протокол. то він буде під номером 1 і так далі. Ведення здійснюється з початку календарного року. А вже в наступному новому році слід почати нумерацію заново. Це дуже зручний варіант ведення документів. Для того, щоб не виникло ніякої плутанини з однаковими номерами протоколів різних років, необхідно помістити торішні документи в архів (звичайно, тільки в тому випадку, якщо будуть виконані всі їхні рішення).
Процедура протоколювання наради
Важливо, щоб після зазначеного номера питання слідом сам питання починався з приводу «О» ( «Про»). Найменування питання потрібно друкувати по центру сторінки і обов'язково підкреслити рисою. Під рисою повинні бути вказані прізвища співробітників, які брали участь в обговоренні даного питання. Потім слід назвати рішення, яке було прийнято.
Правильне оформлення протоколу
Перш за все необхідно знати, що протокол є документом, який відноситься до організаційно-розпорядчої документації. Такий документ виконує управлінську і правову функції. Тому в колегіальному управлінні протокол вважається основним розпорядчим документом і частіше оформляється як багатосторінковий. Також, при заповненні першої сторінки слід використовувати загальний бланк організації. При відсутності загального бланка документ оформляється на аркуші формату А4 із зазначенням реквізитів, слідуючи зразком загального бланка.
У ситуації, якщо бланки для заповнення першої сторінки відсутні, то реквізити прийнято оформляти поздовжнім способом по центру аркуша.
Протоколи можуть складатися в кожній організації, де є колегіальні органи, комісії тощо Завдання їх діяльності - обговорення питань, що цікавлять на зборах або засіданнях і спільне прийняття рішень. При оформленні обов'язкових реквізитів існує ряд особливостей, а також певні правила оформлення додаткових реквізитів. Вся специфіка і принципи оформлення визначаються вимогами чинного законодавства або конкретної управлінської ситуації.
У будь-якому випадку, всі особливості оформлення грунтуються на загальному алгоритмі, який створився при складанні та оформленні як одного з основних видів розпорядчих документів.
Протоколювання нарад зразок