Загальний порядок формування виписки з форми СЗВ-М
Як вже зазначалося вище, видавати співробітникам виписки з СЗВ-М в ідеалі потрібно одночасно з поданням звіту в ПФР - щомісяця. Крім того, в певних випадках виписку слід видати обов'язково:
- Працівникові, який виходить на пенсію. Виписка з СЗВ-М входить в пакет документів, який працівник повинен пред'явити в ПФ РФ для призначення пенсії.
- Звільняється співробітнику. В даному випадку виписка повинна входити в комплект документів, пов'язаних з роботою (ст. 62 ТК РФ). Найманому працівнику виписка видається в день звільнення, а працівникові за договором ЦПХ - в останній день дії договору.
Слід мати на увазі, що це повинна бути саме виписка, яка містить відомості, що відносяться до конкретного працівника. Щодо інших працівників, що містяться в самому звіті СЗВ-М, є їх персональними даними, захист яких забезпечена законом. Просто віддати співробітнику копії звітів СЗВ-М не можна!
Порядок видачі виписки з СЗВ-М співробітникам
Щоб уникнути розбіжностей з перевіряючими органами у підприємства повинно залишитися підтвердження факту, що працівник отримав в установленому порядку витяг з СЗВ-М.
Це можна організувати 3 шляхами:
- оформити виписку в 2 примірниках і попросити працівника розписатися на тому, який залишиться в організації;
- вести журнал обліку видавали працівникам документів, в тому числі виписок з СЗВ-М, в якому працівники будуть розписуватися в їх отриманні;
- видавати виписку з СЗВ-М під окрему розписку.
Зразок заповнення виписки
У більшості випадків при подачі СЗВ-М в електронному вигляді в робочих програмах є функція створення виписки з СЗВ-М по конкретному працівникові. Тобто документ можна сформувати програмними засобами. Однак тим, хто здає звіти СЗВ-М в паперовому вигляді або у кого з якихось причин немає можливості сформувати виписку в програмі, при її оформленні слід використовувати зразок.
Робочий зразок для заповнення виписки з СЗВ-М вручну можна завантажити на нашому сайті.
Чому не всі видають виписки щомісяця
Незважаючи на встановлений законом № 27-ФЗ вимога представляти виписки з відомостей, що подаються в ПФР, одночасно з направленням цих відомостей в фонд, на практиці роботодавці зазвичай цього не роблять.
- За невидачу таких виписок в поточному порядку поки не встановлено будь-які штрафні санкції для роботодавців (за винятком випадків, коли подання відомостей обов'язково, наприклад при звільненні або виході на пенсію).
- Виписки не затребувані співробітниками. Наприклад, про те, що протягом минулого місяця він працював в даній організації, співробітник і так обізнаний. Тобто виписка буває потрібна для підтвердження факту роботи третій особі, а не самому співробітнику.
Скласти виписку з СЗВ-М знадобиться у випадках, коли така інформація про роботу співробітника повинна бути представлена третім особам (наприклад, ПФР для призначення пенсії). У організації має залишитися підтвердження видачі виписки. У разі якщо виписку потрібно сформувати вручну, можна скористатися зразком заповнення на нашому сайті.