Розділ 3. Організація роботи з документами
Частина 3.2. Оперативне зберігання документів
Заголовок справи - це коротке позначення відомостей про склад і зміст документів справи. 1
Заголовок справи повинен складатися з елементів, які розташовані в наступній послідовності:
Склад елементів заголовка справ визначається характером документів, поміщених в справу.
Поняття "справа" вживається в заголовках судових, слідчих, особових (персональних), арбітражних та інших справ, що містять документи, пов'язані послідовністю діловодства по одному конкретному питанню. Приклад: "Особиста справа Кузнєцова Олексія Васильовича" або "Справа про визнання недійсним зборів акціонерів ТОВ" Тритон "". 4
У заголовках справ, що містять документи з одного питання, але не пов'язаних послідовністю діловодства, як вид справи використовується термін "документи", а в кінці заголовка в дужках вказуються основні різновиди документів, які повинні бути в справі. Приклад: "Документи про проведення наукових конференцій і симпозіумів (плани, списки, доповіді)". Термін "документи" застосовується також у заголовках справ, що містять документи - додатки до будь-якого документу. Приклад: "Документи до протоколів засідання колегії міністерства". 5
У заголовках справ, що містять листування, вказується, з ким і з якого питання вона ведеться. При цьому:
- в заголовках справ, що містять листування з однорідними кореспондентами, останні не вказуються, а вказується їх загальна видова назва, наприклад: "Листування з архівними установами про комплектування архівного фонду Російської Федерації науково-технічною документацією";
- в заголовках справ, що містять листування з різнорідними кореспондентами, останні не перераховуються, наприклад: "Листування про організацію семінарів і нарад з питань документування управлінської діяльності";
- в заголовку справ вказується конкретний кореспондент, якщо листування ведеться тільки з ним, наприклад: "Листування з Федеральним архівним агентством про методику роботи з документами і передачі їх до складу Архівного фонду Російської Федерації". 6
При позначенні в заголовках справ адміністративно-територіальних одиниць враховується наступне:
У заголовках справ, що містять планову або звітну документацію, зазначається період (квартал, рік), на (за) який складено плани (звіти). Наприклад: "Річні звіти Адміністративно-господарського управління про роботу автотранспорту". 8
У заголовку справи, що містить статистичні форми, повинні бути вказані назви форм, їх номер або умовне позначення (шифр), наприклад: "Ведомости № ... по рахунках ...". 9
При складанні номенклатури справ, необхідно мати на увазі, що заголовки справ можуть уточнюватися в процесі формування та оформлення справ. 11