Ми вже обговорювали групи процесів, через які проект послідовно проходить в ході виконання - від ініціалізації і до завершення. Робота зі складання звітів про хід виконання проекту активізується на етапі процесів виконання, оскільки саме тоді починається власне виконання проекту. Але перші звіти все ж складаються в процесі планування. Дії, пов'язані з управлінням проектом, є невід'ємною складовою виконання проекту, тому важливо, щоб всі зацікавлені сторони були задіяні в реалізації проекту на самих ранніх стадіях.
Це означає, що наради, присвячені ходу виконання проекту, повинні проводитися вже на перших етапах його реалізації, а участь в цих нарадах представників всіх зацікавлених сторін повинно стати звичкою. Даний процес можна почати вже па цій стадії реалізації проекту, складаючи звіти про роботу щодо формулювання масштабу проекту, про затвердження цього формулювання, ознайомленні всіх зацікавлених сторін з розробленим календарним планом проекту і т.д.
За складання звітів про хід виконання проекту відповідають керівники проектів. Напевно, було б незайвим в черговий раз підкреслити, наскільки важливо бути чесним і точним при складанні звітів про хід виконання проекту. Ніщо так надто не вдаряє по престижу керівника проекту, як складання ним прикрашених або навіть свідомо неправдивих звітів. Нам зустрічалися керівники проектів, які складали звіти, приємні для очей опікуна проекту ( «все виконується в суворій відповідності з календарним планом і в рамках встановленого бюджету»), уникаючи говорити про проблеми, що перешкоджають успішному виконанню проекту. Подібний підхід не тільки пошкодив службовій кар'єрі цих керівників проектів, а й представив опікуна в дуже невигідному світлі перед своїми колегами.
Звіти про хід виконання проекту можуть складатися з різним ступенем деталізації - від найзагальніших оглядів до максимально докладних звітів. Ви повинні з'ясувати у свого опікуна проекту, а також у всіх зацікавлених сторін, яка ступінь деталізації звітів про хід виконання проекту влаштувала б їх. Може виявитися, що різним людям потрібна різна ступінь деталізації. Наприклад, зацікавленим сторонам і безпосереднім виконавцям проекту, швидше за все, будуть потрібні більш докладні звіти, ніж опікуну проекту.
У деяких проектів, крім опікуна і ключових зацікавлених сторін, є комітети з нагляду за виконанням. Членами таких комітетів можуть бути не тільки особи, що працюють в даній організації, але і сторонні по відношенню до неї, однак зацікавлені в успішному виконанні проекту. Це клієнти, представники інших організацій або суб'єктів, одержувачі результатів даного проекту і т.п. Наприклад, держструктури, які відповідають за реєстрацію та видачу прав на керування автомобілями, можуть самі не займатися цією роботою, а доручити її виконання державним органам на рівні округів або органам місцевого самоврядування.
Отже, якщо виконується нами проект пов'язаний з модифікацією автотранспортної системи округу, то до складу комітету з нагляду за виконанням цього проекту напевно будуть входити представники окружних властей, які будуть сприяти прийняттю рішень, що стосуються даного проекту. Як правило, комітети з нагляду за виконанням проекту не беруть безпосередньої участі в його реалізації, тому у них можуть бути особливі вимоги до змісту звітів про хід виконання проекту. Ці вимоги вони повинні викласти вам самостійно.
У наступній статті ми розглянемо шаблони для трьох типів звітів про хід виконання проекту: складаються безпосередніми виконавцями проекту для керівника проекту, що надаються зацікавленим сторонам, а також надаються керівництву організації або комітету з нагляду за виконанням проекту.