Планування - відмінний спосіб контролювати свій час, підвищити свою продуктивність і встигати більше. Однак іноді наш план просто розсипається, хоча на папері він виглядав відмінно - на практиці ми багато просто не встигаємо. Ось кілька причин, чому так відбувається.
1. Неточно формулюєте завдання
Йдеться про дуже розпливчастих і загальних завданнях. Такі пункти плану будуть вимагати від вас додаткового обмірковування, що саме потрібно зробити.
Експерти радять розбивати свій план на невеликі оперативні завдання. Це метод називається «принцип наступного кроку». Така методика, сформульована фахівцем по тайм-менеджменту Девідом Алленом, передбачає, що в свій план ви вписуєте максимально чіткі завдання, які вам потрібно зробити. Наприклад, якщо вам необхідно організувати Всреча керівника з підрядниками, в свій план краще вписати, які дзвінки потрібно зробити і які email розіслати.
2. Перше місце - незначним завданням
Цілком природно, що ми прагнемо відкласти складні або нелюбимі, але важливі, завдання на більш пізній час. Однак саме тут криється помилка. У підсумку саме останні завдання в плані можуть залишитися незавершеними.
Щоб такого не сталося, фахівці з тайм-менеджменту радять розставляти пріоритети між завданнями. Згідно з деякими методиками, на перше місце в своєму щоденному плані варто ставити найскладніші завдання, а на кінець дня - залишати більш прості і приємні.
Читайте ще: Детально про методи приоритизации щоденних справ
3. Занадто щільний план
При складанні плану варто враховувати, що в деяких моментах ви не зможете чітко слідувати відведеним годинним рамкам. Не варто забувати про запізнення партнерів / колег або тривалі зустрічі. Тому між різноманітними справами краще залишати запас часу. Так ви будете впевнені, що навіть трохи переглянутий план все одно буде завершено.
4. Неповний план
Несуттєві завдання, які, на перший погляд, не варті того, щоб бути вписаним в план, насправді можуть забирати багато часу. Так що якщо ви вже вирішили складати план, краще не ігнорувати навіть дрібні справи. Так у вас буде більше можливостей контролювати свій час і те, скільки справ ще залишилося виконати.
Читайте ще: 5 нестандартних способів, як підвищити свою продуктивність
5. Фантастічексій план
Ви день у день складаєте план, але все одно не справляєтеся? Можливо, ви просто неправильно оцінюєте час, яким володієте протягом дня або в деяких випадках власні сили. Постарайтеся зрозуміти, чи не занадто довгий ваш план, що не передбачає він надмірної мультизадачности і чи не забули ви про відпочинок.