Коли Ви говорите, Вам слід:
§ не говорити занадто швидко;
§ знати мову Вашого тіла, тобто підтримувати контакт очима, уникати негативних (викликають) поз;
§ уникати технічного (шаблонного) мови (формальної мови) заради нього самого;
§ концентруватися на обміні значеннями (думками), а не тільки словами;
§ спілкуватися, використовуючи відкриту, зрозумілу манеру: не залишати місця для подвійного тлумачення;
§ знати не пов'язані з усним мовленням аспекти того, що Ви говорите, такі як тональність і мінливість, гучність або м'якість голосу і так далі (наприклад, заїкання або повторення можуть бути ознакою нервозності).
Коли Ви слухаєте, Вам слід:
§ концентруватися на тому, що сказано;
§ слухати уважно і активно;
§ слухати постійно, не оминаючи (увагою) повторювані, недоречні і длінноречівие виступу;
§ підсумовувати в Вашому розумі те, що йдеться;
§ оцінювати те, що Ви чуєте; повторювати про себе основний вміст того, що Ви чуєте;
§ бути чутливим до не пов'язаного з усним мовленням мови тіла (мови жестів) і знати Ваш власний мову жестів (від 60 до 80% переданої віч-на-віч інформації йде по каналах, не пов'язаним з усним мовленням);
§ робіть замітки, якщо це необхідно (що було сказано, ким);
§ Не показувати роздратування, нудьги або нетерпіння; не переривайте і не дозволяйте іншим Вас переривати;
Будьте уважні до прихованих значень і до підтексту повідомлень.
Постановка питань має кілька функцій:
§ викликати (ініціювати) заяви і твердження;
§ перевірити, чи розумієте Ви все належним чином;
Показати інтерес (проявити зацікавленість) до того, що хтось говорить.
Закриті питання. Існують специфічні, прямі питання, зазвичай передбачають коротку відповідь (швидку реакцію). Приклади: «Яка кількість робітників буде порушено?»; «Який сьогодні рівень заробітної плати?»
Відкриті питання. Ці питання вимагають розширеного (більш докладного) відповіді і дають можливість уточнювати, пояснювати і переконувати. Приклади: «Чому збільшення на 10% може знизити Вашу конкурентоспроможність?»; «Чому Ви прагнете до 10% -ому збільшенню, коли вартість життя зросла на 5%?»
Ясний і недвозначний обмін інформацією є важливою частиною подачі сигналів, якщо Ви хочете, щоб вони були зрозумілі.
§ людина, нахилившись до Вас, часто є вказівкою (свідченням), що він / вона згоден з Вами або, по крайней мере, що він / вона цікавиться тим, що Ви говорите;
§ люди, схрещує свої руки, захищаються і можуть не вірити, що Ви говорите правду;
Ухвалення тих же поз, що і людина, з яким Ви говорите, звичайно демонструє почуття згоди і створює більш розкріпачену атмосферу.
При поданні аргументів тримайте в умі наступне:
§ одночасно висувайте невелика кількість аргументів;
§ починайте з Вашого найбільш сильного, найкращим чином обґрунтованого аргументу: слабкі речі тільки послаблюють питання;
§ вишиковуйте Вашу аргументацію логічним і ретельно;
§ поясніть, як Ви бачите ситуацію, обрисуйте підсумки, які підуть, виходячи з даної точки зору, і тільки потім скажіть, що в результаті Ви змушені не погодитися з іншою стороною. Не починайте з повідомлення про Ваш незгоду;
§ ще раз викладіть справу іншого боку, щоб показати, що Ви все розумієте;
§ попросіть виправдати (вимагайте кваліфікувати) справа іншого боку (чому або чому немає);
Не завершуйте аргументацію іншого боку.
С. Ведення переговорів
Дискусія з цієї проблеми не може тривати нескінченно. Настане етап, коли дискусія відкриє дорогу для фактичного висунення пропозицій і контрпропозицій. Протягом цього етапу Ви:
§ готові робити поступки в обмін деяких інших речей, які Ви хочете отримати;
§ готові відійти від встановленої раніше позиції;
§ готові взяти (розглянути) окремо різні частини пакета пропозицій і перегрупувати їх, грунтуючись на вже зроблених і отриманих поступки;
§ готові прив'язати поступки до різних часових рамок, встановити зв'язок між ними (наприклад, "Ми змогли б виплатити необхідну суму повністю при наданні відстрочки на 6 місяців").
Досягнення компромісів - це не ознака слабкості: це зобов'язання по процесу переговорів.
Висування пропозицій. Висувайте специфічні пропозиції, а не тільки скаржтеся або говорите, що Ви не згодні. Висуваючи пропозиції, примушуйте іншу сторону сконцентруватися на Вашому питанні. Високо націлюйте Ваші пропозиції, але знайте, що нереалістичні пропозиції можуть привести до зриву переговорів. Викладайте (формулюйте) умови, відповідно до яких Ви могли б прийняти пропозицію або піти на поступку. Намагайтеся бути творчим в пропозиціях / контрпропозиціях, які Ви робите (наприклад, в переговорах з оплати праці, замість "прилипання" до збільшення на 10%, Ви могли б розглянути: премії, умови перегляду існуючого рівня заробітку (платні), методи виплати, інші посібники, такі як страховка або медична допомога, безкоштовне харчування на роботі, можливість покупки продукції підприємства за нижчою ціною, участь у власності підприємства).
Пропозиція поступок. Поступки завжди слід виторговувати (обмінювати); вони рідко даються без отримання чогось натомість. Намагайтеся обмінювати Ваші поступки на щось рівноцінне або має більш високу цінність. Коли Ви пропонуєте початкові поступки, вони повинні бути незначними і попередніми.
§ дозволяє уникнути створення враження, що у Вас є більше, що віддати, ніж Ви дійсно маєте;
Не залишає більше місця для подальшої торгівлі.
D. Закриття і угода
На цьому етапі сторони активно шукають, як досягти прийнятного для них угоди. Даний етап є пошуком результату "виграв-виграв". Вам слід:
§ ясно усвідомлювати (представляти), що в дійсності було погоджено;
§ задавати питання, щоб бути впевненим, що Ви говорите про одних і тих же речах;
§ визначити поле (область) угоди (тобто, до кого воно буде застосовуватися);
§ записати, що було погоджено, так само як і умови, які повинні бути виконані перед тим, коли угода набуде чинності;
§ одного разу підписавши угоду, Ви відповідаєте (засвідчуєте), що воно зрозуміло і недвозначно;
§ забезпечити, що те, що було погоджено, відноситься до певних часових рамок (дата початку та тривалість угоди);
§ домовитися про наслідки в разі, якщо якась зі сторін не виконує угоду; надати (обумовити) процедури вирішення конфлікту;
§ забезпечити, щоб в угоді протягом певного періоду часу містилося (обмовлялося), як його положення можуть змінюватися в майбутньому;