Припустимо, база даних відкрита в режимі загального доступу декількома користувачами в мережі. При цьому кілька користувачів можуть одночасно працювати з одним і тим же набором записів. При спробі змінити певний запис, в той час як її редагує інший користувач або вона видалена іншим користувачем, виникає конфлікт спільного доступу до джерела даних.
При спільному доступі до бази даних Microsoft Access допомагає відстежити стан записи під час її редагування і дозволяє переконатися в тому, що використовувані дані були оновлені. У той момент, коли кілька користувачів намагаються одночасно змінити одну і ту ж запис, Access відображає повідомлення, що дозволяє вирішити конфлікт, що виник. Наприклад, при спробі зберегти зміни в записи, заблокованої в цей момент іншим користувачем, відображається повідомлення з ім'ям цього користувача.
Access допомагає відстежити стан запису, відображаючи спеціальний символ в області виділення поточної записи. Можливі символи наведено в табл. 16.1.
Даний запис є поточною і зараз ще не була змінена.
Даний запис заблокована іншим користувачем. Її не можна змінити. При спробі внести зміни видається звуковий сигнал
Запис змінена, але зміни ще не збережені в джерелі даних. У цьому випадку інші користувачі не бачать поточних змін в даному записі. Якщо запис заблокований, інші користувачі не зможуть її змінити. Для того щоб звільнити запис і зробити її доступною для інших користувачів, слід зберегти або скасувати внесені зміни
Таблиця 16.1. Піктограма стану поточного запису