ГЛАВА 1 Теоретичні основи баз даних. 5
1.1 Основні поняття Бази даних. 5
1.2 Списки Excel як База даних. 7
ГЛАВА 2 Робота із СПИСКАМИ І базами даних В СЕРЕДОВИЩІ MS EXCEL 9
2.1. Створення списків і бази даних. 9
2.2 Створення списку. 14
ГЛАВА 3. Розробка БАЗИ ДАНИХ В MS EXCEL НА ПРИКЛАДІ розкладу башкирського ІНСТИТУТУ ФІЗИЧНОЇ КУЛЬТУРИ. 15
3.1 Створення розкладу в MS Excel 15
Список використаних джерел. 20
Програмний продукт, який претендує на звання найпотужнішої і продуктивної програмної обробки електронних таблиць з наявних сьогодні на ринку, дійсно набагато перевершив колишній рівень можливостей.
Розглянемо основні компоненти MS Excel. Як і раніше, основною програмою є обчислювальний модуль, допомогою якого виконується обробка текстових і числових даних. У даній версії програми у цього модуля з'явилося багато цікавих функцій: контроль допустимості вводяться значень, виявлення та виправлення найбільш поширених помилок, обчислення полів у вільних таблицях
Списки дозволяють ефективно працювати з великими однорідними наборами даних.
Списком називатимемо впорядкований набір даних, що мають однакову структуру. Наприклад, списком є розклад занять, в якому наведені дні тижня і точний час проведення навчальних занять і прізвища викладачів.
Кожен елемент списку займає один рядок, в якій дані розподіляються по декількох полях (стовпцях). У програмі MS Excel списки є спеціальним видом таблиць, для яких є операції для їх обробки. Списки можуть розглядатися як внутрішні бази даних, в яких записами є рядки таблиці, а полями - стовпці.
У програмі MS Excel розробники з фірми Microsoft значно спростили роботу зі списками. Так звані автоматичні фільтри дозволяють відобразити тільки ті частини списку, які потрібні для виконання певного завдання.
У даній роботі найбільш докладно описані всі можливості і властивості обробки даних таблиць: створення, сортування бази даних, робота з формою бази даних і багато іншого. Розглянуто приклад обробки даних на прикладі розкладу Башкирського інституту фізичної культури.
Мета роботи - створення бази даних «Розклад» в MS Excel.
Об'єктом дослідження є робота зі списками і базами даних в MS Excel.
Предметом дослідження є база даних «Розклад».
Актуальність обумовлена автоматизацією рутинних операцій при складанні розкладу спрощення та економії часу навчального відділу Башкирського інституту фізичної культури.
1. Вивчення теоретичних основ баз даних.
2. Опис роботи зі списками та базами даних в середовищі MS Excel.
3. Створення бази даних «Розклад» в MS Excel.
ГЛАВА 1 Теоретичні основи баз даних
Основні поняття Бази даних.
База Даних (БД) - це інформація, представлена у вигляді двовимірних таблиць. БД містить безліч рядків, кожна з яких відповідає об'єкту. Для кожного об'єкта використовуються певні незалежні позиції, які називаються полями. Уявімо собі таку БД, що містить рядки і стовпці (найпростіший випадок). Кожен рядок, звана так само записом, відповідає певному об'єкту. Кожен стовпець містить значення відповідних даних про об'єкт.
БД може складатися не з однієї таблиці, а з двох, трьох і більше. Додаткову інформацію про об'єкт можна зберігати в додаткових таблицях.
Одне з потужних засобів БД полягає в тому, що інформацію можна впорядковувати за тим критерієм, який задає користувач.
База даних - це організована структура, призначена для зберігання інформації. У сучасних базах даних зберігаються не тільки дані, але й інформація.
Поля бази даних не просто визначають структуру бази - вони ще визначають групові властивості даних, записуваних в осередки, що належать кожному з полів. Нижче перераховані основні властивості полів таблиць баз даних на прикладі СУБД Pascal 7.0.
- ім'я поля - визначає, як слід звертатися до даних цього поля при автоматичних операціях з базою (за замовчуванням імена полів використовуються як заголовки стовпців таблиць).
- тип поля - визначає тип даних, які можуть міститися в даному полі.
- розмір поля - визначає граничну довжину (в символах) даних, які можуть розміщуватися в даному полі.
- формат поля - визначає спосіб форматування даних в осередках, що належать полю.
- маска введення - визначає форму, в якій вводяться дані, а поле (засіб автоматизації введення даних).
- підпис - визначає заголовок стовпця таблиці для даного поля (якщо підпис не вказана, то як заголовок стовпця використовується властивість ім'я поля).
- значення за замовчуванням - те значення, яке вводиться в комірки поля автоматично (засіб автоматизації введення даних).
- умова на значення - обмеження, яке використовується для перевірки правильності введення даних (засіб автоматизації введення, яке використовується, як правило, для даних, що мають числовий тип, грошовий тип або тип дати).
- повідомлення про помилку - текстове повідомлення, яке видається автоматично при спробі введення в поле помилкових даних.
- обов'язкове поле - властивість, що визначає обов'язковість заповнення даного поля при наповненні бази.
- порожні рядки - властивість, що дозволяє введення порожніх строкових даних (від властивості Обов'язкове поле відрізняється тим, що відноситься не до всіх типів даних, а лише до деяких, наприклад до текстових).
- індексовані поле - якщо поле володіє цією властивістю, всі операції, пов'язані з пошуком або сортуванням записів за значенням, що зберігається в даному полі, істотно прискорюються. Крім того, для індексованих полів можна зробити так, що значення в записах будуть перевірятися по цьому полю на наявність повторів, що дозволяє автоматично виключити дублювання даних.
Оскільки в різних полях можуть міститися дані різного типу, то і властивості у полів можуть відрізнятися в залежності від типу даних. Так, наприклад, список вищевказаних властивостей полів відноситься в основному до полів текстового типу.
Поля інших типів можуть мати або не мати ці властивості, але можуть додавати до них і свої. Наприклад, для даних, що представляють дійсні числа, важливою властивістю є кількість знаків після десяткової коми.
Списки Excel як База даних
З технічної точки зору списки уявляю собою звичайні таблиці, для яких в програмі MS Excel є додаткові операції обробки.
Списком Excel називається таблиця, оформлення якої відповідає таким вимогам:
1) список складається з рядків, званих записами;
2) стовпці списку, звані полями, повинні містити однорідну (однотипну) інформацію;
3) верхній рядок списку, звана заголовком, повинна містити мітки (імена) відповідних полів, і її формат (шрифт, колір фону і т.п.) повинен відрізнятися від формату записів;
4) всередині списку не повинно бути порожніх рядків і стовпців, якими список відділяється від іншої частини робочого аркуша;
5) не рекомендується на робочому аркуші розташовувати ще що небудь, крім списку, але якщо щось і є присутнім, то повинно бути розташоване або вище, або нижче списку, і робочий лист рекомендується іменувати назвою списку. У загальному випадку база даних може складатися з декількох списків, кількість яких зверху обмежена тільки здоровим глуздом і досвідом розробника.
Перший, найбільш важливий крок при створенні бази даних - це розробка добре продуманої структури (організації зберігання даних), яка і визначає можливості майбутньої обробки інформації. Структура списку визначається структурою однаково організованих записів, його складових.
Під структурою записи прийнято розуміти сукупність її полів (їх імена, типи, призначення). Нехай, наприклад, ми хочемо створити список, що містить предмети, які входять до розкладу Башкирського інституту фізичної культури.
Під сортуванням списку, як і будь-якого іншого набору об'єктів, прийнято розуміти розташування його записів в певному порядку. Записи можна розташовувати в порядку зростання-спаду числових полів, в алфавітному порядку текстових полів, в хронологічному порядку полів типу "дата і час". Поле, по якому проводиться сортування, називається ключовим полем або ключем сортування. Можливості сортування реалізуються за допомогою кнопок Сортування по зростанню і Сортування по спадаючій панелі інструментів Стандартна або через команду меню Дані / Сортування, яка дозволяє впорядкувати список за один прийом максимум по трьох полях (первинний ключ, вторинний і т.д.).
У разі необхідності можна провести сортування і більш ніж за трьома стовпцями. У цій ситуації список сортується послідовно, починаючи з найменш важливого поля. Сортувати можна і частину списку, попередньо її виділивши. Після сортування змінюється розташування рядків списку, тому, якщо результати сортування по яких-небудь причин вас не влаштовують, це дія необхідно негайно скасувати за допомогою кнопки. Скасувати панелі інструментів Стандартна.