При направленні працівника у службове відрядження роботодавець зобов'язаний відшкодувати йому витрати на відрядження на проїзд, наймання житлового приміщення, добові та інші витрати по вирішенню роботодавця (ст. 168 ТК РФ). Їх розмір і порядок відшкодування визначаються колективним договором та іншими нормативними актами установи.
При відшкодуванні витрат на відрядження слід також керуватися Постановою Уряду РФ N 729. Відповідно до пп. «В» п. 1 цієї постанови витрати на проїзд до місця службового відрядження і назад відшкодовуються в розмірі фактичних витрат, підтверджених проїзними документами. При відсутності проїзних документів, що підтверджують зроблені витрати, відшкодовується мінімальна вартість проїзду. В даному випадку відшкодовується вартість проїзду в автобусі загального типу. Так як мінімальна вартість проїзду на автобусі буде залежати від протяжності конкретного маршруту і тарифів на проїзд цим видом транспорту в даному конкретному регіоні, то будуть потрібні підтверджуючі документи про встановлення вартості проїзду.
Згідно п. 216 Інструкції N 157н в бухгалтерському обліку дебіторська заборгованість підзвітної особи перед установою зменшується при поданні їм затвердженого керівником установи авансового звіту з документами, що підтверджують зроблені витрати.
У податковому обліку також потрібне документальне підтвердження проведених витрат.
Таким чином, при неможливості документального підтвердження проведених витрат на проїзд отриманий на ці цілі аванс необхідно повернути в касу установи.
Співробітник після повернення з відрядження не представив до авансового звіту про проведені витрати один з проїзних документів (квиток на автобус). Даний проїзний документ загублений. Чи повинен він повернути в касу гроші, отримані під звіт на відрядження (проїзд), якщо їм не представлені відповідні виправдувальні документи?