ЕЦП ЯК ДОКАЗ У СУДІ
Використання в діяльності компаній інтернет-технологій - звичайна практика. Природно, інформація, яка передається по електронній пошті, потребує захисту. З цією метою можна вдатися до електронного цифрового підпису. ЕЦП не просто зручна і корисна, але може знайти застосування в суді як засіб посвідчення письмових доказів.
Електронний цифровий підпис (ЕЦП) дозволяє організаціям практично миттєво, незалежно від часу доби і відстаней, укласти угоду або, наприклад, передати доручення в банк про переказ грошей. Якщо виникнуть суперечки між контрагентами (припустимо, про наявність договору або про окремі умовах), вони можуть бути дозволені однозначно і без сумнівів за допомогою доказів, завірених ЕЦП. У тому числі і в судовому порядку.
Незважаючи на всю технологічну складність механізму ЕЦП, власнику нескладно буде нею скористатися. Щоб підписати електронний документ, користувачеві досить встановити в дисковод дискету, яка містить належний йому закритий ключ (інший носій ключа), і клацнути мишкою. Решта комп'ютер зробить сам. Перевірити справжність підпису так само просто. Викликаний на екран комп'ютера підписаний електронний документ перевіряється автоматично.
При цьому компанія може користуватися однією ЕЦП, а може і декількома. Індивідуальні ЕЦП можуть бути у різних співробітників, наприклад у головного бухгалтера або фінансового директора. Співробітники в цьому випадку будуть підписувати документи від імені компанії і в межах своїх повноважень. Треба відзначити, що згідно із законом "Про електронний цифровий підпис" одна людина може мати кілька ЕЦП.
При цьому слід пам'ятати, що секретний ключ для формування ЕЦП, зберігається у користувача і ні за яких умов не повинен передаватися їм третім особам або по мережі Інтернет.
Якщо сторони попередньо письмово домовилися про використання ЕЦП, наприклад при здійсненні операцій, то це може послужити підставою для партнерів, третіх осіб і суду вважати угоду, скріплену ЕЦП, укладеної.
Для компаній укладання угод з використанням ЕЦП має ряд переваг. По-перше, ще до самого підписання договору сторони мають можливість узгодити його текст. Своїми пропозиціями та рекомендаціями вони можуть обмінюватися через Інтернет незалежно від відстані та часу доби. Саме підписання договору не вимагає особистої зустрічі представників компанії.
По-друге, договір, підписаний електронним цифровим підписом, не може бути змінений або підроблений. Будь-яке несанкціоноване зміна буде миттєво виявлено, так як перевірка ЕЦП покаже, що підпис спотворена. І ймовірність підробки самої підпису зводиться до нуля. Природно, при цьому користувач повинен дотримуватися рекомендацій зі зберігання ключа ЕЦП.
По-третє, це економія на витратах. Накладні витрати при укладанні угод в електронному вигляді мінімальні як за часом, так і за вартістю. Не кажучи вже про те, що електронні документи легко зберігати і відтворити в будь-який потрібний момент.
На відміну від власноручного підпису, ЕЦП можна легко і однозначно ідентифікувати, до того ж визначити повноваження її власника.
Як і звичайний підпис, ЕЦП не дає особі, яка підписала електронний документ, можливості відмовитися від зобов'язань, взятих на себе з підписанням тексту.
Доказ в суді
До всіх перерахованих достоїнств можна додати ще одне вельми істотне. Документи, підписані ЕЦП, мають повне право юридичну чинність і можуть бути представлені в арбітражному суді в якості доказів по спору, що випливає з цього договору.
Однак, для того щоб скористатися цим правом, сторони повинні правильно оформити договір про використання ЕЦП. Умови та порядок електронного документообігу, а також використання ЕЦП сторони повинні прописати або в самому договорі, наприклад поставки продукції, або в додатку до нього.
У тексті такого договору повинні бути відображені наступні позиції:
- терміни та визначення - "електронна система документообігу", "електронний документ", "ЕЦП", "криптографічний захист", "ключі", "закритий ключ", "відкритий ключ", "компрометація ключів", "сертифікат" та ін. Доцільно прописати всі спеціальні терміни і визначити ті поняття, які найчастіше зустрічаються і можуть бути неоднозначно трактовані;
- порядок користування системою електронного документообігу;
- права і обов'язки і відповідальність сторін;
- порядок вирішення спорів. Цей пункт є дуже важливим. Якщо він відсутній, то при виникненні спору в суді про справжність документа, підписаного ЕЦП, суд має право не приймати в якості доказів документи, підписані ЕЦП;
- термін дії договору.
Рекомендується включати в текст договору і розділ (пункт) про конфіденційність, де сторони обумовлюють, яка інформація не підлягає розголошенню третім особам.
Отже, для того щоб використовувати електронну систему документообігу та ЕЦП, компанія повинна придбати апаратно-програмне забезпечення.
Щоб отримати ключі і саму програму, компанія повинна звернутися в Засвідчувальний центр. На сьогоднішній день їх чимало, тому є вибір. Термін, на який видаються ключі, обумовлюється в договорі. Природно, ця послуга платна. Крім фіксованої суми, при укладанні договору з Засвідчуючим центром компанії доведеться регулярно витрачатися на абонентську плату. Зазвичай, якщо клієнт хоче отримати кілька ЕЦП, йому надаються знижки.
Звичайно, щоб використовувати ЕЦП в діловому обороті, при виборі Засвідчуючого центру доцільно заздалегідь переговорити з партнерами. Якщо вони, припустимо, вже мають ЕЦП, то вам доведеться звернутися в той Засвідчувальний центр, в якому вони обслуговуються. Якщо немає, тоді вони будуть змушені рахуватися з вашим вибором.
Використання ЕЦП пов'язано з певним ризиком. А що робити співробітникам компанії, якщо все-таки ЕЦП була розсекречена? Взагалі така ситуація виникає тільки тоді, коли користувач не виконував рекомендації щодо зберігання і використання закритого ключа. У будь-якому випадку, офіцер одразу повинен звернутися до адміністратора Засвідчуючого центру, щоб ключ був виведений з дій в системі. З цього моменту підпис втрачає юридичну силу, і в цьому сенсі співробітник може бути спокійний. Потім компанія повинна обговорити з Засвідчуючим центром питання про видачу нового ключа.
Може виникнути й інша ситуація. Припустимо, співробітник, який має ЕЦП, звільняється з компанії. Щоб припинити його право підписувати документи від імені компанії, керівництво також має своєчасно звернутися в Засвідчувальний центр з тим, щоб сертифікат ЕЦП був анульований.
по митному праву
і валютного регулювання
компанії "Пепеляєв, Гольцблат і партнери"
компанії "Пепеляєв, Гольцблат і партнери"
Підписано до друку