ФІРМА НЕ ВЧАСНО ОТРИМАЛА ПЕРВИННІ ДОКУМЕНТИ:
Дуже часто ті чи інші первинні документи надходять до бухгалтерії невчасно. Як оприбуткувати товари, якщо документи на них відсутні? Як відобразити витрати, за якими документи надійшли зі значним запізненням? Чи можна прийняти до відрахування ПДВ за такими витратами?
Проблема кожного бухгалтера - це несвоєчасне надходження первинних документів. Добре, якщо документи надходять протягом місяця після тієї чи іншої господарської операції, проведеної вашою фірмою. Але найчастіше бухгалтер їх отримує вже після того, як була складена і здана до податкової інспекції бухгалтерська звітність.
Розповімо про те, як потрібно вчинити в цьому випадку.
Відсутність документів на що надійшли товари
До товарів або матеріалів, які купила ваша фірма, повинні додаватися: товаросупровідні документи (накладні, специфікації, пакувальні ярлики і т.д.) і рахунки-фактури.
Що робити бухгалтеру, якщо матеріальні цінності надійшли, але документи постачальника на них відсутні?
Якщо фірма отримала матеріальні цінності без товаросупровідних документів, то комісія повинна оформити:
На підставі акта бухгалтер оприбутковує отримані цінності і відображає їх вартість в обліку.
Приклад 1. ЗАТ "Актив" набуло за договором поставки партію цегли М-100. Цегла призначений для перепродажу. Згідно з угодою, загальна вартість цегли - 120 000 руб. (В тому числі ПДВ - 20 000 руб.).
Партія цегли надійшла без товаросупровідних документів. Для оприбуткування товарів був складений акт за формою N ТОРГ-4.
На підставі акта бухгалтер "Активу" зробив проводки:
Дебет 41 Кредит 60
- 100 000 руб. - оприбутковано цегла;
Дебет 19 Кредит 60
- 20 000 руб. - врахований ПДВ по цеглині.
З рахунком-фактурою все складніше. Справа в тому, що фірма не може прийняти до відрахування ПДВ по оприбуткованих і оплачених товарах без цього документа.
Примітка. Перелік обов'язкових реквізитів рахунку-фактури міститься в ст.169 Податкового кодексу.
Як сказано в ст.168 Податкового кодексу, рахунок-фактуру постачальник повинен виписати не пізніше п'яти днів з моменту відвантаження товарів. Однак найчастіше цей термін не дотримується або документ надходить до бухгалтерії із значним запізненням. В результаті сума податку по оприбуткованих цінностей "зависає" на рахунку 19 до тих пір, поки фірма не отримає рахунок-фактуру і не зареєструє його в книзі покупок.
У багатьох бухгалтерів виникає питання: в якому місяці треба приймати ПДВ до відрахування - в тому, коли рахунок-фактура виписаний, або коли він фактично вступив? Причому розрив між цими термінами може досягати місяця, кварталу і навіть півріччя.
У законодавстві відповідь на це питання відсутня. Ми пропонуємо два способи виходу з цієї ситуації.
Перший спосіб можна використовувати, якщо вам відомі реквізити рахунку-фактури і ви впевнені, що рано чи пізно він до вас надійде. В цьому випадку найпростіше взяти податок до відрахування тією датою, коли рахунок-фактура виписаний, незалежно від того, зробив він в бухгалтерію чи ні. Для цього достатньо внести реквізити рахунку-фактури в книгу покупок, дочекатися його надходження і підшити до журналу. Недолік такого способу в тому, що ви не зможете підтвердити обґрунтованість вирахування, не маючи цього документа на руках. Тому, якщо при відсутності рахунку-фактури до вас нагряне податкова інспекція, вас можуть оштрафувати.
Однак якщо у вас багато постачальників і відповідно рахунків-фактур, визначити, що якогось з них не вистачає, дуже складно. Більш того, податківці повинні передати вам письмову вимогу про подання відсутнього рахунки-фактури. В іншому випадку ви можете сказати в суді, що рахунок був і вони його просто не помітили.
Другий спосіб полягає в тому, що податок приймається до відрахування після фактичного надходження рахунку-фактури. Причому той факт, що оприбуткований товар вже проданий або матеріали відпущені у виробництво, ніякого значення не має. У цьому випадку ніяких претензій з боку податківців до вас не буде. Адже податок приймається до відрахування із значним запізненням. В результаті ваша фірма переплачує ПДВ до бюджету.
Відсутність документів на виконані роботи
На відміну від матеріальних цінностей, які можна оприбуткувати і при відсутності товаросупровідних документів, ті чи інші витрати, пов'язані з виконанням робіт (наданням послуг), без первинних документів (наприклад, актів здачі-приймання) включити в витрати не можна.
Тому, якщо такі документи надходять після того, як ви склали і здали в податкову інспекцію річну бухгалтерську звітність, вам доведеться вносити в неї виправлення і здавати заново. Розповімо про те, як цього уникнути.
Якщо документи надійшли до того, як ви склали бухгалтерську звітність за поточний рік, виправлення відображаються у тому місяці, коли документи надійшли.
Примітка. Про те, як внести виправлення в звітність, йдеться в п.11 Методичних рекомендацій про порядок формування показників бухгалтерської звітності.
Дебет 20 Кредит 60
- враховані надані послуги;
Дебет 19 Кредит 60
- врахований ПДВ по наданим послугам.
Нагадаємо, що в акціонерних товариствах відкритого і закритого типу (ВАТ і ЗАТ) загальні збори проводяться в ті терміни, які визначені статутом. При цьому збори не може проводитися раніше двох і пізніше шести місяців після закінчення року.
У такому ж порядку проводиться загальні збори в товариствах з обмеженою відповідальністю (ТОВ). Однак на відміну від акціонерних товариств у таких фірм збори не може проводитися пізніше чотирьох місяців після закінчення року.
Дебет 26 Кредит 60
- враховані надані послуги;
Дебет 19 Кредит 60
- врахований ПДВ по наданим послугам.
Щоб не вносити виправлення в уже здану звітність, можна порадити бухгалтеру притримати надійшли документи до її затвердження загальними зборами. Справа в тому, що якщо документи отримані після затвердження звітності, то всі виправлення вносяться в поточному періоді (тобто в тому місяці, коли документи надійшли). У цій ситуації витрати включають до складу позареалізаційних витрат як збитки минулих років, виявлені у звітному році (рахунок 91).
Зверніть увагу: сума ПДВ по виконаних роботах (наданих послуг) виробничого характеру приймається до відрахування в звичайному порядку. На яких рахунках бухгалтерського обліку відображені витрати (рахунок 20, 25, 26, 44 або 91), значення не має.
Примітка. Сума ПДВ по роботах (послугах) приймається до відрахування після того, як вони будуть виконані (надані) і оплачені.
При перерахуванні грошей бухгалтер зробив проводку:
Дебет 60 субрахунок "Розрахунки за авансами виданими" Кредит 51
- 36 000 крб. - оплачені послуги.
Дебет 91-2 Кредит 60 субрахунок "Розрахунки за авансами виданими"
- 30 000 руб. (36 000 - 6000) - відбита в складі позареалізаційних витрат вартість послуг;
Дебет 19 Кредит 60 субрахунок "Розрахунки за авансами виданими"
- 6000 руб. - врахований ПДВ по послугах виробничого характеру;
Дебет 68 субрахунок "Розрахунки по ПДВ" Кредит 19
- 6000 руб. - прийнята до податкового відрахування сума ПДВ по послугах виробничого характеру.
Підписано до друку