Санкт-Петербурзький державний університет сервісу та економіки є провідним і найбільшим вузом на Північно-Заході Росії готують фахівців для сфери сервісу. Сьогодні університет об'єднує вісім інститутів, 11 філій і три структурних підрозділи СПО, тут навчаються 27 тис. Студентів за 56 спеціальностями. Як вдається оптимізувати управління таким великим вузом, нам розповів в.о. ректора Євген Лубашев.
-Наш університет ще порівняно молодий. За 45 років ми пройшли шлях від філії технологічного інституту, який готував фахівців в сфері сервісу, до великого університету. У міру зростання навчального закладу більш глобальними ставали і завдання, які необхідно було вирішувати. Я говорю про завдання управління контингентом студентів, професорсько-викладацьким складом, фінансовими і загальногосподарськими процесами університету. Сьогодні наш Університет є мережевим вузом. До складу університету входять 11 територіально розподілених філій, а й в Санкт-Петербурзі майданчики університету віддалені один від одного, вони розташовані в різних районах города.Без елементів автоматизації управляти таким навчальним закладом практично неможливо.
Спочатку ми ставили завдання управління виключно навчальним процесом. Але на сьогоднішній день одним з пріоритетних напрямків розвитку сучасного університету є впровадження інформаційної системи для отримання достовірної звітності про діяльність всіх підрозділів вузу. І ми вирішили автоматизувати весь процес управління навчальним закладом в комплексі.
Наступним кроком була автоматизація управління кадрами, це, в першу чергу, стосувалося контингенту студентів. Потім ми стали формувати кадровий блок по викладачам і співробітникам, після цього перейшли до блоку, пов'язаного з навчальним процесом, автоматизація якого зайняла найбільше часу.
Наші колеги з корпорації «Галактика» зіткнулися з колосальним об'ємом даних нашого університету. Справа в тому, що кожен студент, а у нас їх більше 27 тис. Вчиться за навчальним планом тієї спеціальності, на яку він вчинив. І кожен навчальний план потрібно було занести в систему «Галактика», щоб автоматизувати управління навчальним процесом, зв'язавши воєдино розклад, оцінки, відомості та інше, тобто системі електронного деканату.
А які етапи у вас ще попереду? У планах у нас автоматизація фінансового блоку. Це і відділ планування, і держзакупівель. Попереду - господарський блок: управління майновим комплексом університету і автоматизація бухгалтерії. Хотів би підкреслити, що система «Галактика» хороша тим, що вона інтегрується з іншими програмами, що функціонують в вузі. Наприклад, з системою документообігу «Летограф» і рядом інших.
Звичайно ж, проблеми були. До нового люди на початку відносяться трохи негативно. Багато співробітників і викладачі в університеті працюють давно, у них склався свій апробований роками стереотип роботи. Перед керівництвом вузу стояло завдання зміни мислення людей, в першу чергу за допомогою інформування персоналу про плюси, які привнесе автоматизація. Велику увагу ми приділили і поетапного навчання співробітників роботі з системою «Галактика Управління Вузом».
Наприклад, в нинішньому сезоні приймальної кампанії наші співробітники працюють в системі «Галактика» вже четвертий рік. Відповідно їх кваліфікація по роботі з системою значно зросла. Завдяки накопиченому досвіду в даний час більше 16 тис. Заяв абітурієнтів були своєчасно внесені в систему і ідентифіковані. Хлопці бачили свій рейтинг відповідно до результатів ЄДІ, оцінюючи свої шанси вступу як на бюджетне місце, так і на місця з повною компенсацією витрат на навчання. Ми підключили до роботи в автоматизованій «приймальної комісії» всі 11 філій, що дозволило нам оперативно відслідковувати інформацію і оцінювати ефективність роботи кожного з них.
Чи означає це, що система «Галактика» спростила вашу роботу?
Безумовно! Це стосується всіх питань управління вузом. Хотілося б згадати ще один суттєвий аспект управління проектом. Мені, як керівнику, для прийняття рішення, важливо в реальному режимі часу бачити всі процеси управління Університетом. На екран мого персонального комп'ютера виведена інформація зі змінною звітністю про хід проекту - так званий «Сегмент Галактика». Я в будь-який момент можу подивитися, що робиться з тих модулів, які сьогодні налаштовані і працюють. Тепер немає необхідності запрошувати співробітників зі звітами, вся інформація - на екрані.
За масштабами співпраці з корпорацією «Галактика» ми, напевно, є одним з лідерів. При остаточній реалізації проекту ми плануємо підключити для роботи в системі близько 800 користувачів в Університеті.
Я вважаю, що пощастило і нам, і фахівцям «Галактики», тому що, пройшовши процес впровадження системи управління вузом разом з нами, вони отримали прекрасну практику, а ми хорошу систему. Це дозволить їм надалі набагато швидше вирішувати завдання по автоматизації інших вузів.
Ті позитивні результати, які були досягнуті в ході проекту впровадження системи управління вузом, вже сьогодні відчутні, ми бачимо високу ефективність проекту.
Що б Ви могли порадити Вашим колегам при виборі автоматизованої системи, які моменти необхідно враховувати? Перше, вузам треба серйозно звертати увагу на знання підрядником специфіки як ведення господарської діяльності навчального закладу, так і управління приймальні кампанією і навчальним процесом. Безумовно, важливий і досвід успішного впровадження системи в інших вузах.
Друге, необхідно оцінювати команду компанії-впроваджувача, а саме наявність співробітників, які можуть оперативно допомагати вирішувати питання, пов'язані з доопрацюванням програми, внесень змін. Можу сказати, що з тих модулів, які у нас сьогодні вже працюють, корпорація «Галактика» здійснює надійну технічну підтримку, відповідно до динамічно змінюваними зовнішніми і внутрішніми факторами.