Витрати на відрядження І польове забезпечення.
Витрати на відрядження
За ст.168 Трудового кодексу РФ працівникам, направленим у відрядження, ваша фірма повинна сплатити:
- витрати на проїзд;
- витрати по найму житла;
- витрати, пов'язані з проживанням поза місцем проживання (добові):
- інші витрати, які співробітник оплатив з дозволу керівника фірми (наприклад, витрати на оформлення візи, закордонні паспорти і т.д.).
Особливості виплати добових
Уряд РФ встановив норми добових і по закордонних відрядженнях. Ці норми також значно змінилися. Наприклад, при поїздці в США норма зросла з 58 до 67 доларів на добу. З нормами добових при відрядженнях в зарубіжні країни ви можете ознайомитися в рубриці "Довідкова інформація" цього номера журналу.
Розмір добових встановлює керівник організації і стверджує своїм наказом. Причому добові можуть виплачуватися як в межах, так і понад норми. Цей наказ, наприклад, може виглядати так.
Директор Іванов /А.Н.Іванов/
Якщо добові видаються в межах норм, то їх сума зменшує оподатковуваний прибуток, не обкладається податком на доходи фізичних осіб, ЄСП і внеском на страхування від нещасних випадків на виробництві та профзахворювань.
Якщо добові видаються понад встановлені норми, то сума перевищення:
- не применшує оподатковуваний прибуток;
- обкладається податком на доходи фізичних осіб;
- обкладається внеском на страхування від нещасних випадків на виробництві та профзахворювань.
ЄСП на добові, видані понад норми, не нараховується. Пов'язано це з тим, що по НК РФ цим податком не обкладаються будь-які виплати, які не зменшують оподатковуваний прибуток (в тому числі наднормативні добові).
Примітка. Добові, що видаються понад установлені норми, не обкладаються ЕСН.
Особливості оплати інших витрат на відрядження
Всі витрати співробітника, пов'язані з відрядженням, зменшують оподатковуваний прибуток. Однак бухгалтер повинен пам'ятати, що такі витрати повинні бути підтверджені документами (рахунками на оплату послуг готелю, залізничними і авіаційними квитками і т.д.). Зверніть увагу: не враховуються при оподаткуванні прибутку витрати на обслуговування співробітника в барах, ресторанах, номері, рекреаційно-оздоровчих об'єктах. Ці витрати повинні оплачуватися співробітником за рахунок добових.
Не пізніше п'яти днів після повернення з відрядження працівник повинен здати в бухгалтерію авансовий звіт (форма N АТ-1), до якого додаються всі документи.
Сума ПДВ, сплачена при купівлі проїзних квитків, постелі в поїздах, а також при наймі житла, приймається до податкового відрахування. ПДВ обчислюється розрахунковим шляхом за ставкою 16,67 відсотка від загальної суми цих витрат (без податку з продажів).
Приклад 1. ЗАТ "Актив", розташоване в Москві, направило свого співробітника А.Н. Іванова у відрядження в Санкт-Петербург на 15 днів. Перед від'їздом Іванову були видані гроші в сумі 15 000 руб. на оплату витрат на відрядження. За наказом керівника "Активу" відрядженим працівникам добові видаються в розмірі 300 руб. в день. Тому Іванову було додатково видано 4500 руб. (300 руб. X 15 дн.). "Актив" сплачує внесок на страхування від нещасних випадків на виробництві та профзахворювань за тарифом 0,2 відсотка.
При видачі грошей Іванову бухгалтер "Активу" повинен зробити запис:
Дебет 71 Кредит 50
- 19 500 руб. (15 000 + 4500) - видані гроші Іванову на оплату витрат на відрядження.
Після повернення з відрядження Іванов подав до бухгалтерії авансовий звіт, до якого були додані документи, що підтверджують його витрати. Загальна сума витрат Іванова склала 14 550 руб. в тому числі:
- на проїзд до Санкт-Петербурга і назад - 1800 руб. (В тому числі податок з продажів - 86 руб.);
- на проживання в готелі - 11 250 руб. (В тому числі податок з продажів - 536 руб.).
Бухгалтер "Активу" повинен зробити проводки:
Дебет 19 Кредит 71
- 286 руб. ((1800 руб. - 86 руб.) X 16,67%) - врахований ПДВ по витратах на проїзд;
Дебет 19 Кредит 71
- Тисяча сімсот вісімдесят шість руб. ((11 250 руб. - 536 руб.) X 16,67%) - врахований ПДВ по витратах на проживання;
Дебет 26 Кредит 71
- 12 478 руб. (1800 - 286 + 11 250 - 1786) - враховані витрати на проїзд та проживання Іванова;
Дебет 68 субрахунок "Розрахунки по ПДВ" Кредит 19
- 2072 руб. (286 + 1 786) - Прийнята до відрахування сума ПДВ з витрат на відрядження;
Дебет 26 Кредит 71
- 4500 руб. - враховані добові, видані Іванову.
Примітка. ПДВ з витрат на відрядження приймається до податкового відрахування.
Сума добових, виданих Іванову понад установлені норми, складе:
4500 руб. - 100 руб. x 15 дн. = 3000 руб.
Ця сума не зменшує оподатковуваний прибуток, обкладається податком на доходи фізичних осіб і внеском на страхування від нещасних випадків на виробництві та профзахворювань.
При нарахуванні цих податків бухгалтеру потрібно зробити проводки (порядок застосування стандартних податкових вирахувань не розглядається):
Дебет 70 Кредит 68 субрахунок "Розрахунки з податку на доходи фізичних осіб"
- 390 руб. (3000 руб. X 13%) - утриманий податок на доходи фізичних осіб з суми наднормативних добових;
Дебет 26 Кредит 69 субрахунок "Розрахунки по страхуванню від нещасних випадків і профзахворювань"
- 6 руб. (3000 руб. X 0,2%) - нарахований внесок на страхування від нещасних випадків і профзахворювань.
За час відрядження Іванов витратив грошей більше, ніж йому було видано. Сума перевитрати повинна бути йому відшкодовано. Ця сума складе:
4500 руб. + 1800 руб. + 11 250 руб. - 15 000 руб. = 2550 руб.
При виплаті грошей Іванову бухгалтеру потрібно зробити запис:
Дебет 71 Кредит 50
- 2550 руб. - виплачені гроші Іванову.
Приклад 2. ТОВ "Пасив" направило свого працівника Д.Н. Петрова у відрядження до Німеччини на чотири дні. За наказом керівника "пасиву" добові при відрядженнях за кордон видаються в межах норм, встановлених Урядом РФ. Норма відшкодування добових за кожен день перебування в Німеччині становить 58 дол. США. Добові були видані Петрову в євро. Квитки на переліт, а також витрати з оформлення виїзних документів фірма оплачувала самостійно.
Офіційний курс, встановлений Банком Росії, на день видачі підзвітних коштів склав:
- долар США - 30,58 руб / USD;
- євро - 26,99 руб / EUR.
Петрову покладаються добові в розмірі:
58 USD x 4 дн. x 30,58 руб / USD. 26,99 руб / EUR = 263 EUR.
Для оплати інших витрат на відрядження Петрову додатково видано 700 євро. Загальна сума грошей, виданих Петрову, склала 963 євро (263 + 700).
При видачі грошей бухгалтер зробив запис:
Дебет 71 Кредит 50
- 25 991 руб. (963 EUR x 26,99 руб / EUR) - видані Петрову гроші на оплату витрат на відрядження.
Після повернення з відрядження Петров представив рахунок на проживання в готелі на суму 540 євро (180 EUR x 3 дн.). Видана під звіт сума виявилася більшою фактичних витрат працівника. Тому залишок валюти в розмірі 160 євро (963 - 540 - 263) повинен бути повернений в касу "пасиву".
На дату затвердження авансового звіту курс євро склав 27,11 руб / EUR.
Бухгалтер "пасиву" повинен зробити проводки:
Дебет 71 Кредит 91-1
- 116 руб. ((27,11 руб / EUR - 26,99 руб / EUR) x 963 EUR) - відображено курсову різницю за підзвітними коштами;
Дебет 26 Кредит 71
- 14 639 руб. (540 EUR x 27,11 руб / EUR) - враховані витрати на проживання Петрова;
Дебет 26 Кредит 71
- 7130 руб. (263 EUR x 27,11 руб / EUR) - враховані витрати на виплату Петрову добових;
Дебет 50 Кредит 71
- 4338 руб. (160 EUR x 27,11 руб / EUR) - залишок невитраченої валюти повернуто до каси.
Примітка. Позитивна курсова різниця оподатковується на прибуток.
Витрати на видачу польового забезпечення
Співробітникам, які працюють в польових умовах, замість добових виплачується польове забезпечення. На польове забезпечення мають право працівники:
- геолого-розвідувальних і топографо-геодезичних організацій;
- організацій, що розробляють родовища дорогоцінних металів і каменів з терміном відпрацювання до семи років.
Для цілей оподаткування польове забезпечення нормується. Якщо польове забезпечення видається в межах норм, то його сума зменшує оподатковуваний прибуток, не обкладається податком на доходи фізичних осіб, ЄСП і внеском на страхування від нещасних випадків і профзахворювань.
Якщо польове забезпечення виплачується понад норми, то сума перевищення не враховується при оподаткуванні прибутку, обкладається податком на доходи фізичних осіб і внеском на страхування від нещасних випадків і профзахворювань. ЄСП на суму польового забезпечення не нараховується незалежно від того, в межах або понад норми воно видається.
- за роботу в районах Крайньої Півночі, в Хабаровському і Приморському краях і в Амурській області - 200 руб. на добу;
- за роботу на базах геолого-розвідувальних організацій, розташованих в цих районах, - 75 руб. на добу;
- за роботу в польових умовах в інших районах - 150 руб. на добу;
- за роботу на базах геолого-розвідувальних організацій в інших районах - 50 руб. на добу.
Порядок видачі забезпечення не змінився. Як і раніше, забезпечення виплачується за кожен календарний день перебування в польових умовах. Забезпечення покладається і тим співробітникам, які:
- знаходяться у відпустці у зв'язку з вагітністю та пологами;
- виконують державні обов'язки.
Правда, такі працівники мають право на забезпечення, якщо вони знаходяться на польових базах організації.
Забезпечення не покладається співробітникам, які:
- можуть щодня повертатися з місця роботи до місця проживання (за умови, що працівник на дорогу витрачає не більше чотирьох годин);
- знаходяться в щорічній відпустці або на санаторно-курортному лікуванні;
- перебувають у відрядженні (таким співробітникам замість забезпечення видаються добові).
Польове забезпечення відображається в обліку в тому ж порядку, що і заробітна плата.
журналу "Московський бухгалтер"
Підписано до друку