Строкові картотека (рис. 40) служить для контролю за виконанням документів. Вона містить ряд секцій 2 по числу днів місяця. За шкалою може переміщатися покажчик 3, що встановлюється на відповідне число. У секції картотеки закладають реєстраційні карти документів відповідно до встановлених термінів їх виконання. Після виконання документа реєстраційну карту виймають з картотеки. [2]
Розглянемо спочатку строкового картотеку. Для ведення контролю в ручному режимі використовуються реєстраційні картки і картотечний ящик з 32 рухомими (картонними або пластиковими) роздільниками. За 32 - й роздільник ставлять картки на документи, термін виконання яких припадає на наступний місяць. В останніх числах місяця (за 2 - 3 дні) ці картки розставляють по числах нового місяця. Перед першим роздільником поміщають картки з простроченим терміном виконання. Вони стоять тут до тих пір, поки не буде вказано новий, продовжений термін виконання. [3]
Як будується і ведеться строкової картотека. [4]
Таким чином, по сроковой картотеці легко можна дізнатися, що на якийсь день має бути виконане. [5]
Форму контролю вибирають виходячи з можливостей установи. Це може бути ручна строкової картотека. але сьогодні все частіше використовується автоматизована система контролю виконання документів. [7]
Кількість примірників реєстраційної картки на документ зазвичай становить 2 - 3 примірника. Один поміщається в строкові картотеку. інший - в інформаційно-довідкову, третій може бути переданий виконавцю разом з документом. [8]
Найчастіше в практиці застосовується розташування карт за термінами виконання. Для цієї мети використовуються спеціальні строкові картотеки з 33 відділень, по числу днів у місяці та двох додаткових відділень - нульового для карт на документи, виконання яких спочатку планувалося в попередньому місяці, тридцять і третю - для документів, виконання яких намічено на наступний місяць або на інший тривалий термін. Контролер щодня переглядає масив карт і готує на наступний день ті карти і матеріали до них, які за термінами або відповідно до програми перевірки виконання повинні бути перевірені. [9]
Одним з важливих етапів роботи зі зверненнями громадян є організація по ним інформаційно-довідкової роботи. Одночасно з постановкою одного примірника реєстраційно-контрольної картки в строкові картотеку інший екземпляр картки ставиться в довідкову картотеку, побудовану в порядку алфавіту прізвищ заявників. [10]
Кількість примірників заповнених реєстраційних карток визначається установою. Як правило, таких карток заповнюється, як мінімум, дві. Заповнивши картку, одну з них поміщають в строкові картотеку. іншу - в інформаційно-довідкову, а документ передають виконавцю для роботи з ним. Але частіше виготовляють три екземпляри картки. З них два ставлять в картотеки (довідкову і контрольну), а третій примірник передають з документом виконавцеві. Якщо довідкові картотеки будують за різними ознаками, наприклад, за кореспондентам, регіонах або з питань, то відповідно збільшують кількість карток, щоб примірників вистачило для кожної картотеки. [11]
Іншими методами контролюється яка виходить із організації документація. Її доцільно контролювати децентралізовано, у відповідних структурних підрозділах по виконавцям, які готували необхідні документи і зацікавлені в якнайшвидшому отриманні відповіді. Техніка контролю в даному випадку проста. В строкових картотеку або в папку-реєстратор, кожна з яких має 31 осередок, вкладаються копії документів, на які повинні бути отримані відповіді. [12]
За всіма призначеним на дану ділянку виробам йому передаються виробничі специфікації (по табл. 35), в яких вказані терміни випуску і запуску виробів. Одночасно зі специфікаціями для кожного виробу спускаються вимоги на отримання матеріалу (заготовок, деталей), а іноді і робочі наряди на всі операції технологічного процесу. Такий порядок централізованої виписки документів, застосовуваний на наших передових заводах, сприяє зміцненню технологічної дисципліни і дозволяє різко посилити контроль за витрачанням коштів у виробництві. Отримані на ділянку вимоги розкладаються по датах запуску в контрольній картотеці термінів, що знаходиться в правій частині розподільної картотеки (фіг. Щодня напередодні дня запуску розподільник виймає з сроковой картотеки відповідні вимоги для отримання необхідних матеріалів і одночасно виписує (або при попередній централізованої виписці документів підбирає) робочий наряд на першу операцію. Таким чином забезпечується своєчасний запуск деталей на першу операцію. Після видачі наряду в ра ОТУ або після закінчення чергової операції розподільник виписує (або підбирає) наряд на наступну і, діючи таким же порядком, як для першої операції, призначає для неї робоче місце. Це завдання необхідно вирішувати так, щоб розрив часу між закінченням однієї і початком наступної операції НЕ перевищив регламентованого часу міжопераційного пролежування. [13]
Сторінки: 1