Зазвичай при створенні бази даних розробник створює тільки структуру таблиць в режимі Конструктора. а для заповнення створених таблиць використовує спеціальний об'єкт Access - форму.
Форма являє собою електронний бланк, в якому є поля для введення даних. Звичайно, можна вводити дані і в режимі Таблиці. але форми краще з наступних причин:
- введення цінної інформації в режимі Таблиці недоцільно доручати малокваліфіковані працівники,
- форми дозволяють розділити введення різних даних різними фахівцями (бухгалтером, кадровиком, менеджером),
- при введенні даних з паперового оригіналу можна зробити форму як і оригіналу, що зменшує ймовірність введення помилкових даних.
3. Створення автоформи в стовпець.
Вибрати об'єкт Форми і клацнути по кнопці Створити. З'явиться діалогове вікно Нова форма.
Спочатку треба вибрати в якості джерела даних таблицю Склад. а потім тип нової форми - Автоформа: в стовпець. Клацнути по кнопці ОК.
4. Створення стрічкової автоформи.
Зберегти форму з ім'ям Форма-стрічок і закрити форму.
Самостійно створіть табличну автоформу з ім'ям Форма-табл.
5. Створення форми за допомогою Майстра
Вибрати об'єкт Форми клацнути по кнопці Створити. в діалоговому вікні Нова форма вибрати пункт Майстер форм. а потім вибрати в якості джерела даних таблицю Склад.
Клацнути по кнопці ОК. З'явиться діалогове вікно Створення форм.
У цьому вікні слід вибрати ті поля, які треба буде заповнювати даними за допомогою форми. Кнопка зі стрілочкою вправо переносить виділене ім'я поля в праве вікно, кнопка з двома стрілочками переносить всі поля. Якщо будь-яка поле вибрано помилково, його можна перемістити назад за допомогою кнопки зі стрілочкою вліво.
Треба вибрати все поля за винятком поля Код.
Після цього клацнути по кнопці Далі.
У діалоговому вікні Створення форм слід вибрати тип форми: в один стовпець, стрічковий, табличний або вирівняний. Вибрати (вирівняний) і клацнути по кнопці Далі.
У списку стилів вибрати стиль, який сподобався.
Клацнути по кнопці Далі. Ввести ім'я форми Форма-майстер.
Показати результати викладачеві.
6. Створення форми в режимі Конструктора