Приймальні комплекси органів пенсійного фонду надають можливість обміну неформалізованими листами зі страхувальниками. Для відправки неформализованного листи в бік органів ПФР необхідно новий документообіг, де буде зібрана вся переписка, що відноситься до даного листа.
Для того щоб створити новий документообіг:
1. Створити документообіг можна 2-ма способами:
а) Вибрати з основного меню програми «Дії / Д одати документообіг»;
б) Натиснути на кнопку «» на панелі кнопок у верхній частині програми.
Після натискання клавіші створення документообігу з'явиться майстер створення документообігу.
2. Якщо в програмі введено більше 1 організації, то майстер створення документообігів запропонує вибрати організацію, для якої необхідно вислати лист. Необхідно вибрати організацію і натиснути кнопку «Далі». Якщо організація одна, то майстер створення документообігів пропустить цей крок і відразу перейде до наступного.
3. Виберіть напрямок і натисніть кнопку «Далі».
4. Потім майстер створення документообігу запропонує на вибір 6 видів документообігу з органами ПФР.
5. На наступному кроці необхідно написати тему листа, додати файл тіла листи і прикріплені файли. Після чого необхідно натиснути кнопку Д алеї.
6. Після підготовки документа до відправки майстер створення документообігів виведе напис «Листа успішно сформовано», після чого необхідно натиснути кнопку «Готово».
Малюнок 1. Новий документообіг.
Передача повідомлень по електронній пошті.
Для прийому і передачі повідомлень по електронній пошті можна здійснити одним із таких способів:
- Натисканням на кнопку «» на панелі кнопок у верхній частині програми;
- Вибором з основного меню програми пункту «Файл / Про тправіть / прийняти пошту».
З'являється вікна вибору документообігу для відправки. Якщо немає необхідності приймати або відправляти будь-які документообігу. то можна вимкнути галочку навпроти них. Після цього можна натиснути ОК.
Після натискання кнопки ОК. якщо параметри пошти налаштовані правильно і є доступ в Інтернет, програма переглядає всі документообігу. і відсилає документи, готові до відправки до податкового органу. Також програма приймає всі документи, що знаходяться в поштовій скриньці і розподіляє їх по документообігу. Під час прийому і передачі пошти програма буде сповіщати про всі вдалих і невдалих діях в спеціальному вікні (малюнок 3). Після процедури прийому / передачі це вікно можна закрити, натиснувши на кнопку OK.
Малюнок 2. Вибір прийому / відправки пошти.
Малюнок 3. Вікно протоколу прийому / передачі пошти.
Після закінчення доби (або раніше) при повторному виклику функції відправки та отримання пошти з органів пенсійного фонду приходить лист «Лист квитанція» (малюнок 4). «Лист квитанція» є документом, що підтверджує, що Ваш лист було отримано органами ПФР.
Малюнок 4. Завершений документообіг.