- Відкрийте таблицю в режимі конструктора.
- Виділіть одне або кілька полів, які необхідно визначити як ключові. Для виділення одного поля виберіть область виділення рядка потрібного поля. Для виділення декількох полів натисніть і утримуйте CTRL і виберіть область виділення для кожного поля.
- Натисніть кнопку Ключове поле на панелі інструментів.
Допускається призначення ключовим полем поля, що містить дані, проте, якщо в цьому полі є повторювані або порожні значення, буде виведено повідомлення про помилку. Що отримав таке повідомлення користувач має три можливості: виконати запит на пошук повторюваних записів для пошуку записів, що містять повторювані або порожні значення в поле, і змінити ці значення; вибрати інше поле або додати поле лічильника і визначити його як ключове.
Для складеного ключа істотним може виявитися порядок утворюють ключ полів. Сортування записів здійснюється відповідно до порядку ключових полів в бланку в режимі конструктора таблиці. Якщо необхідно вказати інший порядок сортування без зміни порядку ключових полів, то спочатку визначте ключ, як це описано вище, а потім натисканням кнопки Індекси на панелі інструментів відкрийте вікно "Індекси" і вкажіть інший порядок полів для індексу з ім'ям "PrimaryKey"
Розглянемо типи зв'язків більш докладно на прикладі бази даних "Відділ кадрів", до складу якої входять чотири таблиці:
- Список відділів - перелік усіх відділів підприємства;
- Список співробітників - індивідуальні дані співробітників, що працюють на цьому підприємстві;
- Призначення - розподіл співробітників по відділах, причому кожен співробітник може працювати в декількох відділах (внутрішнє сумісництво);
- Медичний огляд - результати медичного огляду співробітників.
Ставлення не визначене. якщо поле КодСотрудніка ні в одній з таблиць не є ключовим і не має унікального індексу. У запитах, що містять таблиці з невизначеним відношенням, Microsoft Access за замовчуванням створює лінію об'єднання між таблицями, але умови цілісності даних при цьому не накладаються і немає гарантії унікальності записів в будь-який з таблиць.
Ставлення "один-ко-многим" є найбільш часто використовуваним типом зв'язку між таблицями. Кожного запису в таблиці "Список співробітників" можуть відповідати кілька записів у таблиці "Призначення". а запис в таблиці "Призначення" не може мати більше однієї відповідної їй записи в таблиці "Список співробітників".
Ставлення "багато-до-багатьох" реалізується тільки за допомогою третьої (сполучною) таблиці, ключ якої складається принаймні з двох полів, які є полями зовнішнього ключа в основних таблицях. У нашому прикладі сполучною є таблиця "Призначення". З одного боку кожен співробітник може мати кілька призначень, а з іншого боку для кожного відділу теж може існувати кілька призначень. Таким чином для таблиць "Список співробітників" і "Список відділів" реалізовано відношення "багато-до-багатьох": кожен співробітник може працювати в декількох відділах і кожен відділ може мати кількох співробітників.
При відношенні "один-до-одного" запис в одній таблиці може мати не більше однієї пов'язаної записи в іншій таблиці і навпаки. Цей тип зв'язку використовують не дуже часто, оскільки такі дані можуть бути поміщені в одну таблицю. Зв'язок з відношенням "один-до-одного" використовують для розділення дуже широких таблиць, для відділення частини таблиці з міркувань захисту, а також для збереження відомостей, що відносяться до підмножини записів у головній таблиці.
Схема системи бази даних (від англ. Database scheme) - її структура, описана на формальній мові, що підтримується системою управління базами даних (СКБД). У реляційних базах даних схема визначає таблиці, поля в кожній таблиці, а також відносини між полями і таблицями.
Схеми в загальному випадку зберігаються в словнику даних. Хоча схема визначена на мові бази даних у вигляді тексту, термін часто використовується для позначення графічного представлення структури бази даних. [1]
Основними об'єктами схеми є таблиці і зв'язку.