Створення БД виробляється в кілька етапів. Перший етап (коли вже визначені мета, умови створення та роботи БД) полягає у визначенні структури (тобто складу і співпідпорядкованості) бази даних. На ньому встановлюється, з яких полів складається окремий запис БД (кожне поле має своє ім'я), і задається тип кожного поля (текстовий, числовий і т.д.). Для різних типів полів різняться можливості обробки відповідних даних (наприклад, для числових полів вони істотно багатший, ніж для текстових). Поряд з типом поля вказуються різні його характеристики, такі як довжина. Однотипні записи в БД збираються в таблиці, мають свої імена, наприклад: "Продавці", "Покупці", "Замовлення", "Товари", "Постачальники" і т.д. Розбиття даних за таблицями здійснюється не тільки з міркувань зручності й видимості даних, але і в зв'язку з необхідністю мінімізувати дублювання одних і тих же полів в БД, що веде не тільки до невиправданого (поліноміальний) зростання обсягу БД, але і виникнення т.з. аномалій оновлення, видалення, складності і трудомісткості (людської і машинної) супроводу невдало спроектованої БД.
Своє видимий вираз в таблицях він знаходить в додаванні спеціальних полів з кодами цього запису, за якими (кодами) посилаються при необхідності на вміст всієї записи в інших таблицях БД. Такий код (також званий первинним ключем) може призначатися як користувачем, так і автоматично (наприклад, нумеруя рядки) самою програмою Aссess, якщо користувачем буде дано таку вказівку.
Нижче наведено приклад невеликої БД «Торгівля» з 3-х таблиць "Покупці", "Продавці" і "Замовлення", яка буде в подальшому застосовуватися при вирішенні ряду навчальних завдань:
Мал. 1. Навчальна БД "Торгівля".
На другому етапі здійснюють введення даних. Access підтримує вбудовування не тільки числових, символьних і т.п. типів даних, але і OLE-об'єктів (Object Linking and Embedding) в середовищі Windows. Нагадаємо, що OLE-об'єкт являє собою посилання на певну інформацію, яка залишається збереженою у своїй первісній формі. Такими об'єктами можуть бути ілюстрація в електронній формі, Excel-таблиця, звуковий файл і т.п.
Використання спеціальних електронних бланків (вони іменуються формами) спрощує як введення, так і виведення окремих записів. За допомогою форм можна також виводити на екран вміст не всіх полів кожного запису, а тільки тих, які необхідні для виконання поставленого завдання (зосередивши увагу оператора тільки на них) або тих, до яких допускаються користувачі певного рівня доступу при наявності в БД конфіденційної інформації.
Збільшенню швидкості і точності введення в межах одного поля сприяє наявність такого засобу як «Маска введення». Маски введення визначають шаблони, яким повинні задовольняти дані, що вводяться у форми і таблиці.
Третім етапом роботи з БД зазвичай є пошук інформації. на основі результатів якого або видається якийсь звіт, або оновлюється (в т.ч. додається або видаляється) одна або група записів.
При розробці реального додатки інженеру доводиться проробляти величезну і багато в чому рутинну роботу по створенню окремих елементів БД, таких як екранні форми, звіти і запити. Для автоматизації цього процесу до складу СУБД включені ряд компонент, вирішальних подібні завдання. Одна різновид цих програм отримала назву Design (Конструктор), інша - Wizard (Майстер). Конструктор надає користувачеві ряд програмних інструментів, за допомогою яких можна швидко і просто скласти необхідну конструкцію: форму, запит, звіт. Програма Wizard допомагає виконувати ті ж завдання, але дещо по-іншому: вона задає користувачеві кілька питань і за отриманими відповідями будує цілком закінчену форму, звіт і т.п. при цьому від користувача потрібно мінімум зусиль, який тільки можливо, тобто на думку розробника, запит або звіт виникають як би "за помахом чарівної палички". Приблизно ті ж завдання вирішують і т.зв. побудовники (Build), наприклад Expression Builder дозволяє користувачеві отримати допомогу при визначенні виразів в таблиці, запиті, формі, звіті, макросе і т.д.