Форма - це об'єкт БД, призначений для введення і відображення інформації. Форми дозволяють виконати перевірку коректності даних при введенні, проводити обчислення, забезпечують доступ до даних в зв'язаних таблицях за допомогою підлеглих форм.
Робота з формами може відбуватися в трьох режимах: в режимі Форми, в режимі Таблиці, в режимі констріктора. Вибрати режим роботи можна за допомогою кнопки Вид панелі інструментів Конструктор форм або за допомогою команди меню Вид.
У режимах Форми і Таблиці можна здійснювати додавання, видалення і редагування записів в таблиці або в запиті, що є джерелом даних для форм.
У режимі Конструктора можна виробляти зміна зовнішнього вигляду форми, додавання і видалення елементів управління, розробку.
Види форм. В Access можна створити форми наступних видів:
· Форма в стовпець або повноекранна форма;
Форма в стовпець представляє собою сукупність певним чином розташованих полів введення з відповідними їм мітками і елементами управління. Найчастіше ця форма використовується для введення і редагування даних.
Стрічкова форма служить для відображення полів групи записів. Поля не обов'язково розташовуються у вигляді таблиці, проте для одного поля відводиться стовпець, а мітки поля розташовуються як заголовки стовпців.
Таблична форма відображає дані в режимі таблиці.
Форма головна / підпорядкована являє собою сукупність форми в стовпець і табличній. Її має сенс створювати при роботі зі зв'язаними таблицями, в яких встановлено зв'язок типу один-ко-многим.
Форма Зведена таблиця виконується майстром створення зведених таблиць Excel на основі таблиць і запитів Access (майстер зведених таблиць є об'єктом, впровадженим в Access, щоб використовувати його в Access, необхідно встановити Excel). Зведена таблиця являє собою перехресну таблицю даних, в якій підсумкові дані розташовуються на перетині рядків і стовпців з поточними значеннями параметрів.
Форма з діаграмою. В Access в форму можна вставити діаграму, створену Microsoft Graph. Graph є впроваджуються OLE-додатком і може бути запущений з Access. З впровадженої діаграмою можна працювати так само, як і з будь-яким об'єктом OLE.
Структури форми. Будь-яка форма може включати наступні розділи:
· Заголовок форми - визначає верхню частину форми і може містити текст, графіку і інші елементи управління;
· Область даних - визначає основну частину форми, що містить поля, отримані з джерела даних;
· Примітка форми - відображається внизу останньої екранної сторінки форми.
Форма може містити все-розділи або деякі з них.
Як і будь-який об'єкт бази даних, форма має властивості. Значення цих властивостей для всієї форми, її розділів або елементів управління задаються в вікнах властивостей відповідних об'єктів. Для відображення на екрані вікна властивостей потрібно натиснути кнопку Властивості на панелі інструментів Конструктор форм.
Вікно властивостей виділеного об'єкта містить наступні вкладки:
· Макет - за допомогою цих властивостей задається макет форми;
· Дані - за допомогою цих властивостей задається джерело даних;
· Події - містить перелік властивостей, пов'язаних з об'єктом;
· Інші - перелік інших властивостей;
· Будь-хто - перелік усіх властивостей.
Основні властивості форми:
· Підпис - дозволяє задати назву форми, яке буде виводитися в області заголовка;
· Режим за замовчуванням - визначає режим відкриття форми (проста, стрічкова, таблична форми);
· Допустимі режими - властивість, яка визначає, чи можна за допомогою команд меню Вид переходити з режиму форми в режим конструктора;
· Властивості смуги прокрутки, область виділення, кнопки переходу, розділові лінії, кнопка віконного меню, розмірів вікна, кнопка закриття, кнопка контекстної довідки, тип кордону - визначають, чи будуть виводитися ці елементи в вікно форми;
· Властивості дозволити додавання, разрещіть видалення, дозволити зміни - визначають, чи можна користувачу редагувати дані через форму. Ці властивості можуть приймати значення Так / Ні;
· Блокування записів - визначає способи блокування записів в режимі багатокористувацької роботи з базою даних.
Для створення форм в Access використовуються наступні види.
· Автоформа - автоматизоване засіб для створення форм трьох стандартних типів: в стовпець, стрічкова, таблична. При цьому в форму вставляються всі поля джерела даних.
· Майстер форм - програмний засіб, що дозволяє створювати структуру одного з трьох стандартних типів форми в режимі діалогу з розробником форми. При цьому в форму вставляються вибрані користувачем поля з джерела даних.
· Конструктор форм - дозволяє конструювати форму користувачем у вікні конструктора форм.
Найзручнішим способом створення нової форми є наступна технологія: форма створюється з використанням автоформи або майстром форм, а потім допрацьовується в режимі конструктора.
Джерелом даних форми «є одна або декілька пов'язаних таблиць і / або запитів.
Елементом управління називають будь-який, об'єкт фор-. ми або звіту, який служить для виведення даних на екран, оформлення або виконання макрокоманд. Елементи управління можуть бути пов'язаними, обчислюються або вільними.
Пов'язаний (приєднаний) елемент управління приєднаний до поля базової таблиці або запиту. При введенні значення в пов'язаний елемент управління поле таблиці поточного запису автоматично оновлюється. Поле таблиці є джерелом даних пов'язаного елемента управління.
Обчислюваний елемент керування створюється на основі виразів. У виразах можуть використовуватися дані полів таблиці або запиту, дані іншого елемента управління форми або звіту та функції.
Вільні елементи керування призначені для виведення на екран даних, ліній, прямокутників і малюнків. Вільні елементи керування називають також змінними або змінними пам'яті.
Всі елементи управління можуть бути додані в форму або звіт за допомогою панелі інструментів елементів управління, яка з'являється при роботі з формою або звітом.