Необхідність класифікації документів. Документний систематика (система, підсистема, тип, клас, група, вид, різновид, форма документа). Ієрархічний і Фасетноє методи класифікації. Семантичні і функціональні класифікації. Класифікація документів по документообразующім ознаками.
7. Мета і основні методи класифікації документів.
Класифікація досліджуваних і використовуваних об'єктів (документів) дозволяє зрозуміти місце кожного об'єкта серед їх загальної сукупності ііх взаємозв'язку між собою. Класифікація є одним з найбільш действеннихметодов пізнання різноманітності навколишнього світу.
Документний систематика застосовується для уніфікації систем документації, тобто створення систем «зверху», побудова їх за певної моделі, що відбиває наше пізнання об'єктивної системи і всіх її зв'язків і залежностей.
Вищими ступенями класифікації є розділ і клас.
Середніми - група і вид.
Нижчі щаблі - різновид.
Наприклад: клас - система організаційно-розпорядчої документації
Група - розпорядча документація
Різновид - наказ, розпорядження.
Підклас - про прийом на роботу (тобто напрямок використання).
Приклад в практиці ОКУД.
Розподіл на системи і підсистеми: Документ являє собою систему - безліч закономірно пов'язаних один з одним елементів і частин як певне цілісне утворення, едінство.Елемент - гранична одиниця розподілу документа. Сукупність однорідних елементів, що виконують необхідну для існування системи функцію, називаетсяподсістемой (реквізити юридичної сили документів).
Методом класифікації називають сукупність прийомів (способів) поділу безлічі об'єктів на підмножини.
В даний час застосовують 2 основних методи класифікації: ієрархічний та Фасетноє.
Ієрархічний метод побудови - метод побудови системи з підпорядкуванням одного елемента іншому, однієї групи - другой.Іерархіческій метод дозволяє послідовно ділити певну кількість об'єктів (документів) на підмножини наприклад / документ -> видання -> неперіодичне видання -> книга.
Фасетноє метод - метод поділу на окремі незалежні одна від одної групи - фасети, але вони відносяться до одного і того ж безлічі - характеризують його боку (створення класифікаторів, кодування інформації). Даний метод пов'язаний з розробкою так званих фасет, тобто системи таблиць (списків) ознак об'єктів класифікації. У процесі створення будь-якої класифікаційної угруповання проводиться вибірка необхідних ознак фасет і їх об'єднання в певній послідовності.
Семантичні класифікації - до лассіфікаціі, построенниена інформаційної складової документа. називаються семантичними класифікаціями. При її використанні документи поділяються на класи і підкласи залежно від галузей знань, розглянутих тем, предметів, що вивчаються, досліджуваних проблем.Практіческая реалізація такої класифікації здійснюється з помощьюрубрікаторов, класифікаторів, класифікаційних таблиць. Воснове розбиття лежать основні смислові аспекти. які зазвичай описані за допомогою лексичних одиниць (ключових слів, дескрипторів).
Функціональні класифікації - широко використовуються в управлінській сфері. Функції документа обумовлені його суспільно-практичними цілями і завданнями, для яких він створений. При цьому в якості підстави для подібних класифікацій використовуються головним чином спеціальні (прикладні) функції документа. Наприклад: політичні документи (призначені для інформаційного обслуговування органів державної влади, політичних партій); управлінські документи (що забезпечують функціонування управлінських систем) і ін.
Функціональні класифікації будуються переважно на основі ієрархічного методу. Всі документи можна розділити на групи, які виступають в якості окремих систем документа, наприклад:
Управлінська документація - організаційно-правова система - розпорядча система - планова - довідково-інформаційна і т.д.
Класифікація документів за різними ознаками:
за походженням: службові (офіційні); особисті;
за місцем виникнення: внутрішні; зовнішні;
за змістом: прості (одне питання); складні (два і більше питання: протокол);
по терміновості: вельми термінові; термінові; нетермінові;
за способом документування: рукописні; графічні; створені за допомогою комп'ютерної техніки та ін .;
в залежності від ставлення до апарату управління організації: вхідні; вихідні; внутрішні. Сукупність цих документів утворюють документообіг організації;
по обмеженню доступу до інформації: обмеженого доступу, відкритого.
за термінами зберігання: документи постійного; довготривалого (понад 10 років); тимчасового (до 10 років);
За способом викладу тексту: індивідуальні - заява; трафаретні - в них є постійна і змінна інформація: анкета; типові: використовуються для документування однотипних.
За ступенем достовірності: оригінал - перший або єдиний примірник документа, який має юридичну силу. Копії - документ, повністю відтворює інформацію справжнього документа і всі його зовнішні ознаки або частину їх, що не має; дублікат - повторний примірник оригіналу документа, який має юридичну силу (свідоцтво про народження, свідоцтво про шлюб);
Залежно від сфери діяльності: управлінські; наукові; виробничі; конструкторські;
За способом передачі інформації: листи; телеграми; телефаксограмми; телетайпи;
За ступенем обов'язковості: директивні; інформаційні (службова записка).