To-do-list - ведення списку справ, які потрібно виконати протягом якогось періоду часу, наприклад, дня або тижня, є одним з найбільш дієвих засобів підвищення особистої ефективності. Однак в його використанні існують свої підводні камені. Наприклад, список справ може стати різновидом прокрастинації - витративши багато часу на виконання другорядних завдань, Ви будете відкладати і в результаті не встигнете зробити найбільш важливе. Крім того, якщо скласти занадто щільний список справ, існує величезний ризик не розрахувати час, необхідний для виконання завдань, а також обмежити свободу маневру.
Щоб уникнути подібних проблем, краще обмежити To-do-list трьома списками: «Зробити», «Контроль», «Пізніше».
У цей список повинні потрапити всі справи, які ви повинні зробити, відповідно до Ваших планів і зобов'язань, з позначкою про терміни. Наприклад, здати звіт в податкову - до кінця тижня, підготувати договір про співпрацю - завтра, зібрати медичні довідки для підготовки дитини до школи - протягом місяця і т.д.
Є багато завдань, виконання яких залежить не тільки від нас. Ми доклали зусиль для їх просування і тепер повинні чекати відповідних дій партнерів або доопрацювання проекту Вашими співробітниками. Наприклад, ми замовили виготовлення друкованої продукції, яку друкарня обіцяла виготовити через два тижні. У списку «Контроль» потрібно відзначити дату, коли варто зателефонувати друкарні і переконатися, що наше замовлення знаходиться в роботі, і ми отримаємо його своєчасно. Або, наприклад, в цей список можуть бути занесені звіти, які Ви очікуєте від співробітників за певний період часу.
Як правило, у нас є цілий список нездійснених бажань, а також справ, які «є не просять», але чекають, поки до них «дійдуть руки». Вставити розбите скло в книжковій шафі, придбати новий набір інструментів, написати рецензію на статтю, прочитати книгу для загального розвитку і т.д. Ці завдання теж важливо тримати в пам'яті. І зафіксувавши їх у списку «Пізніше», ми приступимо до їх виконання з більшою часткою ймовірності.
Щоб впорядкувати рух подій, намічене нами за допомогою даних списків, варто використовувати систему щоденних карток.
To-do-list іAnti-To-do List накаждийдень
Приготуйте з вечора невелику - приблизно 3 х 5 см - картку, на одній стороні якої напишіть список з трьох - максимум п'яти пунктів, які вам потрібно виконати на наступний день. Протягом наступного дня постарайтеся зробити задумане. При цьому на зворотному боці картці (Anti-To-do List) записуйте ті корисні справи, які Вам вдалося зробити за день. При вигляді цього списку Ви відчуєте задоволення від усвідомлення того, що день не пройшов даремно. А крім того, якщо Ви зробите ведення таких карток звичкою, через якийсь час зможете переконатися в тому, що з їх допомогою Вам вдалося набагато швидше виконати ті завдання зі списку «Зробити», які ще довго б чекали своєї черги в ньому.
Щоб це заняття стало приємним ритуалом, можна завести набір яскравих красивих карток і спеціальну зручну невелику ручку, яка завжди буде знаходитися на вашому столі, у вашій сумочці або в кишені поруч з карткою.