Товарна накладна форми ТОРГ-12
1. На паперовому носії
Товарна накладна підписується директором підприємства і його головним бухгалтером, або їх представниками. Ці ж особи можуть затвердити людей, які мають право підпису даного документа. Товарна накладна формується в двох примірниках. Перший примірник - для підприємства, яке відпускає товарно-матеріальні цінності. В даному випадку, товарна накладна є підставою для списання товару. Другий примірник - для компанії-покупця, служить для оприбуткування отриманої продукції. Товарна накладна ТОРГ-12 може бути підписана п'ятьма особами. Компанія-постачальник підписує документ в особі директора, головного бухгалтера та співробітника, відповідального за відпуск продукції. У великих компаніях часто підпис на товарною накладною ТОРГ-12 ставить один співробітник, який уповноважений відповідним документом керівника. Таким документом може бути розпорядження, наказ або довіреність, що уповноважують конкретного співробітника оформляти і підписувати даний документ. Підпис ставиться в поле «Вантаж одержав одержувач». В поле "Товар прийняв" також ставиться підпис відповідальної особи, а також дані про доручення організації, яка здійснює доставку товару. Ця довіреність повинна бути оформлена на людину, яка має матеріальну відповідальність і відповідає за доставку вантажу. Це може бути представник компанії-перевізника або представник покупця товару. При отриманні продукції керівником підприємства-покупця, графа про довіреності залишається порожньою, проставляється тільки підпис в поле "Вантаж прийняв". І приймання вантажу і його отримання можуть бути завірені одним і тим же співробітником, що має право підписувати первинні документи, а також наділеним відповідним дорученням.
2. На електронному носії.
В електронному вигляді товарна накладна ТОРГ-12 виглядає майже так само, як і її паперовий варіант. Для її заповнення черговість дій потрібна та ж. Природно, що в електронному вигляді накладна заповнюється один раз, але складається вона з двох файлів. Перший файл формується на підприємстві-постачальнику, а другий заповнюється покупцем. В електронний документообіг застосовується електронний підпис обох сторін (і покупця і продавця). Обов'язковому заповненні підлягають поля, в яких відображається інформація:
- про дозвіл на відпуск продукції;
- про виконання цієї процедури
- про отримання товару;
- відомості про головного бухгалтера і особі, яка відповідальна за отримання товару (тут необхідно вказати їх прізвище, ім'я та по батькові, а також посаду).
Поле «За дорученням №» призначене для заповнення даних про довіреності. Засвідчення документів електронним підписом регулюється Федеральним Законом "Про Електронної підпису" №63-ФЗ. Згідно цього закону, наявність електронного підпису є достатнім і необхідною умовою для правомірності даного документа.
У випадках коли застосування форми ТОРГ-12 необов'язково:
1. На паперовому носії.
Належним чином оформлена товарна накладна вручається водієві разом з пакетом документів, які він зобов'язаний передати одержувачу вантажу. Існує цілий ряд нормативних документів, які описують ситуації, коли водій не зобов'язаний брати для перевезення товарну накладну форми ТОРГ-12. це:
2. На електронному носії.
Електронна форма відправляється від постачальника до одержувача за допомогою інтернет. Водій, який забезпечує доставку вантажу отримує товарно-транспортну накладну. Вона містить інформацію про вантаж, який підлягає доставці. Є нюанси при доставці вантажу третьою особою. Згідно з чинним законодавством, поле «Продукцію прийняв» і поле «За дорученням №» повинні містити інформацію про реквізити довіреності, отриманої для виконання доставки вантажу, а також прізвище, ім'я та по батькові водія та його посаду. В такому випадку можна поступити таким чином:
а) вказати в бланку ТОРГ-12 номер і дату товарно-транспортної накладної. А в ТТН є всі необхідні відомості про доручення і дані про водія-експедитора;
б) При отриманні електронного варіанту ТОРГ-12 компанія-покупець самостійно вносить відомості про доручення і про прийняте товар, запевняючи цю інформацію своїм електронним підписом.
Внесення виправлень в товарну накладну ТОРГ-12 якщо товар повернули
1. На паперовому носії.
Методи внесення виправлень в цей документ зафіксовано в чинному законодавстві. У разі виявлення нестачі товарів, в кожному примірнику накладної проставляються прочерки, які підлягають посвідченню підписом відповідальних осіб. Крім того, вказується дата, коли був виявлений недолік, про це свідчить ст. 10 Федерального Закону "Про бухгалтерський облік". Іноді, вдаються до заповнення іншою товарною накладною заднім числом, але це не є необхідністю, оскільки згідно із законом можна вносити зміни в уже існуючий документ так, як зазначено вище.
2. На електронному носії.
Для виправлення електронних документів законодавством не встановлені жорсткі вимоги. Тому, рекомендується створювати новий документ, в якому необхідно позначити, що він є невід'ємною частиною первинного документа. На практиці цю проблему вирішують у такий спосіб: оформлення обома сторонами нової товарної накладної та її перепідписання. Це дозволяє вносити новий запис в облікові реєстри. Для того, щоб такі виправлення мали силу, необхідно прописати відповідні норми в обліковій політиці підприємства і в договорі про партнерство. при виявленні нестачі, формується акт про те, які позиції відрізняються від сформованої товарної накладної. Цей акт підлягає погодженню з іншою стороною за договором. Акти про виявлення відмінностей є законними документами для пред'явлення претензій до компанії-постачальнику.
Коли підприємства переходять на електронний обмін товарними накладними, контрагенти, попередньо погодивши всі деталі, стверджують порядок оформлення документів, коли необхідно проводити повернення. Природно, перехід до електронного обміну можливий тільки після отримання свідоцтв на електронний підпис і оформлення дозвільного документа, що дозволяє конкретному посадовцю підписувати даний документ.