Пропонуємо вашій увазі інтерв'ю з Олесею Шулакової, яка зробила свій професійний вибір і стала секретарем, навчаючись на філологічному факультеті університету. Сьогодні вона поєднує дві посади: секретаря двох керівників і завідуючої секретаріатом. Чим її привернула професія секретаря? З якими труднощами вона зіткнулася в процесі роботи?
Ваша професія - це ваш вибір. Чим вона Вас привернула і привертає до цих пір?
- Після закінчення школи я вступила на філологічний факультет (очно-заочне відділення) філії Удмуртского державного університету. Оскільки навчання в університеті була ввечері, вільний час я вирішила присвятити отримання додаткового середньо-спеціальної освіти. Я зупинила свій вибір на спеціальності "секретар-референт". Це рішення і визначило моє подальше майбутнє - під час переддипломної практики в училищі я зрозуміла, що професія секретаря мені цікава. Чому? По-перше, функції, які я виконую, дуже різноманітні. Кожен робочий день не схожий на інший.
По-друге, мені дуже подобається спілкуватися з людьми, а спілкування - це невід'ємна частина моєї роботи. Я вважаю, що професія секретаря цілком може вважатися творчої. Так, так - саме творчої.
Часто доводиться складати документ не по вже наявній заготівлі, а практично "з нуля": керівник вимовляє тільки одну-дві фрази, на підставі яких необхідно підготувати цілий документ. І я запевняю вас, що кожен секретар виконає це завдання по-своєму. Це тільки одна сторона, де проявляється творчість секретаря. А що стосується організації фуршетів, оформлення офісу - тут взагалі без творчого підходу не обійтися.
- Під час навчання в училищі мене направили на переддипломну практику на одне з найбільших підприємств в нашому місті - ВАТ "Уралоргсінтез", яке займається переробкою нафтохімічних продуктів. Спочатку я працювала в відділі кадрів, де на практиці познайомилася з оформленням документів, необхідних при вступі на роботу і звільнення. Потім я перейшла в приймальню двох перших заступників генерального директора, де успішно пройшла практику під керівництвом одного з досвідчених секретарів підприємства. Моїх теоретичних знань для роботи секретарем було недостатньо, але завдяки своєму наставнику я багато чому навчилася саме під час практики. Відразу після її закінчення мені запропонували місце секретаря в приймальні перших заступників генерального директора. Найважчим для мене на початку кар'єри було привчити відвідувачів до думки про те, що секретар - перший помічник керівника, і тому слід довіряти його компетенції в багатьох питаннях, що стосуються роботи керівника.
- В даний момент я поєдную в ВАТ "Уралоргсінтез" дві посади: секретаря двох керівників і завідуючої секретаріатом. В мої обов'язки як завідуючої секретаріатом входить контроль за роботою секретарів управління підприємства. Протягом робочого дня я намагаюся зайти в кожну прийомну або зателефонувати і поцікавитися ходом роботи. В кінці місяця перевіряю ведення документації всіма секретарями організації. Якщо у працівників секретаріату є які-небудь пропозиції по роботі нашого підрозділу, то це обговорюється всім колективом. В мої обов'язки також входить закупівля канцелярських товарів для секретаріату і керівників. І це тільки основні моменти моєї роботи.
З чого Ви почали? Що для Вас було найбільш важливим на старті кар'єри?
Як організована діловодна служба у Вашій організації?
- У структуру служби ДОУ ВАТ "Уралоргсінтез" входять:
- Канцелярія на чолі із завідуючою канцелярією, яка підпорядковується начальнику господарського відділу.
Завідуюча канцелярією здійснює доставку кореспонденції з поштового відділення (т. К. Наше підприємство знаходиться в 16 км від міста), реєструє вхідну і вихідну кореспонденцію і направляє її по підрозділах.
- Секретаріат на чолі із завідуючою секретаріатом, який підпорядковується заступнику генерального директора з управління персоналом.
Співробітники секретаріату - секретарі заступників генерального директора. Вони ведуть реєстрацію документів, які надходять до них після розгляду генеральним директором, доводять їх до своїх керівників, після чого передають безпосереднім виконавцям через канцелярію. Одна з їх головних обов'язків - контроль виконання документів.
- Референт генерального директора, який підписує договір матеріальної відповідальності і забезпечує роботу його приймальні.
- Друкарки цехів підприємства - вони підкоряються начальникам цехів, кожен з яких, в свою чергу, знаходиться в підпорядкуванні у заступників генерального директора.
В обов'язки друкарок входить отримання в канцелярії документів, спрямованих в їх структурний підрозділ, оформлення документації, виконання доручень своїх керівників.
З якими труднощами Ви зіткнулися під час роботи, як їх дозволили?
Ваші взаємини на робочому місці: начальство, колеги, як вдалося налагодити контакти? Що важливо в спілкуванні з людьми? Які якості необхідно у себе виробляти?
- Я вважаю, що найважливіше якість для секретаря - вміння знайти підхід до будь-якій людині, і тоді взаємини на роботі і ділові контакти будуть на вищому рівні.
Проте я вважаю, що секретар повинен вміти відповісти на найнесподіваніший питання, тому мені доводиться постійно займатися самоосвітою, вдаючись до допомоги професійних журналів і книг.
Які з первинних функцій залишилися за Вами зараз?
- Можна сказати, що практично всі. Справа в тому, що на нашому підприємстві завідуюча секретаріатом поєднує функції секретаря приймальної і керівника секретаріату. І коли я зайняла цю посаду, обов'язків у мене тільки додалося. В даний час в моїй компетенції знаходяться організаційні питання, що стосуються працівників секретаріату, я також займаюся підвищенням кваліфікації секретарів.
Часто доводиться вирішувати такі проблеми, як, наприклад, заміна секретаря на час відпустки або лікарняного. Тут я можу тільки похвалити своїх співробітників - вони завжди оперативно реагують в таких ситуаціях.
Чи вважаєте Ви себе людиною, що відбулася?
- Так, але зупинятися в розвитку я не збираюся. Попереду багато можливостей для самовдосконалення. Одним з плюсів нашої професії є можливість постійно пізнавати щось нове - то, що обов'язково стане в нагоді в роботі, в майбутньому житті. Досконалості немає меж!
Як Ви оцінюєте перспективи розвитку Вашого відділу, організацію документообігу в компанії?
- У перспективі хотілося б ввести на нашому підприємстві системи електронного документообігу та електронного реєстрації вхідної та вихідної документації, що значно прискорить і поліпшить роботу з документами. На жаль, на нашому підприємстві до цих пір документи реєструються в журналах для вхідної та вихідної документації.
Чи є у професії, якій Ви займаєтеся, майбутнє в XXI столітті?
- Безумовно, так! Наша професія ніколи не зникне. Зараз з'являються нові посади - наприклад, офіс-менеджер, асистент керівника, референт, особистий помічник, але всі вони, на мій погляд, містять в собі функції традиційного секретаря.
Скажіть, нинішнім секретарям - легше чи важче?
- Мені здається, важче. В даний час секретарі часто поєднують стандартні обов'язки і функції інших посад - відповідно, до них пред'являється все більше вимог.
Багато секретарі займаються веденням кадрового діловодства, закупівлею канцелярських товарів, буває, навіть видають заробітну плату співробітникам підприємства.
Доводиться весь час вчитися і вдосконалюватися. Нинішній керівник хоче бачити в своїй приймальні не простого секретаря, а професіонала, на якого він зможе покластися у складній ситуації і який компетентний у багатьох питаннях. Тому, влаштовуючись на роботу секретарем, необхідно відповідати цим вимогам.
Що Ви думаєте про кар'єру в житті жінки?
- Сьогодні жінки успішно поєднують кар'єру та сім'ю. Багато хто з них - відмінні і незамінні співробітники на роботі і в той же час - хороші господині і дружини. Сподіваюся, що я не виняток. Ваші побажання нашим читачам. Мій девіз: все, що не робиться - робиться на краще, але немає нічого неможливого! Кожній читачці бажаю мати сили і бажання для здійснення позитивних змін у своєму житті.
Штрихи до портрету
- Ділові газети, журнали - необхідність професії. На жаль, на іншу літературу просто не вистачає часу.
- Люблю фільми Стівена Спілберга і Люка Бессона. Картини цих режисерів хочеться дивитися по кілька разів, а у їх кіногероїв можна багато чому навчитися.
- Дуже люблю готувати, просто не можу без цього жити! Навіть якщо день був важкий, кухня - це те місце, де я відпочиваю після роботи. Обожнюю страви з морепродуктами.
- Особливих переваг немає, головне - щоб подобалася.
Одяг та аксесуари:
- Люблю спортивний стиль, але на роботі дотримуюся класичного стилю, намагаюся "розбавити" його різними аксесуарами.
- Відпочинок активний і обов'язково в компанії хороших друзів. Щороку, починаючи з травня і до пізньої осені, ми з друзями намагаємося відпочивати на природі, виїжджаємо на берег річки Ками.
- Коли з'являється вільний час, люблю вишивати хрестиком.
Анонси майбутніх номерів