Негативне сальдо в бухгалтерському балансі за статтею «Дебіторська заборгованість» свідчить про помилку, допущену при складанні бухгалтерської звітності.
Дебіторська заборгованість - це заборгованість покупців, замовників, позичальників, підзвітних осіб і т.д. яку організація планує отримати протягом певного періоду часу. У складі дебіторської заборгованості відображається також сума авансів, виданих постачальникам і підрядчикам.
Розрахунки організації з покупцями і постачальниками враховуються на активно-пасивних рахунках - 60, 62 і 76. Розрахунки з працівниками, які не пов'язані з виплатою заробітної плати, відображаються на рахунках 71 і 73.
Особливістю активно-пасивних рахунків бухгалтерського обліку є те, що вони можуть мати одночасно як дебетовий, так і кредитовий залишок. Тобто у фірми може бути одночасно і дебіторська, і кредиторська заборгованість, відображена на одному рахунку, наприклад, на рахунку 76.
На різних субрахунках цих рахунків відображаються виникнення і погашення дебіторської та кредиторської заборгованості. Записи по дебету активно-пасивного рахунку означають збільшення дебіторської заборгованості або зменшення кредиторської. А по кредиту - збільшення кредиторської або зменшення дебіторської заборгованості.
У бухгалтерському балансі не можна проводити залік кредиторської та дебіторської заборгованості. Дані за рахунками обліку розрахунків в балансі наводяться розгорнуто: по субрахунках з дебетових сальдо - в активі балансу (як дебіторська заборгованість), за субрахунками з кредитовим сальдо - в пасиві балансу (як кредиторська заборгованість).