А розрізняються ці документи в важливості події, з приводу якого вони видаються.
Якщо подія стосується кардинальної діяльності організації, то завжди видається наказ.
Наприклад: організації належить пройти щорічну аудиторську перевірку, то в цьому випадку видається Наказ, в якому прописуються терміни проведення аудиту, по пунктам послідовність виконуваних дій з підготовки організації до аудиту, а також призначаються відповідальні виконавці по виконанню кожного пункту. Наказ видається завжди за підписом генерального директора.
А якщо майбутня подія не сильно впливає на діяльність організації, то досить видати розпорядження.
Наприклад: в приміщенні має бути косметичний ремонт і треба тимчасово кудись переселити працівників, тоді видається розпорядження про звільнення приміщення та облаштуванні співробітників в іншому місці. Вказується термін тимчасового розміщення, а також відповідального за нове облаштування (припустимо начальник господарського відділу).
Розрізняють накази по загально-господарської діяльності організації та накази по особовому складу (кадрові). У кадровому діловодстві видають тільки накази. Реєстрація цих наказів також ведеться окремо (в різних журналах), при цьому до реєстраційного номера наказу по особовому складу прийнято додавати букву К
- наказ стосується переміщення грошей і ТМЦ, кадрових та дисциплінарних питань, більш значущий своїми наслідками. це виплати і утримання, заохочення і списання, призначення і переміщення, прийом і звільнення, покарання.
- розпорядження це все інше, по суті текучка. передати верстат в др.цех, призначити відповідального за станом засобів хім.защіти, поражотушенія і пр.адміністатівний рутинний орг.хлам
У моїй організації наказ готується щодо серйозних питань життєдіяльності організації, від прийому на роботу, до визначення цілей і завдань, заохочень і доган, рішень колегії і так далі. Для мене особисто найулюбленіші накази про відпустки, і про заохочення (найчастіше - премії). Наказ може підписувати тільки начальник або той, хто його тимчасово заміщає.
Розпорядження готується по менш значущих питань, наприклад, про проведення тематичної перевірки. На відміну від наказу, розпорядження може підписувати заступник начальника, який відповідає за певну ділянку роботи.