Умовне форматування - це автоматичне форматування осередків в залежності від значення, що міститься в них. Тепер вам не потрібно вручну «прикрашати» таблиці, щоб розставити акценти. Досить правильно налаштувати правила форматування і негайно отримати результат.
Як це працює? Коротенько це робиться так:
- Виділіть ячейкуілі масив осередків. в яких потрібно зробити умовне форматування;
- На стрічці знайдіть групу команд. Головна - Стилі - Умовне форматування. У випадаючому меню зібрані всі можливі опції форматування з умовою;
- Вибираєте потрібну правило. вводите додаткові параметри, натискаєте ОК. Ось і все, тепер виділених клітинок заданий умовний формат, і при зміні значення в ній - формат теж зміниться.
Давайте розберемо по пунктах це меню, щоб розуміти що ж можна зробити з його допомогою.
У цій групі команд містяться найбільш популярні правила, що застосовуються користувачами Microsoft Excel. Вони перевіряють значення в осередку на наступні умови:
- Більше заданого значення
- Менше заданого значення
- Між заданими значеннями
- Містить заданий текст
- Дата відповідає заданій (або проміжку)
- повторювані значення
- Інші правила - відкриє вікно «Створення правил форматування», про який я розповім трохи нижче в цій статті
Якщо в цьому списку є відповідне вам правило - клікніть по ньому, відкриється вікно параметрів, де можна задати умову для форматування і формат осередків, коли ця умова виконується.
Коли ви визначилися з умовою для форматування, вам запропонують вибрати один із стандартних стилів форматування, або створити свій власний. Щоб створити свій - виберіть в списку форматів «Призначений для користувача формат ...». Відкриється вже відоме нам вікно «Формат ячеек», в якому і задається власне оформлення.
На зображенні нижче масиву чисел задано умовне форматування «Між 50 і 70». Як бачимо, відповідні осередки виділені червоною палітрою кольорів.
При використанні цих команд, програма в своїй пам'яті (на аркуші) сортує масив і виводить за вашим бажанням:
- Перші N елементів (N - задаєте самі)
- Перші N відсотків
- Останні N елементів
- Останні N відсотків
- Значення вище середнього
- Значення нижче середнього
Меню настройки працює так само, як і в попередньому пункті. На зображенні нижче я задав форматування п'ятнадцяти відсотків найменших чисел масиву.
Гістограми - дуже зручний спосіб оцінити співвідношення даних без побудови діаграми. Осередки будуть залиті кольором в пропорції, що відповідає числу в ній. Повністю буде залита осередок з найбільшим числом, найменша заливка - в осередку з мінімальним числом. Подивіться, як це виглядає на моєму прикладі (стовпець С):
Погодьтеся, незручно порівнювати очима цифри у великій таблиці. Куди зручніше, коли прямо в таблицю вбудована гістограма.
За замовчуванням, програма пропонує 6 колірних тим із суцільною заливкою і ще шість - з градієнтної. Натиснувши кнопку «Інші правила», ви можете налаштувати свою унікальну кольорову схему.
Таке форматування дуже схоже на гістограми з попереднього пункту, але змінюється залитий сегмент осередки, а колір заливки (градієнтом від одного кольору до іншого). Ось, як це виглядає на попередньому прикладі (від червоного до синього):
Очевидно, колірні шкали краще виглядатимуть у великих масивах даних, тоді як в малих - краще гістограми.
Як і в попередньому пункті, ви можете вибрати зі стандартних наборів тим, або натиснути «Інші правила» і вибрати кольору вручну.
Ще одна схожа група форматів. Тут в осередку відображається значок, відповідний значенням в ній:
За замовчуванням програма пропонує кілька наборів значків, а більш гнучкі налаштування можна зробити, натиснувши «Інші правила».
Тут же можна налаштувати пороги зміни значків. Можна, так само, поставити галочку «Показати тільки значок», тоді в комірці взагалі не буде доступний широкому значення.
Правильно підбираючи межі перемикання значків, можна приховати зайві дані, а потрібні - відобразити у вигляді значків. Ось приклад налаштування і результату.
Дуже зручно це застосовувати при оцінці персоналу, коли значення показника не має значення, а потрібно лише розуміти - впорався людина, чи ні.
Щоб створити правило умовного форматування з найбільшим числом параметрів - використовуємо пункт «Створити правило».
Водите в це меню і виберіть тип правила:
- Форматувати все осередки на підставі їх значень. Назва пункту говорить сама за себе. Відформатовані будуть все осередки виділеного діапазону в залежності від їх значення.
У списку «Стиль формату» можна вибрати потрібний вид оформлення:
- Двоколірна шкала - задайте колір для мінімального і максимального значення, отримаєте свій унікальний формат
- Триколірна шкала - задайте вже три кольори: мінімальне значення, максимальне і проміжне
- Гістограма. Тут є безліч налаштувань, в тому числі, можна вибрати свої кольори, тип і напрямок заливки, спосіб заливки негативних чисел. Поставте галку «Показувати тільки стовпець», щоб приховати числові дані
- Набори значків - вибирайте види значків і пороги їх перемикання, відключайте значки для непотрібних даних і відображення числових даних
- Форматувати тільки перші або останні значення. Дозволяє форматувати тільки задану кількість найменших або максимальних значень в масиві
- Форматувати тільки значення, які перебувають вище, або нижче середнього. Обчислює середнє значення в виділеному масиві і форматує лише ті значення, які більше або менше середнього (на ваш вибір)
- Форматувати тільки унікальні або повторювані значення. Думаю, назва пункту чудово характеризує його функціонал
- Використовувати формулу для визначення форматується значень. Запишіть логічну формулу самі, будуть відформатовані лише ті значення, для яких результат формули - істина. У моєму прикладі відформатовані будуть лише ті осередки, для яких перше значення стовпця більше 50.
Щоб видалити умовне форматування з виділеного діапазону, або з усього листа - натисніть на стрічці Головна - Стилі - Умовне форматування - Видалити правила. і виберіть де саме потрібно видаляти
Однойменний пункт служить для управління правилами умовного форматування. Тут можна створити нове правило, змінити або видалити вже існуючі.
До речі, якщо скопіювати осередок з умовним форматуванням, воно теж буде скопіровано.Еслі видалити комірку - умовне форматування збережеться.
Ось, мабуть, і все про умовне форматуванні. Як ви помітили, правила умовного форматування істотно прискорюють візуальну оцінку і вибірку даних, є чудовою альтернативою діаграм. У своїй практиці, я застосовую умовне форматування кожен день, адже це зручно, швидко і практично. Рекомендую і вам користуватися цим функціоналом, як елементом професійної роботи з Microsoft Excel.
У наступній статті я розповім вам що таке Міні-діаграми і як вони можуть замінити графіки Ексель. До зустрічі на сторінках блогу officelegko.com!