ARUBA INSTANT WI-FI: ПРОСТІ, ПОТУЖНІ, ДОСТУПНІ
Саме тому так важливо, щоб службовці могли легко отримувати доступ до повідомлень будь-яких типів - незалежно від того, чи сидять вони в офісі перед комп'ютером або роблять дзвінок з таксофона в аеропорту. Однак управляти передачею факсів, перебуваючи в дорозі, не так просто.
Концепція ця дуже проста. Користувачі отримають доступ до електронної та голосової пошти, а також до факсів через єдиний інтерфейс. Залежно від типу обраного ними рішення нові засоби уніфікованої передачі повідомлень той чи інший спосіб можна інтегрувати і в уже існуючу систему управління повідомленнями. Цей варіант особливо хороший в тому випадку, якщо у користувачів вже є факс-сервер або сервер електронної пошти. Нові системи обробки повідомлень і стандарти Internet (особливо стандарти Voice Profile for Internet Mail і Fax Profile for Internet Mail) в поєднанні з вже використовуваними системами електронної пошти дозволять підвищити ефективність уніфікованої передачі повідомлень і зроблять такі рішення вельми привабливими для багатьох.
Я протестував дві подібні системи: доступну за передплатою Web-службу Orchestrate компанії Premier Technologies, що представляє собою систему уніфікованої передачі повідомлень на базі Internet, і серверне рішення CallXPress Version 5.2, розроблене компанією Applied Voice Technology (AVT) і допускає інтеграцію з АТС.
Системи уніфікованої передачі повідомлень спростять задачу кінцевих користувачів і дозволять швидше отримати відповідь на важливе повідомлення. Замість того щоб послідовно відтворювати кожне голосове повідомлення, можна відразу перейти до прослуховування що цікавить. Адже щоб своєчасно відповісти на терміновий запит шефа, потрібно оперативно витягти з системи потрібну інформацію. А з повідомленням з автомайстерні про хід ремонту автомобіля можна ознайомитися і пізніше, в більш спокійній обстановці.
Але навіть якщо переваги впровадження системи уніфікованої передачі повідомлень здаються вам очевидними, обгрунтувати її придбання досить складно. Найпростіше визначити економічний виграш, який вона обіцяє дати при роботі з факсами, оскільки підрахувати час, заощаджений за рахунок обробки факсів безпосередньо на настільному комп'ютері замість використання централізованого факс-апарату, не складе особливих труднощів.
Основна перевага застосування уніфікованої передачі повідомлень при роботі з факсами полягає в істотному підвищенні продуктивності. Якщо кожен з 40 користувачів 15-20 хвилин в день витрачає на «підходи» до факс-апарату, то обробка факсів на настільних комп'ютерах в масштабах організації щодня дозволить економити 13 робочих годин. Вивільнився можна використовувати для вирішення найбільш пріоритетних завдань. Деякі системні адміністратори вважають, що навіть установка одного тільки сервера факсів окупає витрати на впровадження системи уніфікованої передачі повідомлень.
Розрахунок загального збільшення продуктивності, отриманого за рахунок використання системи уніфікованої передачі повідомлень, виконати кілька складніше. Як, скажімо, визначити економічний виграш, якого вдається досягти в результаті підвищення оперативності відповіді на важливі голосові повідомлення? В одних випадках це очевидно, в інших (коли ставкою в грі є багатомільйонний контракт) все не так просто.
Великий вибір систем уніфікованої передачі повідомлень і різні умови придбання (оренди) ще більше ускладнюють оцінку їх ефективності. Загальна вартість рішення багато в чому буде залежати від конкретних умов угоди (можна, наприклад, оформити «підписку» на абонентське обслуговування або займатися експлуатацією системи самостійно).
Звичайно, при переході до системи уніфікованої передачі повідомлень Orchestrate виявляються і деякі недоліки. Зокрема, користувачі не зможуть працювати зі звичними додатками електронної пошти, а значить, їм доведеться в терміновому порядку вивчати новий інтерфейс і відмовитися від ряду функцій.
Крім того, поштовий інтерфейс Orchestrate хоча і простий в освоєнні, але вельми обмежений у функціональності. Наприклад, програма не дозволяє встановлювати фільтри і визначати правила управління повідомленнями подібно Microsoft Outlook і Lotus Notes.
Ще один недолік полягає у відсутності коштів безпосереднього контролю за службами Orchestrate. Якщо відбувається збій, користувач змушений звертатися за допомогою до співробітників третьої фірми, але в багатьох організаціях такий підхід вважається неприйнятним. Використання Internet в якості базової технології означає, що всі інформаційні потоки - навіть внутрішні - повинні проходити через Internet, але ж ці кошти в загальному випадку працюють набагато повільніше корпоративних поштових серверів.
Якщо інтерактивні служби, пропоновані різними постачальниками послуг, доступні і можуть полегшити завдання адміністраторів, то інтегровані серверні рішення (наприклад, програмне забезпечення AVT CallXPress, Octel Message Manager і Active Voice Unity) дозволяють адміністраторам корпоративних систем зберегти контроль за базами даних повідомлень і за одними каталогами . Установка серверної системи уніфікованої передачі повідомлень в загальному випадку виконується простіше. Необхідне програмне забезпечення можна встановити як на звичайні, вже працюють сервери, так і на спеціалізовані комп'ютери, оснащені цифровими сигнальними процесорами, які дозволяють перетворювати голосові повідомлення в текст, а електронні листи в голосові повідомлення.
Клієнтські системи (ті, в яких уніфікованої передачею повідомлень управляє клієнтська, а не серверна частина) мають свої переваги. По-перше, вони більш стійкі до збоїв. У разі відмови сервера електронної пошти користувач принаймні може отримати доступ до голосової пошти. По-друге, зменшується обсяг мережевого трафіку. Недолік же полягає в тому, що системним адміністраторам доводиться підтримувати відразу кілька баз даних, в яких зберігаються повідомлення, і кілька власних каталогів для кожного сервера повідомлень.
Серверні системи уніфікованої передачі повідомлень відрізняються високою вартістю і складною настроюванням конфігурації, але при цьому мають досить серйозними перевагами. Як вже зазначалося вище, системний адміністратор повністю контролює корпоративну базу даних повідомлень. Крім того, інтеграція програмних засобів CallXPress з системою електронної пошти надає можливості, недоступні при роботі зі службами третіх фірм: користувачам не потрібно вивчати новий інтерфейс, а інтерфейси електронної пошти мають функції, які не підтримуються більшістю програм третіх фірм. Наприклад, в середовищі Outlook можна визначити правило, згідно з яким будь-яке повідомлення, яке надійшло від шефа, буде мати позначку «терміново», а спеціальна програма стане пересилати такі повідомлення на пейджер користувача. Зробивши дзвінок на сервер і звернувшись до папки вхідних повідомлень, можна прослухати електронні листи, перетворені в мовну форму.
Для більшості адміністраторів питання полягає не в тому, переходити чи не переходити на технологію уніфікованих повідомлень, а в тому, коли це краще зробити і який тип програмного забезпечення слід вибрати. Комплексні рішення доступні вже сьогодні, а вибір конкретної системи, яка принесе найбільш відчутний економічний ефект, визначається тим, скільки користувачів вам потрібно підтримувати і яка інфраструктура обробки повідомлень вже є в компанії.
Незважаючи на наявні недоліки, з великим ступенем впевненості можна стверджувати, що найближчим часом системи уніфікованої передачі повідомлень, засновані на технологіях Internet - як серверні, так і надані незалежними постачальниками послуг, - отримають широке поширення.
Уніфікована передача повідомлень
Недоліки: контракт із зовнішнім постачальником послуг тягне за собою втрату контролю над базою даних, в якій зберігаються повідомлення; серверні рішення можуть виявитися надто дорогими і складними в питаннях налаштування конфігурації
Як влаштована уніфікована обробка повідомлень
Уніфіковану обробку повідомлень можна організувати двома способами - із застосуванням серверного (універсального, рис. А) або клієнтського (інтегрованого, рис. Б) підходу
A. Універсальна або заснована на серверах уніфікована обробка повідомлень. Повідомлення всіх типів зберігаються в одній базі даних, як правило, в базі повідомлень електронної пошти. У такій конфігурації голосові і факсимільні повідомлення генеруються за допомогою допоміжних серверів, але переправляються в загальну серверну базу повідомлень електронної пошти і зберігаються там