Рендольф А. Канн, Барклай Т. Блейр
Звіт про дані, отримані АссоціаціейAIIMі консалтингової компаніейKahnConsultingInc.
Дослідження в області політики і методів управління електронною поштою.
Галузевий огляд Асоціації по обробці інформації та зображень (AIIM) відображає основні тенденції в галузі, грунтуючись на даних опитування кінцевих користувачів сообществаAIIM. За час проведення опросаAIIMі консалтингової компаніейKahnConsulting, Inc. були отримані достовірні відповіді на питання, які пізніше були оброблені. Звіт про отримані дані було сформовано у вигляді пропонованого увазі дайджесту, який дає уявлення про стан справ в галузі на момент проведення дослідження. Дане дослідження і відповідний галузевий огляд представляють собою серію окремих тем. Теми досліджень досить вузькоспрямовані і кожен раз різні. У додатку до кожного з доповіддю наводяться таблиці необроблених даних.
Основні результати дослідження
Незважаючи на спам, збільшення обсягів і гостроту питань безпеки, популярність електронної пошти продовжує зростати. Всі опитані організації використовують електронну пошту в виробничих цілях, а 78% з них взагалі розглядають її як інструмент підвищення продуктивності, що дає відчутний економічний ефект.
Області використання в бізнесі. Організації активно взяли на озброєння електронну пошту для здійснення конфіденційних і особливо важливих бізнес-процесів і укладення угод. Так, наприклад, 93% респондентів за допомогою електронної пошти відповідають на запити клієнтів, 84% обговорюють стратегію бізнесу, 71% ведуть переговори щодо укладення контрактів, 69% обмінюються рахунками і платіжними документами, а 44% ведуть офіційну переписку.
Правовий вакуум. Про рганизации беруть на озброєння нові технології ведення бізнесу: електронну пошту (100%), передачу повідомлень за допомогою мобільного зв'язку (59%), бездротові КПК (81%), мережеві форуми (71%), пирингові файлообмінні мережі (51%). Але, тим не менше, більшість організацій відчувають брак в наявності чітких стратегій в галузі управління та контролю над цими технологіями. Наприклад, лише в 22% організацій є офіційно затверджена політика обміну файлами.
Нехтування питаннями збереження інформації. Незважаючи на зростання розуміння необхідності належного управління та зберігання електронних повідомлень, все ж в більшості організацій працівники ще не мають письмових інструкцій. Так, наприклад, 60% респондентів не мають офіційної політики, яка визначає порядок зберігання електронної кореспонденції. У більшості організацій співробітники не мають уявлення про те, де, як і ким забезпечується зберігання електронних повідомлень.
про дослідження
У цій роботі взяли участь понад 1000 респондентів з усіх кінців США, що представляють найрізноманітніші галузі. Респонденти виявилися досить рівномірно розподілені по основних галузях, при цьому переважно були представлені промислове виробництво і машинобудування (12%), банківська сфера, фінанси і страхування (16%), а також урядові організації та сфера комунальних послуг (24%). У дослідженні взяли участь як відносно невеликі, так і великі компанії, при цьому приблизно половина респондентів відноситься до організацій чисельністю менше 1000 працівників, а інша половина представляє компанії зі штатом понад 1000 чоловік. Пул учасників дослідження представлений досить широко і повно, щоб забезпечити статистичну значущість і корисність дослідження.
Нещодавно прийняті закони, що забезпечують використання електронних документів і цифрових підписів, наприклад, федеральний «Закон про цифровий підпис» (E-SIGNAct) або закон рівня штату «Єдиний акт про електронні транзакції» (UniformElectronicTransactionsAct), можливо, якось впливають на ситуацію. Так, наприклад, 71% організацій за допомогою електронної пошти ведуть переговори щодо укладення контрактів і угод, а 69% обмінюються рахунками, специфікаціями і платіжними документами. Практично всі респонденти (93%) використовують електронну пошту як засіб комунікації з клієнтами. Застосування електронної пошти для передачі досить значущою для організацій інформації свідчить про комфортність для них цифрового простору. І це почуття комфорту відчувають не тільки комерційні організації, але і зростаюче число регулюючих органів і державних структур. Результати дослідження показують, що 38% респондентів використовують електронну пошту для спілкування з регулюючими органами, а 44% з її допомогою ведуть офіційну переписку.
Підсумовуючи вищесказане, відзначимо, що організації дійсно регулярно використовують електронну пошту в своїй діяльності.
Результати дослідження також свідчать, що, незважаючи на те, що організації і відчувають себе все більш комфортно, здійснюючи свою діяльність в електронному просторі, багато хто з них до цих пір не прийшли до думки, що потрібно інвестувати кошти в апаратне і програмне забезпечення для підтримки відповідного управління та зберігання цифрової інформації. Наприклад, лише 35% організацій мають виділену систему резервного копіювання, спеціально призначену для збереження електронних повідомлень, ще менше (23%) використовує систему управління документами (RMS), 34% використовує систему документообігу (EDMS) і 40% - програми врядування та зберігання електронної пошти. Зрозуміло, що зберігати належним чином електронне листування та інші види цифрової інформації набагато важче, якщо не мати відповідної технологічної підтримки.
Таким же чином, незважаючи на те, що організації використовували електронну пошту для передачі важливої інформації, що включає особисті і конфіденційні відомості та комерційну таємницю, всього лише менше половини з них вклали кошти в криптографічні технології. Звідси можна припустити, що комфортне використання електронної пошти для вирішення завдань, пов'язаних з діяльністю організацій, є результатом швидше знайомства з технологією, ніж результат вкладень в забезпечення безпеки. Багато організацій вже встигли пережити крах ілюзій захищеності, коли незашифровані електронні повідомлення виявлялися в чужих руках, і комерційні секрети були розкриті, або, наприклад, була розголошена конфіденційна інформація про клієнтів.
відсутність політики
Тим не менш, незважаючи на те, що в більшості опитаних організацій співробітникам дозволяється використовувати ці технології, належний адміністративний контроль і відповідні заходи безпеки часто відсутні. Наприклад, при тому, що співробітники 59% організацій мають право використовувати в роботі системи розсилки новин, лише 17% організацій мають затверджену політику, яка регламентує використання цієї технології. Практично та ж ситуація і з бездротовими портативними пристроями типу КПК і планшетних ПК, де використання даних пристроїв допускається в 81% організацій, але лише 28% з них мають затверджену політику їх використання.
Використання таких технологій без відповідної правової бази є великою проблемою. Відсутність правил створює загрозу безпеці і породжує проблеми, пов'язані зі збереженням інформації, а також дозволяє використовувати цифрові технології з метою, відмінних від інтересів організації.
Однак складно застосувати ту ж логіку до новинних системам (використовують 59% і лише 17% мають затверджену політику) або до передачі файлів по FTP (використовують 82% і 35% мають затверджену політику), бо обидві ці технології відомі і широко використовуються вже багато років . Для багатьох організацій відповідь може бути простий (і, тим не менше, все ж потенційно небезпечний): у них ще ніколи не було проблем в цій галузі, і тому не відчувається потреба в здійсненні будь-якого контролю.
Приділяйте увагу зберіганню (Pay attention to retention)
«Кожен користувач електронної пошти багато в чому визначає це самостійно. Я це роблю в рамках свого відділу, як його керівник »- говорить респондент № 39.
«Я склав проект політик використання і зберігання електронної пошти два роки тому і до сих пір чекаю його розгляду керівництвом!» - говорить респондент № 175.
З іншого боку, незважаючи на те, що більшість організацій в силу зрослої правової значущості електронного листування (завдяки закону Сарбейнса-Окслі, судових розглядів і т.д.) все ж змінюють підхід до її управління, 60% респондентів не мають НІЯКОЇ офіційної політики в області її зберігання. А 54% організацій взагалі не пояснюють працівникам, де, як і ким має здійснюватися зберігання електронних повідомлень. Тож не дивно, що приблизно дві третини опитаних респондентів вважають, що їх організаціям не завадили б нові політики і тренінги по використанню електронної пошти і зберігання повідомлень.
І, навіть якщо організації зберігають повідомлення електронної пошти, тільки 37% з них роблять це виходячи з їх змісту. Як показують наведені вище цитати респондентів, залишилися організації використовують «збірну солянку» з різних технологій, зокрема в 31% організацій термін зберігання електронних повідомлень не визначений, 26% зберігають пошту менше 120 днів. 67% організацій встановлюють максимальний обсяг поштової скриньки, що фактично створює обмеження на терміни зберігання кореспонденції.
Перехідний період
Багато організацій переживають перехідний період в сфері управління і використання електронної пошти і подібних технологій. Закон Сарбейнса-Окслі і широко освітлені в ЗМІ серії банкрутств і посадових злочинів (наприклад, Andersen / Enron) привернули до себе увагу організацій. 40% з них вказують на це як на причину проведеної ними ревізії поточних політик (або планування це зробити) в області зберігання і управління електронною поштою. Інших (30%) зробити подібний крок змусили судові тяжби, збитки, віруси, вимушені простої системи або інший власний негативний досвід. Нарешті, 47% називають причиною необхідності перегляду методів роботи з електронною кореспонденцією її зростаючий обсяг всередині організації.
Шляхи, якими організації намагаються змінити поточний стан справ, у всіх різні. Гарна новина полягає в тому, що більшість респондентів (68%) бачать створення нових політик як найбільш важливе з можливих змін, необхідних для відповідності сучасним реаліям ділової сфери. Крім цього, більшість організацій (64%) також зробив (або планує зробити) заходи по зміцненню безпеки своїх поштових систем. Погана ж новина полягає у відсутності чіткого розуміння в організаціях, де ж знаходяться корені проблем, пов'язаних з управлінням електронною поштою. Наприклад, тоді як одні вважають за необхідне зберігати як можна більше повідомлень (25%), більше число інших (31%) певна, що чим менше зберігається електронної пошти, тим краще. А треті вважають, що кроком вперед було б зберігання пошти протягом більш тривалого терміну.
Очевидно, навчання має відігравати важливу роль під час цього перехідного періоду. Більшість респондентів упевнені, що необхідний тренінг допоможе їх організаціям, а 46% організацій в минулому році провели тренінги з питань застосування політик, що говорить про впевненість більшості (67%) в користь навчання співробітників методам використання електронної пошти і збереження повідомлень.
Незважаючи на проблеми, діловий світ дивиться на електронну пошту з позитивом
Незважаючи на деяку заклопотаність з приводу безпеки, зростаючого обсягу електронних повідомлень і спаму, переважна більшість організацій як і раніше позитивно сприймає електронну пошту. За даними опитування 74% організацій розглядають її як інструмент підвищення продуктивності, що приносить організації очевидну вигоду. Лише менше 1% респондентів бачать в електронній пошті втрату часу і вважають, що вона приносить більше шкоди, ніж користі.
І це правда, нехай навіть не дивлячись на те, що співробітники проводять значну частину свого дня в роботі з електронною поштою. 65% користувачів електронної пошти витрачають на це, щонайменше, чверть свого робочого часу, складаючи і відсилаючи листи, а також виконуючи інші операції з поштовою скринькою, а 25% присвячують цьому більше половини робочого дня. І не дивно, що на це витрачається стільки часу, бо 83% опитаних отримують як мінімум 20 повідомлень в день, а 26% - 60 і більше.
Це не говорить про те, що робота з електронною поштою не несе ніяких проблем. Користувачів електронної пошти просто «дістав» спам (а в деяких випадках і інструментами боротьби з ним), а близько 15% організацій висловили невдоволення з приводу небажаних електронних повідомлень. Один респондент зауважив: «Наш спам-фільтр заважає стільки ж, скільки і допомагає», а інший сказав, що «спам просто пожирає продуктивність».
Про Міжнародної Асоціації AIIM
# 9679; Навчання учасників ринку. Розширення міжнародного ринку ЄСМ-рішень. Надання освітніх програм та інформаційних послуг, які допомагають користувачам приймати обгрунтовані та ефективні технологічні рішення, а постачальникам - краще розуміти потреби і вимоги користувачів.
# 9679; Розвитку зв'язків. Використовуючи мережу філій, програми і ресурси Інтернету, створюються можливості для розширення всесвітньої бази користувачів, які прагнуть до впровадження ЕСМ-рішень, а також для взаємодії і спілкування між собою користувачів, постачальників і учасників продажів.
# 9679; Пропаганди рішень Асоціації. Використовуючи свої сили і стратегічні партнерства, Асоціація прагне стати всесвітнім рупором галузі управління корпоративним контентом для основних організацій по стандартизації, засобів масової інформації та державних осіб, що приймають важливі рішення. Асоціація AIIM надає масу можливостей. Пропонуємо відвідати сайт Асоціації www.aiim.org.