Багато сучасні організації вже давно перевели всі свої архіви в формат електронних баз даних. Однак поклади документів - це проблема, вирішити яку у багатьох просто не доходять руки. Але ж якщо подумати, то скільки корисної площі можна звільнити, якщо прибрати з місця роботи всі ці стелажі з документацією багаторічної давності. Та й паперовий пил не мучитиме, якщо всі ці документи кудись прибрати. Знищення покладів застарілих документів забезпечує виконання відразу кількох завдань:
- Перш за все буде вирішена задача економії простору;
- По-друге, вирішиться проблема з економією часу;
- Знищення паперової документації і переведення її в цифрові формати зробить їх використання набагато швидшим і зручнішим;
- При розборі покладів можна виявити особливо цінні і втрачені документи.
Фахівці, які здійснюють такий вид діяльності як утилізація документів, зобов'язані володіти найвищою кваліфікацією і добре знати про всі тонкощі, що стосуються бухгалтерської, архівної та юридичної сфери. Весь комплекс дій щодо списання з рахунків і знищення старої документації, у якої закінчився термін зберігання включає в себе:
- Експертиза по встановленню цінності з наукової та практичної точки зору всієї списується документації;
- Сортування документації по термінами зберігання з відділенням застарілих документів із загальної маси;
- Складання, оформлення і реєстрація документа про відділенні частини архівних документів до знищення;
- Комплектація документації, яка підлягає знищенню, в окремі зв'язки і коробки і наступний за цим вивезення документів з території тієї чи іншої організації. При цьому, як вивіз так і знищення документації обов'язково повинно проводитися в умовах суворої конфіденційності.
Ціннісна експертиза документації тієї чи іншої організації має на увазі під собою комплексний огляд всіх документів, за результатами якого визначається їх цінності та терміни їх зберігання. При визначенні останнього, враховуються такі аспекти, як специфіка діяльності підприємства і умови зберігання документів.
Утилізація документів обов'язково повинна бути регламентована спеціальним документом - актом про відділенні до знищення. Цей документ являє собою список всіх паперів, які запропоновані для знищення. Для кожного окремого документа обов'язково вказувати номери статей та законодавчих документів, які дають підставу для знищення тих чи інших паперів. Правильно утилізовані документи - це запорука інформаційної безпеки організації, чисте повітря в офісі і економія корисної площі приміщень.