Узгодження документів в електронному вигляді є однією з найбільш затребуваних функцій системи електронного документообігу. В системі ESCOM.BPM можливе проведення електронного узгодження будь-яких видів документів. Для деяких видів документів проведення узгодження вбудовано безпосередньо в процес роботи. Процеси в яких є вбудоване узгодження:
- процес "Вихідний документ" - Ініціатор створює проект документа, (це може бути лист в іншу організацію або відповідь на запит, що надійшов), і відправляє його на узгодження по заданому маршруту.
- процес "Розпорядчий документ" - Ініціатор створює проект документа (наказ, розпорядження) і відправляє його на узгодження по заданому маршруту
- процес "Договір" - Ініціатор створює проект договору і відправляє його на узгодження по заданому маршруту
- процес "Внутрішній документ" - Ініціатор створює проект документа (наприклад, службова записка) і відправляє його на узгодження по заданому маршруту
- процес "Протокол наради" - Секретар створює проект протоколу наради і і відправляє його на узгодження учасникам наради
Якщо виникає необхідність провести узгодження довільного виду документа. то для цього в ESCOM.BPM є універсальний процес. Він так і називається "Універсальний процес". Потрібно створити картку процесу, вказати в ній вид документа їх класифікатора видів документів, створити на сторінці "Узгодження" маршрут (вказати узгоджувальних і порядок узгодження), прикріпити до картки процесу файл согласуемое документа і відправити за маршрутом на узгодження.
Узгодження в універсальному процесі виконується за тими ж правилами, що і в інших процесах. Погоджують особи отримають повідомлення, зможуть створювати зауваження, створювати версії согласуемое файлу, ставити позначки Погоджено / Відхилено і т.д. В результаті електронного узгодження документ отримає статус "Документ погоджений" або "Документ відхилений". Буде сформований лист погодження та зібрані зауваження, які можна усунути, створити нову версію файлу согласуемое документа і відправити документ на повторне погодження.