Терміни зберігання документів, які пов'язані із закупівлями
Як довго необхідно зберігати документи, пов'язані з проведенням закупівель і що входить в цей список?
Всі документи, пов'язані із закупівлями організації, повинні зберігатися 5 років. За великим поставкам і найбільш важливих робіт і послуг рішеннями експертно-перевірочних комісій термін зберігання може встановлюватися постійним.
Документи щодо закритого аукціону замовник зберігає не менш 3 років
У перелік документів, які відносяться до закупівель, входять перш за все конкурсна документація, протоколи, аудіозаписи, запити цін і отримані пропозиції. До нього також відносяться сповіщення, запити роз'яснень, повідомлення, заявки, зведені заявки, технічні завдання, графіки - календарні плани. Крім того, в нього включені довіреності, інформаційні карти, а також копії контрактів про проведення відкритих конкурсів, запиту котирувань, аукціонів.
Валерія Суслікова, експерт журналу «Облік в установі»
Документи з простроченим терміном зберігання виявить експертиза їх цінності. Її проводить експертна комісія
Етап 1. Проведіть експертизу цінності документів
Членами експертної комісії можуть бути:
Головою комісії рекомендую призначити заступника керівника, який займається питаннями діловодства та архіву в установі. А його секретарем - відповідального за архів (п. 1.4 Положення № 2).
Конкретний склад експертної комісії затверджує керівник установи. Для цього видають відповідний наказ (див. Зразок).
Зазначу, що експертизу проводять по відношенню до всіх документів установи. Види носіїв і способи запису інформації значення не мають.
Зразок наказу про створення експертної комісії. Етап 2. Складіть акт про виділення до знищення документівДокументи
Форму. по якій потрібно скласти акт, ви знайдете в додатку № 21 до наказу № 526
Отже, члени експертної комісії відібрали документи на знищення. Наступний крок - підготовка спеціального акту. У ньому вкажіть, зокрема:
- заголовки справ (кожне з яких - це згруповані в папки документи, об'єднані спільними ознаками);
- період складання документів, що містяться в конкретній справі;
- кількість справ і терміни їх зберігання.
Акт підписують члени експертної комісії. Стверджує ж його керівник установи.
Зверніть увагу: документи знищують тільки по завершенні їх ревізії.
Етап 3. утилізувати документи найбільш прийнятним методом
Після затвердження акта зазначені в ньому документи можна знищити одним з двох способів.
Переконайтеся, що в акт не внесені документи, пов'язані з майбутніми або проведеними судовими розглядами і розслідуваннями
2. Звернутися до організації, яка здатна виконати утилізацію документів з необхідним рівнем безпеки. У цьому випадку передачу документів на знищення оформлюють приймально-здавальної накладної. У ній вказують дату передачі, кількість здаваних справ і вага паперової макулатури (п. 2.4.7 Правил Росархіву).
Після знищення документів оформите відповідний акт (його зразок див. Вище).
І пам'ятайте: знищення документів потрібно проводити так, щоб забезпечити конфіденційність міститься в них інформації.
Анонси майбутніх номерів