Підготовка до видачі готівки
Касир видає готівку безпосередньо одержувачу, зазначеному в РКО (розрахунково-платіжної відомості, платіжної відомості), за умови пред'явлення ним паспорта або іншого документа, що посвідчує особу. або при пред'явленні одержувачем довіреності і документа, що посвідчує особу.
Перед видачею готівки касир, отримавши РКО (розрахунково-платіжну відомість. Платіжну відомість), перевіряє наявність підписів головного бухгалтера або бухгалтера (при відсутності головного бухгалтера та бухгалтера - наявність підпису керівника) і їх відповідність наявним зразкам, (за винятком випадку ведення касових операцій і оформлення касових документів керівником зразки підписів осіб, уповноважених підписувати касові документи, не оформляються) відповідність сум готівки, проставлених цифрами, сумами, проставлені вим прописом.
При видачі готівки за видатковим касовим ордером касир перевіряє також наявність підтвердних документів, перелічених в РКО, і відповідність прізвища, імені, по батькові (за наявності) одержувача готівки, зазначених в РКО, даними висунутого одержувачем документа, що засвідчує його особу.
Оформлення видачі готівки за дорученням
Касир перевіряє відповідність прізвища, імені, по батькові (за наявності) одержувача готівки, зазначених в РКО, прізвища, імені, по батькові (за наявності) довірителя, зазначеним в дорученні, а також відповідність зазначених у довіреності та РКО прізвища, імені, по батькові (за наявності) довіреної особи і даних документа, що посвідчує його особу, даними пред'явленого довіреною особою документа.
У розрахунково-платіжної відомості (платіжної відомості) перед підписом особи, якій довірено отримання готівки, касир робить напис "за дорученням". Довіреність додається до РКО (розрахунково-платіжної відомості, платіжної відомості).
У разі видачі готівки за дорученням, оформленої на кілька виплат або на отримання готівки у різних юридичних осіб, індивідуальних підприємців, робляться її копії, які завіряються в порядку, встановленому керівником.
Завірена копія довіреності додається до РКО (розрахунково-платіжної відомості, платіжної відомості). Оригінал довіреності (при наявності) зберігається у касира і при останньої видачі готівки додається до РКО (розрахунково-платіжної відомості, платіжної відомості).
Дії касира при видачі готівки
При видачі готівки по РКО касир готує суму готівки, яка підлягає видачі, і передає РКО одержувачу готівки, який вказує одержувану суму готівки (рублів - прописом, копійок - цифрами) і підписує РКО.
Касир перераховує підготовлену до видачі суму готівки таким чином, щоб одержувач готівки міг спостерігати за його діями, і видає одержувачу готівкові гроші полістний, поштучним перерахунком в сумі, зазначеній в РКО.
Одержувач готівки перераховує під наглядом касира полистно, поштучно отримані ним готівку. Касир не приймає від одержувача готівки претензії за сумою готівки, якщо одержувач готівки грошей не перерахував під наглядом касира отримані ним готівку.
Після видачі готівки по РКО касир підписує його.
Видача готівки під звіт працівникові
Для видачі готівки на витрати, пов'язані із здійсненням діяльності юридичної особи, індивідуального підприємця РКО оформляється на підставі письмової заяви підзвітної особи, складеного в довільній формі і містить запис про суму готівки та про термін, на який видається готівка гроші, підпис керівника і дату .
Підзвітна особа зобов'язана в термін, що не перевищує 3-х робочих днів після дня закінчення терміну, на який видано готівку під звіт, або з дня виходу на роботу пред'явити головному бухгалтеру або бухгалтеру, а при їх відсутності - керівнику авансовий звіт з доданими підтверджуючими документами .
Перевірка авансового звіту головним бухгалтером або бухгалтером, а при їх відсутності - керівником, його твердження керівником і остаточний розрахунок за авансовим звітом здійснюються в термін, встановлений керівником.
Видача готівки під звіт проводиться за умови повного погашення підзвітною особою заборгованості за раніше отриманою під звіт сумі готівки.
Видача готівки уповноваженому представнику відокремленого підрозділу
Порядок видачі по РКО необхідних для здійснення касових операцій готівки уповноваженому представнику відособленого підрозділу визначається юридичною особою.
Видача заробітної плати, стипендій та інших виплат
Призначена для виплат заробітної плати, стипендій та інших виплат сума готівки встановлюється згідно розрахунково-платіжної відомості (платіжної відомості). Термін видачі готівки на ці виплати визначається керівником і вказується в розрахунково-платіжної відомості (платіжної відомості).
Тривалість терміну видачі готівки по виплатах заробітної плати, стипендій та інших виплат не може перевищувати 5 робочих днів (включаючи день отримання готівки з банківського рахунку на зазначені виплати).
Касир готує підлягає видачі суму готівки і передає розрахунково-платіжну відомість (платіжну відомість) працівникові для підписання.
Касир перераховує підготовлену до видачі суму готівки таким чином, щоб працівник міг спостерігати за діями касира, і видає йому готівку полістний, поштучним перерахунком в сумі, зазначеній в розрахунково-платіжної або платіжної відомості.
Працівник перераховує отримані ним готівку. Касир не приймає від працівника претензії за сумою готівки, якщо працівник не перерахував під наглядом касира отримані ним готівку.
В останній день видачі готівки, призначених для виплат заробітної плати, стипендій та інших виплат, касир в розрахунково-платіжної відомості (платіжної відомості) проставляє відбиток штампа або робить напис "депоновано" навпроти прізвищ працівників, яким не проведена видача готівки.
Потім підраховує і записує в підсумковому рядку суму фактично виданих готівки і суму, яка підлягає депонуванню і здачі в банк, звіряє зазначені суми з підсумковою сумою в розрахунково-платіжної відомості (платіжної відомості), проставляє свій підпис на розрахунково-платіжної відомості і передає її для підписання головному бухгалтеру або бухгалтеру (при їх відсутності - керівнику)
На фактично видані суми готівки по розрахунково-платіжної відомості (платіжної відомості) оформляється РКО.
Заповнення видаткового касового ордера.