Створення миттєвого звіту - ряд. 250-252
- Виділіть таблицю у вікні бази даних.
- У списку кнопки Новий об'єкт на панелі інструментів виберіть пункт Автоотчет.
Вибрати стиль автозвіта - стор. 252-253
- Виділіть таблицю у вікні бази даних.
- У списку кнопки Новий об'єкт виберіть пункт Звіт.
- Виберіть Автоотчет: в стовпець або Автоотчет: стрічковий і натисніть на ОК.
- Збережіть і закрийте звіт.
Використання Майстра звітів - стор. 253-257
Створення поштових наклейок - стор. 257-261
МИТТЄВИЙ ЗВІТ
Перейдемо до справи. Запустіть Access і відкрийте базу даних Моя фірма. Створіть звіт, використовуючи вказівки, наведені в рубриці Крок за Кроком.
Бачите, як просто. Автоотчет створює звіт в стовпець (див. Рис. 10.1). Це означає, що всі поля запису розташовані на сторінці в одну колонку. Звіт вийшов досить скромний, в ньому немає заголовка, дати, номерів сторінок, зате є те, що знаходиться в таблиці. Access має записи послідовно, але не розносить одну запис на кілька сторінок. Однак, якщо запис містить більше полів, ніж може поміститися на одній сторінці, вона займе кілька сторінок, і кожен запис буде починатися з нової сторінки.
Зробіть наступні кроки:
Витончені миттєві звіти
Створений нами звіт простакуватий, але ви можете створити набагато більш привабливий миттєвий звіт. Скористайтеся командою Створити, перебуваючи на вкладці Звіти у вікні бази даних (або виберіть пункт Звіт в списку кнопки Новий об'єкт на панелі інструментів), і ви побачите наступне вікно діалогу:
У вас є два варіанти на вибір: Автоотчет: в стовпець або Автоотчет: стрічковий. При виклику Автоотчет через команду Новий звіт виконується трохи більше кроків, ніж при зверненні до кнопки Новий об'єкт. Цей спосіб займе більше часу, але у нього є певні переваги. Форматування є більшу кількість елементів (див. Рис. 10.2). Ім'я таблиці використовується в якості заголовка звіту, а в нижній частині кожної сторінки виводиться дата створення звіту і номер сторінки разом із загальним числом сторінок. У звіті стрічкового типу поля розташовуються зліва направо у верхній частині сторінки, як назви стовпців. Звіт буде друкуватися в альбомної орієнтації, і Access спробує вивести максимально можливе число полів на сторінці, навіть якщо доведеться обрізати їх імена. Інші стовпці потраплять на іншу сторінку.
Мал. 10.2. Скористайтеся Автоотчет з вікна Новий звіт, щоб отримати миттєвий результат прийнятної якості
Вузлик на пам'ять
Альбомна орієнтація: друк поперек листа (уздовж більшого краю).
МАЙСТЕР ЗВІТІВ
Якщо вам потрібен більший контроль над створенням звіту і в той же час ви не хочете займатися складним конструюванням, скористайтеся Майстром звітів. Подібно Майстру форм, він дозволяє вам вибирати поля і варіанти стилю і навіть дає можливість створити звіт з полями з пов'язаних таблиць. Запустіть Майстер звітів.
Мал. 10.3. Вибір типу представлення даних в звіті по декількох таблицях
МАЙСТЕР ПОШТОВИХ НАКЛЕЙОК
У першому вікні діалогу (див. Рис. 10.5) вам потрібно вибрати тип наклейки, відповідний використовуваним вами наклейкам. Нам підходить 5096, але якщо вам потрібен інший тип, виберіть інший варіант, а також спосіб подачі паперу: На аркушах або рулонні. Задайте одиниці виміру і перейдіть, щоб вибрати відповідну форму. Натисніть на кнопку Далі.
Якщо вам не підходить жоден із зумовлених форматів, натисніть на кнопку Налаштування. На екрані з'явиться вікно діалогу, в якому ви зможете визначити свої розміри наклейок. Щоб ввести нові параметри, натисніть на кнопку Створити. З'явиться ще одне вікно, в якому ви зможете ввести опис наклейки: тип, розмір, кількість наклейок на одній сторінці, а також задати розташування наклейок на сторінці і відносно один одного.
Мал. 10.5. Виберіть зумовлений формат наклейок або задайте свій
Мал. 10.6. Розмістіть поля на прототипі наклейки
Вузлик на пам'ять
Прототип: модель, що представляє кінцевий продукт, але сама таким не є.
Натисніть на кнопку Далі. У наступному вікні діалогу ви можете вибрати одне або кілька полів для сортування. Вони не обов'язково повинні входити в наклейку. Так як ми хочемо скористатися знижками на валові поштові пересилання, двічі клацніть на полі ПочтовийІндекс, щоб додати його в список Сортування, і натисніть на кнопку Далі.
Останнє вікно діалогу запропонує вам вибрати режим відкриття наклейок. Залиште значення, встановлені за замовчуванням, щоб вивести наклейки в тому вигляді, в якому вони будуть виглядати на папері. Дайте звіту ім'я Наклейки і натисніть на кнопку Готово. Ви побачите результат (див. Рис. 10.7).
Виконайте команду Файл | Закрити і поверніться у вікно бази даних. Коли ви захочете віддрукувати наклейки, просто виберіть звіт, вставте папір в принтер і натисніть кнопку Друк.