При оформленні вантажів підприємці часто стикаються з тим, що певні види предметів реалізації відсутні в «Номенклатури продукції, товарів (послуг), що підлягають сертифікації».
Щоб уникнути суперечок необхідно оформити спеціальний документ, іменований відмовним листом про сертифікацію. Видається він органом по сертифікації на види продукції, які не можуть бути сертифіковані з тієї причини, що не включені до Номенклатури і не підлягають обов'язковій сертифікації.
Список продукції в відмовній листі може бути найрізноманітнішим, а видача цього документа проводиться в будь-якому відділенні органу сертифікації. Період, на який встановлюється термін дії листи, становить не більше 12 місяців з моменту видачі. Орган сертифікації може видавати документ на менший період, або взагалі без зазначення строку дії.
При оформленні вантажів на митниці в більшості випадків необхідно буде укласти відмовного листа, який би вказувало на те, що ввезені товари не підлягають обов'язковій сертифікації відповідно до системи ГОСТу. Документ покликаний вирішити всі розбіжності в думках перевізника і представників митниці щодо класифікації продукції.
Митний орган приймає до уваги відмовний лист, видане Всеросійським Науково-Дослідницьким Інститутом Сертифікації (ВНИИС). Як додаток до такого документа необхідно вказати:
- контракт;
- договір або інвойс, на умовах якого ввозиться продукція.
Аналогічним за своєю суттю є і відмовний лист від Росспоживнагляду, яке пояснює, що певний вид продукції не підлягає обов'язковій санітарно-епідеміологічної перевірки, а значить, висновок СЕС на неї не видається. Оформлення такого документа доцільно в спірних випадках, коли немає очевидної відповіді на питання, чи потрібно санітарно-епідеміологічний висновок на товари певного виду.