Відновлення основних засобів відбувається за допомогою їх ремонту (поточного, середнього і капітального). Поточним ремонтом прийнято вважати ремонт, здійснюваний з періодичністю менше одного року. Основна його мета - підтримання об'єкта в робочому стані. При середньому ремонті проводиться часткове розбирання ремонтується агрегату і відновлення або заміна частини деталей. Як і капітальний ремонт, він здійснюється з періодичністю більше одного року. Капітальним ремонтом обладнання і транспортних засобів вважається такий вид ремонту, при якому проводиться повне розбирання агрегату, ремонт базових та корпусних деталей і вузлів, заміна або відновлення всіх зношених деталей і вузлів на нові і більш сучасні, складання, регулювання та випробування агрегату.
Капітальний ремонт будівель і споруд - ремонт, при якому проводиться заміна зношених конструкцій або заміна їх на більш міцні й економічні, що поліпшують експлуатаційні можливості ремонтованих об'єктів.
Підставою для ремонту основних засобів служать річні плани (з поквартальною і місячної розбивкою), що складаються в грошовому вираженні і натуральних показниках (окремих видів, об'єктів) відповідно до системи планово-попереджувального ремонту, який затверджується керівником організації.
Ремонт проводиться згідно з планом, розробленим виходячи з системи планово-попереджувального ремонту і затвердженим керівником організації. Зазначена система передбачає обслуговування основних засобів, поточний, середній і капітальний ремонт. Вона розробляється на основі технічних характеристик об'єктів, умов їх експлуатації і т.п.
Ремонт основних засобів може проводитися господарським і підрядним способом.
В обох випадках на кожен ремонтується об'єкт складають відомість дефектів, у якій вказують всі необхідні реквізити, роботи, що підлягають виконанню, терміни ремонту, норми часу на роботи, кошторисну вартість ремонту в розрізі статей.
При господарському способі організація здійснює ремонт своїми силами, і всі витрати по ремонту відображаються в бухгалтерському обліку цього організації. Бухгалтерія на підставі відомості дефектів і наряд-замовлення виписує документи на отримання зі складу необхідних запасних частин і матеріалів, робочі наряди для проведення ремонту основних засобів.
У нормативних документах з бухгалтерського обліку та звітності пропонується на вибір один з декількох методів віднесення витрат з капітального ремонту на собівартість продукції, робіт, послуг.
Перший метод передбачає створення на організації ремонтно-будівельної групи, витрати якої збираються на рахунку 23 «Допоміжні виробництва», тобто Д-23 К-10, 70 і ін. Надалі їх списують на витрати виробництва або витрати на продаж - Д-20, 44 К-23. Можна відразу витрати на ремонт віднести на собівартість продукції або на витрати на продаж - Д-20, 43 К-10, 70 і ін.
Цей метод застосовується при невеликих обсягах ремонту і рівномірних витратах протягом звітного періоду.
Другий метод передбачає утворення ремонтного фонду (резерву). Він створюється щомісяця з віднесенням коштів на рахунок 96 «Резерви майбутніх витрат», субрахунок «Ремонтний фонд». Освіта резерву відбивається проводкою:
Д-т 20 «Основне виробництво», 44 «Витрати на продаж» та ін.
К-т 96 «Резерви майбутніх витрат».
Потім фактичні витрати на ремонт основних засобів списуються за рахунок створеного резерву, тобто складаються проводки:
Д-т 96 «Резерви майбутніх витрат»
К-т 10 «Матеріали», 70 «Розрахунки з персоналом з оплати праці» та ін.
В кінці року на рахунку 96 залишаються суми невикористаного резерву, які:
відносяться на доходи Д-96 К-91 (сума економії або суми, що утворилися в зв'язку з скороченням обсягу робіт);
переносяться на наступний рік, якщо ремонт не завершено.
Третій метод передбачає віднесення фактичних зроблених витрат на витрати майбутніх періодів. У цьому випадку фактичні витрати на ремонт основних засобів відображаються проводкою Д-97 К-10 і ін. Зібрані на рахунку 97 «Витрати майбутніх періодів» субрахунок «Ремонтний фонд», ці витрати в подальшому списуються на витрати виробництва або витрати на продаж рівномірно в протягом періоду ремонту, тобто Д-20, 44 К-97.
Слід мати на увазі, що на вартість зворотних матеріальних цінностей, отриманих в результаті проведення ремонту, зменшується сума витрат на капітальний ремонт що оформляється проводками:
1) Д-10, К-23 - при першому методі;
2) Д-10, К-96 - при другому методі;
3) Д-10, К-97 - при третьому методі.
При капітальному ремонті, здійснюваному підрядним способом, всі витрати по ремонту основних засобів відображаються в бухгалтерському обліку підрядника. Роботи здійснюються на підставі договору підряду. Після закінчення ремонту об'єкт приймається на підставі акта приймання-здачі відремонтованих, реконструйованих і модернізованих об'єктів (ф. № ОС-3). Акт підписується працівником структурного підрозділу організації, уповноваженого на приймання основних засобів, та представником організації, яка провадила роботи і здається в бухгалтерію організації. Потім акт підписується головним бухгалтером і затверджується керівником організації. У технічний паспорт відповідного об'єкта основних засобів вносяться необхідні зміни в характеристику об'єкта, пов'язані з виконанням видів робіт.
Акт складається у двох примірниках. Перший примірник залишається у організації, другий передають організації, що проводила ремонт, реконструкцію, модернізацію.
Закінчені капітальні роботи оплачуються підряднику з розрахунку кошторисної вартості робіт. На вартість закінчених капітальних робіт підрядники представляють організації рахунку, на підставі яких складаються проводки:
1. Д-т 20 «Основне виробництво»
Або Д-т 96 «Резерв майбутніх витрат».
Або Д-т 97 «Витрати майбутніх періодів»
К-т 60 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» - на суму прийнятих ремонтних робіт.
2. Д-т 19 «ПДВ по придбаних цінностях"
К-т 60 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» - по прийнятим ремонтним роботам.
3. Д-т 60 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками»
К-т 51 «Розрахунковий рахунок» - при оплаті рахунків підрядників.