Крім структури ще однією важливою складовою грамотного ділового листа є його акуратне оформлення. Які реквізити повинно мати діловий лист? Перелік їх виглядає наступним чином:
5. Заголовок (відповідає на питання про що лист?
7. Відмітка про наявність додатків
9. Відмітка про виконавця.
Реєстраційний номер листа, що включає в себе дату підписання листа керівником, необхідний для Вашої ж зручності. Наприклад, Ви вирішили відправити лист в іншу організацію і не присвоїли йому дату і номер. А якщо ця компанія отримує кілька тисяч листів в день, як Ви будете відслідковувати долю свого послання? Зазвичай шукають за датою та номером. Особливо це актуально для державних установ. Лист-відповідь крім власного вихідного номера має також містити інформацію про номер вхідного листа, відповіддю на яке воно є. Реєстраційний номер ставиться у верхньому лівому куті листа. Природно, що в будь-якій організації вхідні та вихідні листи повинні акуратно реєструватися.
Інформація про виконавця пишеться в самому кінці листа після підпису. Кегль його шрифту повинен бути на одну або дві одиниці менше шрифту основного тексту листа.
Для того щоб ви ще раз візуально представили всі обов'язкові структурні складові ділового листа, ми склали для вас наступну схему:
Про зміну проекту
Шановний Сергію Вікторовичу!
Відповідно до нашої домовленості повідомляємо, що ВАТ «Допомога» виконує проектування, планування, монтаж і пуск в експлуатацію 2-3-поверхових комплектувальних конвеєрних установок з комп'ютерним управлінням і ваговим контролем для обладнання складів.
Додаток: проект договору на 6 л. в 2-х прим.
Генеральний директор Підпис В.П. Василевський
Ось короткі пояснення до цієї схеми.
I. Зліва розміщується кутовий штамп із зазначенням найменування організації, її поштових та інших реквізитів.
III. Вказується реєстраційний номер і дата реєстрації листа як вихідного документа. Якщо службовий лист є листом-відповіддю, то тут же вказується, на який документ відповідає даний лист.
IV. Нижче кутового штампу розміщується заголовок до тексту документа.
V. Особливості оформлення тексту листа
· Текст листа, як правило, складається з двох частин. У першій частині викладається причина, підстава або обґрунтування складання листа, наводяться посилання на документи, що є підставою підготовки листа. У другій частині, що починається з абзацу, поміщаються висновки, пропозиції, прохання, рішення і т. Д.
· Якщо лист оформлено на бланку посадової особи, то його текст викладається від 1-го особи однини: «прошу. »,« Направляю .. ». В інших випадках текст листа викладається від 3-ї особи однини. Наприклад: «Міністерство вважає. »,« Державний комітет розглянув. ».
VI.Еслі до листа передбачено додаток, то воно вказується нижче основного тексту. Якщо додатків кілька, то дається скорочене найменування кожного документа додатки з позначенням кількості примірників і аркушів.
VII. Ця область оформляється звичайним чином: вказується посада та прізвище особи, яка підписала документ.