Основи складання та оформлення ділових паперів
Офіційно-діловий стиль - один з книжкових стилів сучасної російської літературної мови, що сформувався як засіб обслуговування офіційних сфер спілкування: законодавчої, дипломатичної, службової. Функціональна природа офіційно-ділового стилю визначає наступні його особливості:
використання специфічної лексики,
повторюваність мовних засобів на певних ділянках типових текстів,
мінімальна емоційна забарвленість тексту.
Мета ділової папери - правильно і однозначно передати інформацію. Тому при складанні офіційного паперу важливо знання і врахування особливостей мови і стилю сучасної кореспонденції, а також дотримання пропонованих оформлювальних вимог. Невиконання цих умов ускладнює роботу з документами, позбавляє їх юридичної та практичної значущості.
Особливості форми і змісту документа
Існує два типи документів:
- службова документація- документи, що регламентують діяльність установ і їх працівників, органів управління і громадян, їм підвладних;
- офіційно-ділове листування - документи, що фіксують відносини між різними установами та їх працівниками, пов'язаними ділової та комерційної діяльністю.
В рамках службової документації виділяють групи жанрів, що об'єднуються за низкою ознак - функціональному, змістовному, тимчасового (за термінами виконання):
- особисті документи (автобіографія, анкета, резюме, заява, доручення та ін.);
- розпорядчі документи (постанова, наказ, розпорядження та ін.);
- адміністративно-організаційні (договір, контракт, звіт, статут та ін.);
- інформаційно-довідкові (акт, виписка, доповідна записка, довідка та інше.).
Жанри канцелярско-ділового подстиля різноманітні, їх вивчення становить предмет особливої професійної галузі знання - діловодства. якому навчаються в спеціальних навчальних закладах.
Текст будь-якого документа повинен відповідати наступним вимогам:
ясність і зрозумілість,
Ясність і зрозумілість письма забезпечується однозначним тлумаченням слів і виразів, правильною розстановкою розділових знаків, раціональним побудовою пропозицій, якщо необхідно -абзацним членуванням тексту. Використання архаїзмів, діалектизмів, неологізмів, вживання слів у невластивих значеннях небажано, так як ускладнює розуміння тексту.
Стислість (лаконічність) передбачає виключення зі змісту листа всіх другорядних деталей, повторів і довгих мовних зворотів. Разом з тим не можна ігнорувати основні факти, що стосуються справи, як і всі ті вирази і звороти, які підкреслюють люб'язність, сердечність і добру волю пише.
Грамотність, правильність - відповідність мови літературним нормам - є обов'язковою вимогою до документів. Ділова папір повинна бути бездоганною з точки зору мови, з цією метою увага звертається на наступні аспекти:
1) правильна побудова пропозицій відповідно до норм мови;
2) дотримання орфографічних норм;
3) дотримання пунктуаційних норм;
4) написання чисел (числа до десяти пишуться словами, числа понад десяти - цифрами).
Зазначені змістовні особливості характерні для будь-якої ділової папери, але без дотримання оформлювальних вимог папір не може мати юридичної та практичної значущості. Саме тому важливим є знання і врахування при складанні ділової папери ряду оформлювальних правил.
Обсяг тексту повинен бути не більше однієї сторінки (бажано).
Виконання тексту: друкувати на машинці або принтері чітким шрифтом чорного кольору, без підчисток та виправлень.
Рекомендований стандарт формуляра-зразка: зліва - 35 мм, зверху - 20 мм, праворуч - 8 мм, знизу для формату А4 - 19 мм, для А5 - 16 мм.
Інтервали: на папері формату А4 текст зазвичай друкують через 1,5 інтервали, А5 - через 1-1,5 інтервалу; для типографського способу видання - через 2 інтервали. Реквізити, крім тексту, що складаються з декількох рядків, друкують через 1 інтервал. Між реквізитами рекомендується пробіл в 2-4 інтервалу. Якщо лист короткий, між словами робляться пропуски в кілька інтервалів.
Абзацний членування тексту: абзаци друкуються або з нового рядка (починаючи з шостого знака), або відразу від лівого краю сторінки. В останньому випадку абзаци відокремлюються одна від одної пропуском в 1 інтервал.
Документ пишеться відповідно до формуляром - жанрової моделлю тексту з незмінною композицією, що включає в себе в якості складових елементів тематичні блоки -реквізити. Реквізити - обов'язкові ознаки, встановлені законом або розпорядчими положеннями для окремих видів документів.
Слід використовувати етикетні формули вітання-звернення і прощання (Шановний, вельмишановний, з повагою, дякуємо вам, будемо вдячні тощо.).
службова документація
Зверніть увагу на наступні особливості складання заяв.
5. Оформлення найменування допускається в 2-х варіантах:
найменування пишеться з маленької літери і після нього ставиться крапка, якщо при прізвища заявника немає приводу ВІД (див. зразок 1),
найменування пишеться з великої літери і крапка не ставиться, якщо при прізвища заявника є привід ВІД (див. зразок 2).
6. Текст заяви пишеться з нового рядка і завжди починається зі слова "Прошу".
7. Дата і підпис зазвичай знаходяться на одному рядку. Дата ставиться ближче до лівого полю аркуша (назва місяця краще писати словом), підпис ставиться ближче до правого поля аркуша.
8. У деяких випадках (наприклад, при вступі до інституту) використовуються готові бланки заяв, в яких передбачаються більш докладні дані про заявника.
Об'яснітельнаязапіска - документ, що пояснює будь-яку дію, факт, подія. Пояснювальна записка представляється вищій посадовій особі.
Зверніть увагу на наступні особливості складання пояснювальній:
3. Оформлення найменування ділової папери допускається в двох варіантах:
найменування пишеться з маленької літери і після нього ставиться крапка, якщо при прізвища заявника немає приводу ВІД;
найменування пишеться з великої літери і крапка не ставиться, якщо при прізвища заявника є привід ВІД.
4. Короткий текст-виклад події і його аргументація (з метою дотримання стислості зазвичай використовуються отименние приводи в зв'язку + з чим. Через + чого).
Структура пояснювальної записки:
Прізвище, ініціали, посада працівника, що пише пояснювальну записку.
Заголовна частина (найменування документа пишеться в середині листа з великої літери).
Текст пояснювальної записки.
Опис документів, що додаються.
Підпис (внизу праворуч).
Дата складання документа (нижче підпису і зліва, число і рік пишуться цифрами, а місяць - словами).
11.03.60 р.н, Москва
одружений, маю доньку.
127322, г. Москва, ул. Лєскова, б.7, кв.11.
Тел: 2103318 (р.) 9727611 (д.)
Отримання посади начальника відділу інформаційного забезпечення
1977-1982 - Московський інститут сталі і сплавів за фахом «Електронні обчислювальні машини» з присвоєнням кваліфікації інженер - системотехнік.
1967-1977 - середня школа № 27 (м.Москва). Після закінчення школи отримав свідоцтво про присвоєння кваліфікації Програміст.
З 1980 - 1982 г. - старший технік в Московському статистичному управлінні (розробляв алгоритми АРМ).
Володію англійською мовою. На вимогу можу надати необхідні рекомендації.
Службовою запискою називається письмове повідомлення з будь-якого питання керівництву установи або вищестоящому органу з висновками і пропозиціями. Мета службової записки - спонукати керівника прийняти певне рішення. Текст службової записки складається з констатуючої (описової) частини, в якій описуються факти події, що послужили причиною для її складання, висновки і пропозиції.
Службові записки можуть бути внутрішні та зовнішні. Зовнішні оформляються на загальному бланку установи і підписуються керівником. Внутрішні - підписуються укладачем, оформляються на простому аркуші паперу.
Реквізити службової записки:
Відомості про розробника;
Міністерство освіти і науки Російської Федерації
Федеральне державне автономне освітня установа
вищої професійної освіти
«Уральський федеральний університет імені першого Президента Росії Б. М. Єльцина »
Інститут фундаментальної освіти
про розширення представленості інфо на порталі УрФУ
Призначити відповідальних за надання інформації про структурні підрозділи, їх керівників, напрями діяльності інфо (додаток 1).
Керівником проекту призначити першого заступника директора інфо А.П. Багирову, відповідальним підрозділом - відділ довузівської підготовки (начальник відділу - Л.В. Чернавського, тел. 8-908-918-01-45).
Відповідальним за технічне виконання призначити ст. преп. кафедри інформаційних систем і технологій Д.Б. Шадріна.
Відповідальним за художнє оформлення проекту призначити ст. преп. кафедри культурології та дизайну А.Е. Якубовського.
Контроль виконання розпорядження залишаю за собою.
Директор інфо О.В. мисливців
Протоколом називається запис ходу обговорення різних питань і прийнятих рішень на засіданнях, нарадах, зборах і т.п. Протоколи ведуть або люди, що працюють на посаді секретаря, чи обрані на засіданні (зборах) секретарі.
Протокол ведеться під час засідання, нумерується в межах календарного року, починаючи з 1 номера.
Найменування виду документа (протокол);
ПІБ голови та секретаря;
Список або число присутніх;
Звіт - документ, який містить відомості про підготовку, проведення і підсумки виконання планів, завдань, відряджень та інших заходів, що надається вищестоящому установі або посадовій особі.
Зверніть увагу на наступні особливості складання звіту по практиці.
А) Звіт складається на місці проходження практики; підписується студентом-практикантом, керівником від підприємства, керівником від кафедри і завіряється печаткою підприємства.
Б) Звіт оформляється чітким розбірливим почерком (при наявності технічної можливості - за допомогою комп'ютера) на зброшурованих аркушах формату А4 і ілюструється кресленнями, ескізами, схемами, фотографіями, які доповнюють і пояснюють текст.
А) Введення (коротка характеристика змісту практики та індивідуального завдання керівника практики від кафедри).
Б) Основна частина (розгляд питань програми практики з доданням необхідних креслень, ескізів, схем, фотографій і т. П.).
В) Результати виконання індивідуального завдання (розділ може займати до 50% обсягу звіту по практиці).
Д) Висновок (підведення підсумків практики, висновки про результати проходження практики, рекомендації щодо поліпшення роботи підприємства, зауваження по організації практики).
Е) Список використаних джерел (інструкції, звіти, л