1.Немного з історії.
2.Можливість секретаря-референта.
2.1.Основние функції секретаря.
2.2.Современние вимоги.
2.3.Классіфікація секретарів.
2.4.Обязанності.
3.Вивод.
1. Трохи з історії.
Секретарі з'явилися в Стародавньому Римі як охоронці чужих секретів. Потім з секретарів виділилися нотаріуси.
А самі секретарі з довірених осіб королів, царів, герцогів і перів поступово перетворилися в діловодів. Традиційно в ролі секретарів виступали чоловіки. І тільки в кінці 18 століття з'явилися жінки-секретарі.
2. Можливості секретаря-референта.
секретаря здійснюється зв'язок керівника з підлеглими і зовнішнім світом. Здатність орієнтуватися в складному різноманітному потоку інформації, правильно, чітко і оперативно класифікувати її часто визначає оперативність роботи відділів і навіть всієї установи.
2.1. Основні функції секретаря.
Важливу роль відіграє професійна базова підготовка, що включає як високий рівень загальної освіти, так і специфічні знання, які можуть бути визначені відповідно до основних функцій секретаря:
Є кілька позицій, які займають секретарі:
Якщо людина володіє іноземною мовою, йому передбачена посада OFFICE MENEGER, який займається організацією офісу.
Сама ж висока посада -PERSONAL SEKRETARY - помічник генерального директора або президента. У цьому випадку дівчина працює тільки на одного шефа, відповідає на кореспонденцію як на російській, так і на англійських мовах, супроводить директора у відрядження. Тут велика увага приділяється зовнішнім даним, акуратності, організованості, старанності. Такий секретар повинен бути не тільки виконавцем, але і ініціатором. Знати, що відповісти, як зорієнтуватися в будь-якій ситуації. Але і це не межа. Можна вирости з секретаря в менеджери ...
Специфіка і складність роботи секретаря пов'язана з тим, що вона завжди на виду, в центрі спілкування з керівництвом, колегами, клієнтами. Він як би безліччю ниточок зв'язує різні підрозділи фірми, знаходиться в центрі внутрішніх проблем і її зовнішніх контактів. Тому роль секретаря в ритмічному ефективному функціонуванні фірми, в створенні психологічного клімату в колективі надзвичайно важлива і не замінима.
Без особливого роду знань, умінь і навичок секретареві не справиться зі своїми обов'язками. А в обов'язки входить:
Крім роботи з документами в обов'язку секретаря включаються функції по бездокументарному обслуговування. Зокрема:
Перераховані службові обов'язки можуть бути обмежені і доповнені іншими. Але і приведений перелік дає уявлення про специфіку секретарської роботи, в зв'язку з чим доречно розглянути головні аспекти професійної діяльності і культури праці секретаря.
Особливістю роботи також є постійна нестача часу, робота в умовах стресу. У цьому випадку виручає уміння слухати, правильно розуміти, запам'ятовувати завдання. Оцінювати і ухвалювати швидкі і правильні рішення.
Пам'ятайте: ваші помилки - це помилки тієї посадової особи, в структурному підрозділі якого ви працюєте.
Приступаючи до роботи, дайте собі відповідь на наступні питання: Що потрібно зробити? Як? Коли? Який очікуваний результат?
Небагато роздуму, трішки здорового глузду, оперативності - і все готово. Якщо ви цілеспрямована і організована, ділова, доброзичлива в спілкуванні з оточуючими і приваблива, то професія секретар чекає вас.