Як правильно проставити штамп «оплачено» на прибутковому касовому ордері? Чи достатньо звичного всім штампа «сплачено» або на ньому повинні бути вказані якісь реквізити? Чи потрібно додатково ставити круглу печатку організації на квитанції до прибуткового ордера, як ми робили це раніше?
Для відповіді на питання були використані наступні документи та нормативно-правові акти:
Незважаючи на те, що затверджена уніфікована форма КО-1 необов'язкова, застосування прибуткових касових ордерів обов'язково при оформленні прийому готівкових грошових коштів організацією або індивідуальним підприємцем від контрагентів - суб'єктів підприємницької діяльності, населення, співробітників. Якщо прийом готівки здійснюється за допомогою контрольно-касової машини, то прибутковий касовий ордер оформляється на загальну суму грошей, прийняту з використанням контрольно-касової машини на підставі контрольної стрічки.
Прибутковий касовий ордер виписується відповідальною особою. В організаціях з досить великим штатом передбачається, що цим займається співробітник бухгалтерії. Прибутковий касовий ордер повинен бути підписаний головним бухгалтером (бухгалтером), при їх відсутності - керівником організації. Особа, яка вносить грошові кошти, передає прибутковий касовий ордер і вносяться грошові кошти касиру. Касир зобов'язаний перевірити наявність необхідних підписів на прибутковому касовому ордері, а також відповідність вноситься грошової суми сумі, зазначеній в прибутковому касовому ордері, організувавши перерахунок внесених грошей таким чином, щоб особа, що вносить кошти, могло спостерігати за перерахунком, оглядаючи дії касира.
Якщо вищевказані дії не виявили будь-яких невідповідностей, касир зобов'язаний розписатися в передбачених формою (затвердженої керівником організації або індивідуальним підприємцем) прибуткового касового ордера і проставити відбиток штампа, який підтверджує проведення касової операції.
Будь-які обов'язкові вимоги до штампу на прибутковому касовому ордері законодавчо не встановлені, передбачено лише наявність відбитка штампа на прибутковому касовому ордері, нічого більше.
Так як відбиток штампа на прибутковому касовому ордері є необхідним елементом прибуткового касового ордера, відсутність штампу на ордері в ряді випадків може привести до неможливості використовувати квитанцію до прибуткового касового ордеру. Необхідно розуміти, що проставлення штампа на прибутковому касовому ордері відбувається в першу чергу в інтересах особи, яка вносить грошові кошти. Наприклад, контрагент з неправильно оформленими підтвердженням внесення готівкових грошових коштів, швидше за все, не зможе одержати відрахування по ПДВ. Якщо виникне суперечка, то суд може не прийняти як доказ внесення грошової суми квитанцію до прибуткового касового ордеру без штампа організації.
Інша сторона медалі - це те, що штамп може послужити знаряддям захисту організації від фальсифікації доказів внесення грошових коштів недобросовісними партнерами. В даний час можна виготовити штампи різних ступенів захисту. Використання штампа, захищеного належним чином і що знаходиться під належним контролем, дозволить убезпечити організацію від появи квитанцій, що підтверджують отримання грошових коштів, які організацією насправді не отримані. У замовленому штампі можна вказати будь-які реквізити, які організація вважатиме за потрібне вказувати.
Хочете отримати юридичну консультацію по Вашому питанню? Зателефонуйте мені зараз!