Оксана Олексіївна Клименко - провідний тренер-консультант з проектного менеджменту, керівник напряму «Управління проектами» компанії «Just Consulting» (м.Москва)
У великих містах таке явище, як пробки на дорогах, стали для нас явищем звичним, і одночасно проблемою, так як ми змушені втрачати майже цілий день, щоб витратити час на дорогу до головного офісу, бути присутнім там на зборах або планерці і повернутися назад.
Багато компаній сьогодні переходять на нову форму проведення нарад, а саме - віртуальну. При наявності виділеної лінії Інтернет технологія скайп (www.skype.com) дозволяє проводити он-лайн наради і зборів за участю співробітників, що перебувають практично в будь-якій точці світу. Досить об'єднати учасників у відповідні групи, організувати процес, призначити час для проведення нарад - і Ви отримуєте можливість значно економити час і кошти, вирішувати оперативно поточні питання, заслуховувати звіти і обговорювати плани на майбутнє. А якщо компанія міжнародна, і її відділення розташовані в різних країнах, такі збори просто необхідність.
У чому ж схожість і відмінність «традиційних» і «віртуальних» нарад? Як правильно проводити віртуальні наради з максимальною користю?
Разом з тим є кілька відмінних рис у проведенні традиційних і віртуальних нарад (як показано в таблиці нижче) в плані процесу комунікації, технічних засобів, приміщення.
Випадок з практики
В одній спільно російсько - іноземної компанії вирішили проводити щотижня скайп - наради за участю співробітників - представників двох країн, для обговорення оперативних питань і прийняття управлінських рішень.
З чим ми зіткнулися на початковому етапі?
Не було єдиної порядку денного, і кожен говорив про своє, про «наболіле».
Чи не був виділений людина, який би вів збори, тому всі намагалися висловити свою думку, перебивали один одного.
В процесі двоє або більше осіб починали говорити одночасно, а розмова по Інтернету має таку особливість: поки один говорить, потрібен час (в межах секунд) на те, щоб дослухати. І тільки після цього можна говорити з наступних підстав.
Серед учасників були люди, які не знали англійської, і те, що говорили іноземці, їм було не зрозуміло. Ті ж, хто говорив на обох мовах, перекладати не встигали.
Чи не фіксували те, про що вдалося домовитися, тобто підсумки наради.
Те, про що домовилися, не виконувалося і залишалося просто «на словах».
На наступній нараді все повторювалося - поверталися до того, що не зроблено, плюс нашаровувалися нові оперативні завдання.
Керівництво така ситуація не влаштовувала і тоді було вирішено, що нам необхідно ввести правила організації і проведення віртуальних нарад.
Ось нехитрі правила і рекомендації, як це може бути в житті і значно допоможе зробити ваші наради більш продуктивними, конструктивними і ефективними. І, найголовніше, дозволять швидко втілювати в життя рішення, прийняті під час їх проведення.
Що потрібно підготувати для організації віртуальних нарад?
1. Методологія: розробити Регламент проведення нарад і прийняття рішень
2. Персонал: визначити наступні ролі:
- відповідальний за підготовку, організатор і ведучий наради;
- перекладач (якщо компанія має іноземних партнерів і / або є міжнародною, і наради проводяться за участю представників компанії різних країн);
- ключові доповідачі (перед кожним нарадою);
- у кого повноваження прийняття рішень щодо спірних питань.
3. Документальне забезпечення: організувати документообіг (підготувати шаблони документів, відповідальних за їх підготовку, порядок роботи з документами):
- сформувати типову Порядок наради (шаблон) з переліком питань
- сформувати типовий Протокол наради (шаблон) з переліком прийнятих рішень
- сформувати типовий проект рішень (шаблон).
4. Проведення наради: розробити чіткі правила і забезпечити їх дотримання.
Правила проведення віртуальних нарад (приклад)
- Запрошення на нараду надсилається всім учасникам, відповідь про прийняття / відхилення запрошення висилається організатору через Outlook
- Всі учасники зобов'язані починати вчасно. Підключення до Інтернету, налаштування і тестові дзвінки здійснюються учасниками заздалегідь ДО початку наради.
- Під час наради строго дотримуватися Порядку.
- Будьте професійні, ввічливі, слухайте, не перебиваючи.
- Організатор наради (meeting organizer) відповідає за дотримання часових рамок і регламенту, і тільки він має право перебити і зупинити учасника, щоб передати слово наступному.
- Для кожного наради організатор наради готує Порядок, Протокол і забезпечує розсилку всім учасникам.
- Після отримання Протоколу всі учасники зобов'язані погодити: прийняти або внести свої пропозиції, доповнення та зауваження і вислати організатору, після чого організатор зобов'язаний вислати узгоджений Протокол учасникам для виконання.
- Рішення узгодженого Протоколу є обов'язковими до виконання всіма учасниками наради.
Успішних Вам нарад, ефективних прийнять рішень і удачі і процвітання бізнесу!