Витрати з підтримки основних засобів у справному стані в бухгалтерському обліку відносяться до витрат по звичайних видах діяльності (п. П. 6, 7 ПБУ 10/99). Відновлення автомобіля може здійснюватися за допомогою ремонту, модернізації та реконструкції (п. 26 ПБУ 6/01 "Облік основних засобів").
Відображаються такі витрати в тому звітному періоді, до якого вони належать. При цьому якщо в результаті модернізації і реконструкції поліпшуються (підвищуються) спочатку прийняті нормативні показники функціонування (строк корисного використання, потужність, і ін.), То такі витрати відповідно до п. 27 ПБО 6/01 "Облік основних засобів" збільшують первісну вартість транспортного засобу.
У податковому обліку витрати на ремонт автомобіля розглядаються як інші витрати і визнаються для цілей оподаткування в розмірі фактичних витрат у тому звітному (податковому) періоді, в якому вони здійснені (п. 1 статті 260 НК).
Витрати на добудову, дообладнання, реконструкцію, модернізацію, технічне переозброєння в податковому обліку в силу п. 2 статті 257 НК змінюють первісну вартість автотранспортного засобу.
До робіт з добудови, дообладнання, модернізації Податковий кодекс відносить роботи, викликані зміною технологічного або службового призначення об'єкта основних засобів, підвищеними навантаженнями і (або) іншими новими якостями.
До реконструкції - перебудову об'єкта, пов'язане з удосконаленням виробництва і підвищенням його техніко-економічних показників і здійснюване з метою збільшення виробничих потужностей, поліпшення якості та зміни номенклатури продукції.
До технічного переозброєння відноситься комплекс заходів щодо підвищення техніко-економічних показників основних засобів або їх окремих частин на основі впровадження передової техніки і технології, механізації та автоматизації виробництва, модернізації та заміни морально застарілого і фізично зношеного устаткування новим, більш продуктивним.
У зв'язку з тим що визначення "ремонту" немає ні в ПБО 6/01, ні в Податковому кодексі, а роботи з капітального ремонту схожі з роботами по, наприклад, реконструкції, контролюючі органи часто кваліфікують відновлювальні роботи в "свою користь".
В одній із справ суд вказав, що заміна кабіни на автомобілі не є добудовою, дообладнанням, реконструкцією, модернізацією, технічним переозброєнням в понятті п. 2 статті 257 НК, оскільки не змінює технологічного або службового призначення автомобіля і не наділяє автомобіль іншими новими якостями. Крім того, кабіна не може бути об'єктом основних засобів в бухгалтерському обліку, оскільки не відповідає вимогам п. 4 ПБУ 6/01 "Облік основних засобів", тобто не може самостійно використовуватися у виробництві продукції при виконанні робіт чи наданні послуг або для управлінських потреб організації. Виходячи з цього, арбітри зробили висновок, що спірна кабіна зі спальником була придбана з метою капітального ремонту автомобіля. Мета капітального ремонту - відновити втрачені первинні технічні характеристики автомобіля.
Такі ж висновки роблять арбітри і щодо заміни двигуна: заміна несправного двигуна на придатний для експлуатації, якщо метою заміни є відновлення справності виробу, відноситься до робіт з ремонту. Часто в даному виді ремонту спірним моментом є характеристики двигуна. В одній із справ потужність нового двигуна перевищувала потужність що стало непридатним вдвічі. Висновок контролюючих органів передбачуваний - проведена модернізація, технічне переозброєння об'єкта основних засобів, а не ремонт. Арбітри вказали, що головним при розмежуванні ремонту і модернізації є не характер зміни експлуатаційних характеристик, а факт збереження працездатності об'єкта, що не змінив виконання своїх функцій в цілому. Оскільки вироблені роботи відносяться до робіт із заміни зношених елементів, конструкцій на більш економічні і міцні, вони є ремонтом, а не модернізацією і технічним переозброєнням.
Далі на її підставі складається кошторис витрат на ремонт автомобіля, після чого на підставі наказу керівника підприємства автомобіль направляється в ремонт. Якщо у підприємства є структурний підрозділ, що займається ремонтом автотранспортних засобів, передачу оформляють накладної на внутрішнє переміщення об'єктів основних засобів (форма № ОЗ-2). Виписується вона в трьох примірниках: один передається в бухгалтерію, другий - залишається у особи, відповідальної за збереження автомобіля (наприклад, водій), третій - передається в ремонтне підрозділ. Всі відомості про ремонт, в тому числі і про переміщення автомобіля, вносяться в інвентарну картку (книгу).
Таким чином, щодо питання розмежування ремонту і модернізації головним є не характер зміни експлуатаційних характеристик, а факт збереження працездатності об'єкта, що не змінив виконання своїх функцій в цілому.