Видані під звіт суми співробітник повинен своєчасно повернути роботодавцю. Але що, якщо працівник цього не зробив? Як відобразити цей факт в бухгалтерському обліку? Як виявилося, такі суми можна навіть списати за терміном позовної давності.
Напис керівника містить нову інформацію для працівника - про термін, в який невитрачені гроші підлягають поверненню. А значить, працівник повинен підтвердити (в письмовій формі), що це розпорядження до нього доведено. Наприклад, виконавши на заяві власноручний напис: «З терміном повернення залишку ознайомлений і згоден (підпис, дата)». Вважаємо, що без подібного застереження гроші видачу під звіт не підлягають.
Таким чином, невитрачені кошти працівник зобов'язаний повернути в термін, зазначений в заяві. Після чого на оформлення авансового звіту йому відводиться ще три робочих дня.
Виникнення дебіторської заборгованості
З якої б причини ні утворилася за подотчетнік дебіторська заборгованість, про її розмірі його необхідно офіційно сповістити. З Положення № 373-П можна зробити висновок, що дата остаточного розрахунку по авансовим звітом і дата його затвердження збігаються. Працівник може або визнати за собою пред'явлену йому заборгованість, або не погодитися з нею.
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 71
- залишок за авансовим звітом списаний як виплати заробітної плати (в тому числі в рахунок авансу з оплати праці за першу половину місяця).
Однак такий залік в односторонньому порядку, передбаченому в статті 410 Цивільного кодексу, неможливий. Він повинен проводитися з урахуванням норм трудового права. Причому розбіжності сторін вирішуються в судовому порядку.
Матеріальна відповідальність підзвітної особи
На цьому розрахунки з працівником в статусі підзвітної особи завершені, рахунок 71 закритий. Далі слід застосовувати процедури витребування заборгованості матеріально відповідальної особи, передбачені Трудовим кодексом.
Подальші дії роботодавця регламентує трудове законодавство. Йому завдано дійсну шкоду в формі реального зменшення готівки, який подотчетнік зобов'язаний відшкодувати в повному розмірі (ст. 238, 242 ТК РФ).
Але перш ніж приймати рішення про відшкодування шкоди, роботодавець зобов'язаний провести перевірку для встановлення причин його виникнення. Для цього необхідно вимагати від працівника письмове пояснення для встановлення причини неповернення грошей. У разі відмови або ухилення працівника від надання зазначеного пояснення складається відповідний акт (ст. 247 ТК РФ).
Суми, які значаться на рахунку 94 «Нестачі і втрати від псування цінностей», вимагають контролю і прийняття рішень про направлення їх списання.
списання недостачі
Працівник або надасть пояснення, або від дачі таких може утриматися. А в своєму поясненні він може або визнати свою провину, тобто числиться за ним борг, або з наявністю заборгованості не погодитися. Другий варіант для роботодавця рівнозначний відмови або ухилення від подання пояснення. У цих випадках він приймає рішення самостійно.
ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 94
- недостача списана на фінансовий результат (подп. «Б» п. 28 ПВБУ).
Але прощення боргу означає, що працівник отримав економічну вигоду. У зв'язку з отриманням доходу доведеться нарахувати йому ПДФО.
Правда, працівник може оскаржити і утримання ПДФО. А крім того, що утримується сума податку не повинна перевищувати 50 відсотків суми виплати (п. 4 ст. 226 НК РФ). Нагадаємо також: прощення боргу допустимо оформити як дарування. Тоді воно звільняється від оподаткування ПДФО в межах 4000 рублів (п. 28 ст. 217 НК РФ).
А ось якщо роботодавець має намір відшкодувати завдані збитки, недостача списується на працівника незалежно від наявності або відсутності його згоди:
ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 94
- недостача віднесена на матеріально відповідальна особа.
Сума, віднесена на рахунок 73 «Розрахунки з персоналом за іншими операціями», субрахунок «Розрахунки з відшкодування матеріального збитку», утворює дебіторську заборгованість.
Погашення дебіторської заборгованості
Якщо відображати всі господарські операції послідовно, то «дебіторки» на рахунку 71 залишатися не повинно. Але її наявність не є помилкою. Адже Інструкція про застосування Плану рахунків носить рекомендаційний характер і порядок використання рахунків жорстко не регламентує.
Наявність заборгованості за працівником не є перешкодою до його звільнення. А ось втрата довіри, якщо вина працівника встановлена судом, - підстава для його звільнення з ініціативи роботодавця (п. 7 ст. 81 ТК РФ). У разі розірвання трудового договору з боржником бухгалтер зробить запис:
ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 73
- перекваліфікували заборгованість в зв'язку зі звільненням працівника.
Якщо співробітник, який працює або колишній, не згоден погасити заборгованість, а роботодавець не має наміру з ним судитися, то позбутися від «дебіторки» можна стандартним способом. На підставі пункту 77 ПБО вона підлягає списанню після закінчення терміну позовної давності, тобто через три роки (ст. 196 і 199 ГК РФ). Крім того, на цю заборгованість поширюється загальне правило про створення резерву сумнівних боргів (п. 70 ПБО). У такій ситуації бухгалтер зробить проводки:
ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 63
- нарахований резерв сумнівних боргів по заборгованості за підзвітною сумою;
ДЕБЕТ 63 КРЕДИТ 73, 76
-спісана заборгованість після закінчення загального строку позовної давності.
Утримувати списану заборгованість на позабалансовому рахунку 007 «Списана у збиток заборгованість неплатоспроможних дебіторів» підстав немає, оскільки причиною списання неплатоспроможність не є (абз. 2 п. 77 ПБО).
Необгрунтована податкова вигода
Схема списання заборгованості підзвітної особи за терміном позовної давності хоча і чревата утриманням ПДФО, зате обіцяє економію з податку на прибуток.
Крім того, Положення № 373-П дозволяє встановлювати термін остаточного розрахунку з підзвітною особою в індивідуальному порядку. А до тих пір, поки такий термін не визначено керівником і персонально не доведений до подотчетнік, гроші можуть залишатися у нього безперешкодно. Вбачати в такому способі зберігання готівки (поза касою!) Відносини позики між працівником і роботодавцем юридичних підстав немає.
Утримання із заробітної плати
Порядок стягнення шкоди прописаний в статті 248 Трудового кодексу. З нього випливає, що вину працівника може визнати або він сам, або суд. До компетенції роботодавця встановлення винуватості не відноситься. Тому утримання коштів в погашення боргу за ініціативою роботодавця не допускається.
Якщо місячний термін для прийняття рішення пропущений, роботодавець може витребувати заборгованість лише через суд. Формально це означає, що письмова згода працівника втрачає силу.