ВИЗНАЧЕННЯ ОСНОВНИХ ПРАВИЛ ПРОВЕДЕННЯ ЗАСІДАННЯ
Для того, щоб ефективно і без проблем вести ділову засідання необхідно, з одного боку, дотримуватися широко і використовуваних правил ведення засідань будь-якого масштабу - так званих Robert '' s Rules of Order, а з іншого - виходити з принципів здорового глузду, які в загальних рисах визначають поведінку учасники.
Не всі засідання настільки формальні, щоб при їх проведенні жорстко дотримуватися названих правил Багато ділових засідань є неформальними заходами, які співробітники збираються тоді, коли цього ним МАГАТЕ робоча ситуація Але навіть на засіданнях такого роду необхідно дотримуватися певної процедури (Може трапитися так, що присутні, бажаючи висловити свою думку або захистити свій погляд, почнуть говір ити одночасно) Тому головуючому на самому початку засідання необхідно прийняти і довести до присутніх щих конкретні правила, за якими буде проходити обговорення і прийматися рішення Знання основних п ринцип процедури ведення засідань, які були визначені в Rober's Rules of Order, безумовно допоможе при цьому:
· Голова відповідає за проходження засідання згідно з прийнятим порядком дня і не допускає переривання виступаючого іншими учасниками
· Учасники, які бажають виступити, як правило, піднімають руку Головуючий потім визначає особу, яка буде виступати Очевидно, що якщо на засіданні присутня незначна кількість співробітників, їм не обов'язково 'Обов'язково піднімати руку над головою, достатнім буде невелике рух рукою вгору Іноді може бути досить лише прямого погляду на головуючогого.
· Після того як головуючий визначить учасника, який буде виступати, ця особа може говорити, викладаючи свою думку з конкретного питання, протягом відведеного їй часу Якщо хтось намагається втрутіти ися в виступ, головуючий має право у ввічливій формі помітити, що мова ще не закінчена При цьому головуючий повинен надати право виступити всім бажаючи.
· Крім того, що головуючий не допускає втручання в виступу, він також стежить за тим, щоб оратор не повторював себе або не говорив не по суті
· Після закінчення свого виступу оратор повинен надати іншим присутнім можливість висловити свою думку
Основні принципи здорового глузду, які визначають принципи поведінки учасників, можуть бути передані учасникам як частина порядку денного, або ж їх можна встановити на початку засідання:
Бути відкритим для сприйняття інформації, наданої
· Шукати способи і шляхи використання отриманої інформації
· Не допускати особистих випадів проти кого ні в якій формі (словами, жестами, позою або мімікою)
· Вчасно повертатися з перерв Якщо вам необхідно терміново вийти з приміщення, де проводиться засідання, робіть це, не заважаючи присутнім продовжувати роботу
· Пам'ятати, що інформація, представлена на засіданні, - конфіденційна і не повинна розголошуватися ні за яких умов
· Використовувати можливість задавати питання в будь-який час / в певний час
· Брати участь в тому, що відбувається в залі засідань
Бути членом команди / колективу
Наведені як приклад основні правила поведінки учасників засідання, можливо, не підходять до кожної конкретної ситуації Деякі з них можуть представлятися настільки очевидними, що, з огляду на дух і кул льтуру вашої компанії, немає необхідності їх спеціально називати У будь-якому випадку визначення подібних правил є надзвичайно важливим як один із шляхів встановлення основних принципів ділового за усадки Доброю ідеєю є підключення самих учасників до процесу установки такого роду правил, таким чином люди будуть чувст овать свою причетність до справи Багато засідань були малоефективними, "пров аліліся" саме тому, що присутні розглядали встановлені правила ведення засідання як надані, нав'язані їм Визначення подібних принципів самими учасниками допоможе їм більш чітко усвідомити, що саме передбачати ся під словами "бути відкритим для сприйняття інформації, що надається "або" брати участь в тому, що відбувається в залі засідань "(те, що здається очевидним і загальнозрозумілою, для деяких мож е бути складним або мало в нятнимладнім б або не достаточно зрозумілім).
Якщо ви хочете, щоб правила працювали, їх, зрозуміло, треба вимовити Ви можете, наприклад, сказати: "Нам би хотілося почути думку кожного учасника з цього приводу, так що, будь ласка, беріть участь в обговоренні" або: "Ви, звичайно, можете не погоджуватися з даними положеннями, це нормальна практика, і ми хотіли б отримати якомога більше інформації від кожного з Васда шкірного з вас ".
Якщо скликаються з постійними учасниками (якщо кожен раз зустрічається та сама група людей), ви можете встановити основні правила поведінки в перший раз і вивісити їх список в приміщенні і де проходять засідання Очевидно, що ви не повинні кожен раз нагадувати їх, поки хтось з учасників не почне їх порушувати Якщо засідання проводяться нечасто, з великими перервами, ви можете щ Ораз нагадувати ці правила присутнім, сказавши, наприклад: "Давайте домовимося про такий таке."
Завжди визначайте основні правила на початку засідання, це може зайняти всього декілька хвилин перед тим, як перейти до безпосереднього обговорення питань бізнесу / справ
Важливо пам'ятати, що коли ви обговорюєте з присутніми основні принципи поведінки учасників засідання, тон вашого голосу має надзвичайно важливе значення Він навіть важливіше те, що ви скажете Ваш ші слова не можуть звучати як слова старшого наставника (ваші колеги - не маленькі діти), вони не можуть бути жорсткими (так ви легко скривдите людей) вимовляє правила в максимально доброзичливою, дип ломатічній манері, і можна очікувати, що учасники засідання матимуть більше бажання слідувати й їх.
Дуже часто люди помилково вважають, що неформальні засідання не передбачають наявності основних принципів поведінки Навіть під час проведення неформальних заходів, необхідно цивілізовано поводитися і а ставитися один до одного з повагою Основні правила, безумовно, можуть бути гарантією етогго.
ЗАПРОШЕННЯ УЧАСНИКІВ
Поширюйте порядку денного за два-три дні до дати проведення засідання Якщо зробити це раніше, він може загубитися серед робітників паперів Якщо ви зробите це пізніше, учасникам може не вистачити часу в для підготовки до дискусії Зрозуміло, що на момент ознайомлення з регламентом день і конкретна дата проведення заходу повинні бути установленнимімі.
При проведенні неформальних засідань, які можуть скликатися спонтанно, дуже важливо не забувати ні про кого з тих співробітників, присутність яких бажано і необхідно
ПІДТРИМКА контакти з колегами, які не беруть участі У ЗАСІДАННІ
Деякі співробітники приходять на засідання тільки завдяки почуттю правильності такого кроку Якщо організатори заходу не підтримують подібний підхід, вони можуть передавати відповідним колегам регламент засідання з нотатками такого роду: "Вам не обов'язково бути присутнім на цьому засіданні, але я хотів би, щоб Ви були в курсі проісходящегоється ".
Зрозуміло, люди відчувають себе дуже некомфортно і часом невпевнено, якщо вважають себе забутими, відокремленими від загальних справ Але якщо ви повідомите співробітників про запланований захід д і пообіцяєте відправити звіт, такого вашого кроку може бути досить для того, щоб утримати їх від участі в засіданні (приходу на засідання).
Іноді люди, яких запрошують взяти участь в засіданні, хронічно цього не роблять, від чого може страждати справу Якщо ви готові проявити твердість, ви можете поступити таким чином - направити порядок дня начальнику цього співробітника, пообіцявши при цьому надати після засідання список присутніх на ньому Якщо особа, хронічно пропускає засідання, дізнається про таку ваш крок, можна очікуваними ти, що вона обов'язково появітсья.
Якщо хтось із співробітників не зміг бути присутнім на засіданні, можливо тому, що воно відбулося спонтанно, дуже важливо ввести таку людину в курс справ У тому випадку, коли колега, який не був присутній їм на засіданні, запитає, чому йому не повідомили про захід , краще сказати те, як було: "Ми думали Вас запросити, але Ваш помічник сказав, що Ви на переговорах з представниками фірми-партнератнера".