Кадрове діловодство - це діяльність, що забезпечує документування і організацію роботи з кадровою документацією. Кадрова документація пов'язана з управлінням персоналом, рухом кадрів і кадрових урахуванням, а також урахуванням робочого часу та розрахунків з персоналом.
Оформлення кадрової документації включає:
- розробку,
- твердження
- і внесення необхідних змін.
Законодавець не встановив терміни розробки і затвердження штатного розкладу. Тому роботодавець вирішує це питання самостійно. Якщо в попередньому році розклад досить часто змінювалося, то на початку календарного року краще затвердити нове.
Необхідність внесення змін до штатного розпису організації виникає у випадках:
- введення нових
- або виключення будь-яких штатних одиниць (підрозділів) у зв'язку зі зміною організаційних умов.
- Так само зміни до штатного розпису оформляються при зміні окладів,
- перейменування структурних підрозділів або посад.
Роботодавець має право самостійно вирішити, як внести зміни - наказом чи затвердженням нового штатного розкладу.
Роботодавець може мати одне штатний розпис протягом всієї діяльності організації і лише наказами регулювати кількість посад або структурних підрозділів. Найчастіше при незначних (одиничних) зміни можна видати наказ про це, а в формі (штатного розкладу) в графі "Примітка" зробити посилання на даний наказ. Якщо ж зміни торкнуться найменувань посад, введення або виключення відділів, затвердити новий штатний розклад.
При перейменування посади:
- без зміни функціональних обов'язків, необхідно отримати згоду працівника, після чого оформляється наказ про внесення змін.
Якщо потрібно ввести нові посади або структурні підрозділи. треба видати наказ.
Уніфікованої форми для такого наказу не передбачено, він складається в довільній формі і підписується керівником організації. Дата введення посади може відрізнятися від дати наказу (тобто посада вводиться пізніше дати видання наказу).
У наказі необхідно вказати:
- найменування вводиться посади,
- структурних підрозділів;
- кількість нових штатних одиниць, розмір окладу.
При доповненні штатного розкладу роботодавець не зобов'язаний знайомити працівників із змінами.
Виняток посад або відділів також оформляється наказом, або затверджується новий штатний розклад без включення в нього скорочуваних посад. Якщо исключаемая посада вакантна, то повідомлення про скорочення чисельності або штату не потрібно. Наказ про виключення посад зі штатного розпису складається за формою, розробленою роботодавцем самостійно, вказівка в ньому окладу або заробітної плати, на відміну від наказу про введення штатної одиниці, необов'язково.
Якщо скорочується НЕ вакантна посада:
- необхідно керуватися ч. 2 ст. 180 ТК РФ, яка встановлює, що працівники повинні бути попереджені про майбутнє скорочення не менше ніж за два місяці. Таким чином, дата введення в дію змін до штатного розпису не може наступати раніше ніж через 2 місяці після видання наказу.
Другим важливим кроком під час скорочення слова:
- видати наказ, в якому вказати проведені заходи по скороченню штату або чисельності працівників організації, дату внесення передбачуваних змін, підрозділи, посади, прізвища, імена, по батькові працівників, які підлягають звільненню, їх права та надані гарантії відповідно до законодавства.
Після оформлення даних наказів необхідно підготувати і видати повідомлення працівникам, які підлягають звільненню у зв'язку із скороченням чисельності або штату (якщо працівники не були ознайомлені під розпис з наказом про скорочення штату або чисельності). Законом не встановлено обов'язок роботодавця видавати працівникові примірник такого повідомлення, тому досить ознайомити з ним працівника під розпис (ч. 2 ст. 180 ТК РФ).
При прийнятті рішення про зміну окладів також видається наказ про внесення змін до штатного розпису.
Оскільки заробітна плата відноситься до істотних умов трудового договору, необхідно дотримуватися порядку внесення змін до трудового договору відповідно до ст. 74 ТК РФ:
- повідомити працівників про майбутні зміни розміру посадового окладу.
Якщо працівник не згоден працювати в нових умовах, то роботодавець зобов'язаний у письмовій формі запропонувати іншу наявну у нього роботу, яку працівник може виконувати з урахуванням його стану здоров'я. Якщо такої роботи немає або працівник відмовився від запропонованого, трудовий договір припиняється за п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
Штатні розписи організації та зміни до них зберігаються постійно.
Пропозиції, висновки, довідки з розробки і зміни штатних розкладів повинні зберігатися в організації не менше п'яти років. Таке ж час потрібно зберігати проекти штатних розкладів (п. 72 Переліку). А ось листування з розробки і зміни штатних розкладів зберігається три роки (п. 73 Переліку).